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Branche · Steuerberatung und Buchhaltung

KI in der Steuerkanzlei: Schluss mit der Tipparbeit

Eingehende Belege werden ausgelesen, dem richtigen Lieferanten zugeordnet und für den Import in BMD oder DATEV vorbereitet — Ihr Team bestätigt, statt zu tippen. Bei wiederkehrenden Lieferanten laufen erfahrungsgemäß rund 70 Prozent ohne Korrektur durch. Der Pilot läuft zwei Wochen auf dem Belegfluss eines einzelnen Mandanten, damit die Zahlen am Ende Ihre eigenen sind und nicht unsere.

Pilot auf einem Mandanten anfragenAlle Branchen
≈ 70 %
Belege ohne Korrektur
2 Wochen
Pilot auf einem Mandanten
BMD · DATEV
auch ohne Schnittstelle
EU
Verarbeitungsort

Wo verschwindet die Zeit in der Kanzlei?

Nicht in der fachlichen Arbeit, sondern in der Vorerfassung. Belege kommen als PDF per Mail, als Scan, als Foto aus dem Messenger und als Export aus fremden Systemen — jeder Lieferant mit eigener Struktur. Jemand öffnet, sucht Nummer, Datum, Beträge und Steuersatz und überträgt sie.

In den Wochen nach dem Abschlussstichtag ist die Vorerfassung der Engpass, nicht die Buchhaltung selbst.
Neue Mandanten bedeuten neue Belegformate und wieder Anlernaufwand.
Qualifizierte Kräfte machen Arbeit, für die sie überqualifiziert sind — und finden lassen sich neue kaum.
Rückfragen an Mandanten kosten mehr Zeit als die Erfassung selbst.

Was setzen wir konkret um?

Kein Umbau der Kanzleisoftware. Die Arbeit endet dort, wo Ihr System beginnt.

Belege auslesen

Unabhängig von Format und Lieferant: Nummer, Datum, Beträge, Steuersätze, Positionen. PDF, Scan, Foto — auch schlechte Handykamera.

Lieferanten abgleichen

Zuordnung gegen die bestehende Kartei statt Anlage von Dubletten. Neue Lieferanten werden vorgeschlagen, nicht automatisch angelegt.

Für BMD und DATEV vorbereiten

Übergabe im vorgesehenen Importformat — auch dort, wo keine Schnittstelle existiert. Ihr Team bestätigt oder korrigiert.

Warteschlange für Unsicheres

Belege, bei denen das System unsicher ist, laufen nicht still durch, sondern in eine eigene Liste. Das ist der Unterschied zwischen Entlastung und Nacharbeit.

Kontierungsvorschlag

Auf Basis früherer Buchungen desselben Lieferanten. Vorschlag, keine Buchung — die Entscheidung bleibt in der Kanzlei.

Verarbeitung in der EU

Eigene Infrastruktur, Auftragsverarbeitungsvertrag, kein Training auf Mandantendaten, Unterauftragsverarbeiter mit Verarbeitungsort offengelegt.

Wie läuft das Projekt ab?

01

Sichtung

3–5 Tage

Wir schauen uns den echten Belegfluss an: Formate, Volumen, Lieferantenstruktur, Weg bis ins System. Ergebnis ist eine Aufwandsschätzung, keine Präsentation.

02

Pilot

2 Wochen

Ein Mandant, echter Belegfluss, Messung von Durchlaufquote und Korrekturaufwand. Abbruchkriterien vorher festgelegt.

03

Produktivbetrieb

4–6 Wochen

Ausweitung auf weitere Mandanten, Anbindung an BMD oder DATEV, Einweisung, Regelung für neue Lieferanten.

Was bedeutet das rechnerisch?

≈ 2,5 Min
manuelle Vorerfassung je Beleg
≈ 187 Std.
im Monat bei 4.500 Belegen
≈ 130 Std.
davon fallen bei 70 % Durchlauf weg

Beispielszenario, kein Kundenbericht: 2,5 Minuten je Beleg ist ein Mittelwert für Öffnen, Prüfen und Eintragen; 70 Prozent gelten für wiederkehrende Lieferanten mit stabiler Belegstruktur, bei einmaligen Lieferanten liegt die Quote niedriger. Genau deshalb beginnt jedes Projekt mit einem Piloten auf Ihrem echten Fluss — er liefert Ihre Zahl statt unserer.

Wann wir nicht die Richtigen sind

Wenn Belege ausschließlich als Papierstapel ohne Digitalisierung vorliegen — dann ist Scannen der erste Schritt, nicht KI.
Wenn erwartet wird, dass automatisch gebucht wird: wir liefern Vorschläge, die Buchung bleibt in der Kanzlei.
Wenn das Belegvolumen klein ist. Unterhalb weniger hundert Belege im Monat rechnet sich die Einführung nicht.
Wenn die Kanzleisoftware weder Schnittstelle noch Importformat anbietet — das kommt selten vor, wir prüfen es vor dem Angebot.

FAQ

Welche KI eignet sich für die Buchhaltung?+
Für die Vorerfassung eignen sich Systeme, die Belege unabhängig vom Format auslesen, Lieferanten gegen die bestehende Kartei abgleichen und Daten für den Import vorbereiten. Entscheidend ist nicht das Modell, sondern die Anbindung an BMD oder DATEV und eine Warteschlange für unsichere Fälle.
Funktioniert das auch ohne Schnittstelle zu BMD oder DATEV?+
Ja. Wo keine API vorgesehen ist, arbeiten wir über die vorgesehenen Import-Formate. Das ist weniger elegant, aber im Alltag stabil — und es vermeidet Abhängigkeit von Freigaben, die Sie nicht steuern.
Wie viel Handarbeit bleibt?+
Bei wiederkehrenden Lieferanten mit gleichbleibender Belegstruktur laufen erfahrungsgemäß rund 70 Prozent ohne Korrektur durch; bei einmaligen Lieferanten weniger. Ihre eigene Quote messen wir im Piloten an Ihrem echten Belegfluss.
Was passiert mit Mandantendaten?+
Verarbeitung auf unserer Infrastruktur in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Nutzung für Modelltraining, offengelegte Unterauftragsverarbeiter mit Verarbeitungsort. Für Kanzleien ist das Eintrittsbedingung, nicht Zusatzleistung.
Ersetzt das Personal?+
Nein — es verschiebt Arbeit. Der Vorgang wird vom Tippen zum Bestätigen, und die frei werdende Zeit geht in Arbeit, für die Mandanten tatsächlich zahlen. In Kanzleien, die keine neuen Leute finden, ist das der eigentliche Nutzen.
Was kostet der Einstieg?+
Discovery-Workshop ab 5.000 € mit Sichtung des Belegflusses und Fahrplan. Ein Umsetzungsprojekt auf bestehender Infrastruktur beginnt bei 25.000 €. Der Pilot läuft auf dem Belegfluss eines einzelnen Mandanten, damit die Zahlen Ihre eigenen sind.

Ein Mandant, zwei Wochen, Ihre eigenen Zahlen

Nennen Sie uns den Mandanten mit dem unangenehmsten Belegfluss. Im Piloten messen wir Durchlaufquote und Korrekturaufwand an genau diesem Material — und Sie entscheiden danach mit Zahlen statt mit Versprechen.

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