KI in der Steuerkanzlei: Schluss mit der Tipparbeit
Eingehende Belege werden ausgelesen, dem richtigen Lieferanten zugeordnet und für den Import in BMD oder DATEV vorbereitet — Ihr Team bestätigt, statt zu tippen. Bei wiederkehrenden Lieferanten laufen erfahrungsgemäß rund 70 Prozent ohne Korrektur durch. Der Pilot läuft zwei Wochen auf dem Belegfluss eines einzelnen Mandanten, damit die Zahlen am Ende Ihre eigenen sind und nicht unsere.
Wo verschwindet die Zeit in der Kanzlei?
Nicht in der fachlichen Arbeit, sondern in der Vorerfassung. Belege kommen als PDF per Mail, als Scan, als Foto aus dem Messenger und als Export aus fremden Systemen — jeder Lieferant mit eigener Struktur. Jemand öffnet, sucht Nummer, Datum, Beträge und Steuersatz und überträgt sie. Der Anteil, der wirklich Steuerrecht verlangt, ist kleiner als der, der Übertragen und Nachfassen verlangt — und genau dieses Verhältnis macht die Kanzlei zum besten Kandidaten für Automatisierung der Vorarbeit. Nicht weil die Arbeit einfach wäre, sondern weil sie wiederkehrend ist.
- In den Wochen nach dem Abschlussstichtag ist die Vorerfassung der Engpass, nicht die Buchhaltung selbst.
- Neue Mandanten bedeuten neue Belegformate und wieder Anlernaufwand.
- Qualifizierte Kräfte machen Arbeit, für die sie überqualifiziert sind — und finden lassen sich neue kaum.
- Rückfragen an Mandanten kosten mehr Zeit als die Erfassung selbst.
Was setzen wir konkret um?
Kein Umbau der Kanzleisoftware. Die Arbeit endet dort, wo Ihr System beginnt.
Belege auslesen
Unabhängig von Format und Lieferant: Nummer, Datum, Beträge, Steuersätze, Positionen. PDF, Scan, Foto — auch schlechte Handykamera.
Lieferanten abgleichen
Zuordnung gegen die bestehende Kartei statt Anlage von Dubletten. Neue Lieferanten werden vorgeschlagen, nicht automatisch angelegt.
Für BMD und DATEV vorbereiten
Übergabe im vorgesehenen Importformat — auch dort, wo keine Schnittstelle existiert. Ihr Team bestätigt oder korrigiert.
Warteschlange für Unsicheres
Belege, bei denen das System unsicher ist, laufen nicht still durch, sondern in eine eigene Liste. Das ist der Unterschied zwischen Entlastung und Nacharbeit.
Kontierungsvorschlag
Auf Basis früherer Buchungen desselben Lieferanten. Vorschlag, keine Buchung — die Entscheidung bleibt in der Kanzlei.
Verarbeitung in der EU
Eigene Infrastruktur, Auftragsverarbeitungsvertrag, kein Training auf Mandantendaten, Unterauftragsverarbeiter mit Verarbeitungsort offengelegt.
Wie läuft das Projekt ab?
In vier Abschnitten, beginnend mit einem Mandanten statt mit allen. Der Grund ist praktisch: Belegbilder unterscheiden sich zwischen Mandanten stärker als zwischen Kanzleien, und eine Quote, die an einem gemischten Bestand gemessen wurde, sagt über den nächsten Mandanten wenig aus. Nach dem ersten Mandanten ist die Anbindung bezahlt, und jeder weitere kostet nur noch die Einrichtung.
Sichtung
3–5 TageWir schauen uns den echten Belegfluss an: Formate, Volumen, Lieferantenstruktur, Weg bis ins System. Ergebnis ist eine Aufwandsschätzung, keine Präsentation.
Pilot
2 WochenEin Mandant, echter Belegfluss, Messung von Durchlaufquote und Korrekturaufwand. Abbruchkriterien vorher festgelegt.
Produktivbetrieb
4–6 WochenAusweitung auf weitere Mandanten, Anbindung an BMD oder DATEV, Einweisung, Regelung für neue Lieferanten.
Was bedeutet das rechnerisch?
Die Modellrechnung unten geht von einem mittleren Belegaufkommen aus und ist keine Zusage. Zwei Größen entscheiden über Ihr Ergebnis stärker als jede Technik: die Zahl der Stammlieferanten je Mandant und die Pflege der Stammdaten. Beides prüfen wir im Discovery, bevor eine Zahl genannt wird.
Beispielszenario, kein Kundenbericht: 2,5 Minuten je Beleg ist ein Mittelwert für Öffnen, Prüfen und Eintragen; 70 Prozent gelten für wiederkehrende Lieferanten mit stabiler Belegstruktur, bei einmaligen Lieferanten liegt die Quote niedriger. Genau deshalb beginnt jedes Projekt mit einem Piloten auf Ihrem echten Fluss — er liefert Ihre Zahl statt unserer.
Wann wir nicht die Richtigen sind
Vier Situationen, in denen wir im Erstgespräch abraten. Der erste betrifft Kanzleien, die eine fachliche Bewertung automatisieren wollen — die bleibt beim Berufsträger, und daran ändert kein System etwas. Der letzte ist eine Volumenrechnung: Unterhalb einiger tausend Belege im Monat trägt sich die Anbindung nicht.
- Wenn Belege ausschließlich als Papierstapel ohne Digitalisierung vorliegen — dann ist Scannen der erste Schritt, nicht KI.
- Wenn erwartet wird, dass automatisch gebucht wird: wir liefern Vorschläge, die Buchung bleibt in der Kanzlei.
- Wenn das Belegvolumen klein ist. Unterhalb weniger hundert Belege im Monat rechnet sich die Einführung nicht.
- Wenn die Kanzleisoftware weder Schnittstelle noch Importformat anbietet — das kommt selten vor, wir prüfen es vor dem Angebot.
Berufs- und Aufbewahrungspflichten im Vergleich
Kanzleien mit Mandanten in beiden Ländern arbeiten unter zwei Berufsrechten. Diese vier Punkte entscheiden darüber, was ein Dienstleister überhaupt sehen darf.
| Worum es geht | Österreich | Deutschland |
|---|---|---|
| Verschwiegenheit | § 91 WTBG 2017 | § 57 StBerG, § 203 StGB |
| Aufbewahrung der Unterlagen | 7 Jahre, § 132 BAO | 8 Jahre für Buchungsbelege seit 2025, § 147 AO; 10 Jahre für Bücher und Abschlüsse |
| Ordnungsrahmen für elektronische Verarbeitung | Verfahrensdokumentation nach BAO | GoBD |
| Einbindung von Dienstleistern | Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Verschwiegenheit wirkt fort | zusätzlich § 62a StBerG: Vertrag in Textform und Verpflichtung zur Verschwiegenheit; bei Leistungen für ein einzelnes Mandat nach Absatz 5 die Einwilligung des Mandanten |
Die Verschwiegenheitspflicht folgt den Daten: Sie endet nicht an der Kanzleigrenze, sondern gilt für jeden, der im Auftrag mitliest. Deshalb ist die Frage nach dem Ort der Verarbeitung hier keine Formalie des Datenschutzes, sondern Berufsrecht. Ein Punkt wird dabei regelmäßig übersehen: Bezieht sich die ausgelagerte Leistung unmittelbar auf ein einzelnes Mandat, verlangt § 62a Absatz 5 StBerG die Einwilligung des betroffenen Mandanten — Information genügt nicht. Wer ein System kanzleiweit einführt, sollte diese Frage vor der Einführung geklärt haben und nicht beim ersten Mandat.
Was die Berufspflichten dabei verlangen
Eine Kanzlei verarbeitet fremde Daten unter besonderen Pflichten, und das entscheidet über die Einführung mehr als jede Funktion. Verschwiegenheit nach § 91 WTBG 2017 in Österreich und § 57 StBerG in Deutschland gilt auch gegenüber Dienstleistern — weshalb die Frage, wo die Inferenz läuft und wer im Support zugreifen kann, hier nicht Datenschutzformalie ist, sondern Berufsrecht.
- Mandantendaten dürfen nicht an einen Anbieter gelangen, der sie für eigene Zwecke verwendet. Bei uns läuft die Verarbeitung auf eigener Infrastruktur im EWR, und Trainings auf Mandantendaten finden nicht statt — das steht im Vertrag, nicht nur auf der Seite.
- Aufbewahrung: sieben Jahre nach § 132 BAO, in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre für Buchungsbelege nach § 147 AO — bei Büchern, Inventaren und Jahresabschlüssen bleibt es bei zehn. Für maschinell erzeugte Auswertungen gilt dasselbe wie für den Beleg — sie sind Teil der Verfahrensdokumentation.
- Bei Auslagerung an einen Dienstleister braucht es eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO und, je nach Umfang, die Information der Mandanten. Das ist Papierarbeit vor dem Projekt, nicht danach.
- Die Verantwortung für die Erklärung bleibt bei der Kanzlei. Das System liest aus, prüft gegen Stammdaten und markiert Unklares — die Freigabe erteilt der Berufsträger.
FAQ
Wo ist der Ablauf technisch beschrieben?+
Welche KI eignet sich für die Buchhaltung?+
Funktioniert das auch ohne Schnittstelle zu BMD oder DATEV?+
Wie viel Handarbeit bleibt?+
Was passiert mit Mandantendaten?+
Wird KI den Steuerberater ersetzen?+
Ersetzt das Personal?+
Was kostet der Einstieg?+
Ein Mandant, zwei Wochen, Ihre eigenen Zahlen
Nennen Sie uns den Mandanten mit dem unangenehmsten Belegfluss. Im Piloten messen wir Durchlaufquote und Korrekturaufwand an genau diesem Material — und Sie entscheiden danach mit Zahlen statt mit Versprechen.
Noch nicht so weit? Die Leistung im Detail: Belege erfassen, prüfen, übergeben
Zuletzt aktualisiert: