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Leistung · Dokumente durchsuchen

Suchen, ohne die Formulierung von damals zu kennen

Die Volltextsuche findet Wörter, die Sie schon kennen. Das Dokument, das jemand vor drei Jahren unter anderen Begriffen geschrieben hat, findet sie nicht. Wir machen Ihren Bestand nach Sachverhalt durchsuchbar: Frage in eigenen Worten, Antwort mit Verweis auf Dokument und Absatz — und mit genau den Zugriffsrechten, die heute schon gelten.

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Fundstelle
bei jeder Antwort, sonst keine Antwort
Ihre Rechte
aus DMS und Ablage übernommen
EU
Verarbeitungsort der Dokumente

Warum findet niemand, was längst geschrieben wurde?

Nicht weil die Ablage schlecht gepflegt wäre, sondern weil sie für das Ablegen gebaut ist und nicht für das Wiederfinden. Vier Muster wiederholen sich in jedem gewachsenen Bestand.

Die Ordnerstruktur folgt Projekten, Kunden oder Jahren — gesucht wird aber nach Themen, die quer dazu liegen.
Dieselbe Sache heißt in drei Abteilungen anders. Die Volltextsuche kennt diese Synonyme nicht.
Das Wissen hängt an Personen: die schnellste Suchmethode ist, jemanden zu fragen, der lange genug dabei ist.
Mehrere Fassungen desselben Dokuments liegen nebeneinander, und keine ist als die gültige gekennzeichnet.

Was macht die Suche anders?

Vier Eigenschaften, die den Unterschied zwischen Stichwort und Antwort ausmachen.

Nach Sachverhalt statt Stichwort

Gefragt wird in eigenen Worten. Gefunden wird die Stelle, die inhaltlich passt — auch wenn dort keines der gesuchten Wörter vorkommt.

Rechte aus dem Bestandssystem

Sichtbarkeit richtet sich nach den vorhandenen Berechtigungen. Was jemand heute nicht öffnen darf, taucht weder als Treffer noch als Quelle auf.

Antwort mit Beleg

Jede Aussage nennt Dokument, Absatz und Stand. Ohne Fundstelle keine Aussage — das ist Konstruktionsprinzip, keine Einstellung.

Versionen sichtbar machen

Der Gültigkeitsstand wird ausgewiesen, damit eine überholte Fassung nicht als aktuelle Auskunft durchgeht — der häufigste stille Fehler bei Dokumentensuche.

Woran misst man den Nutzen?

Suchzeit
pro Anfrage, vor und nach der Einführung erhoben
Rückfragen
an Kollegen, die «es noch wissen»
Fundquote
Anteil der Fragen mit belegter Antwort

Diese Werte werden vor dem Pilot erhoben. Ohne Ausgangsmessung endet jede Bewertung in einer Diskussion über Eindrücke — der häufigste Grund, warum gute Systeme nicht verlängert werden.

Wann lohnt sich das nicht?

Bei kleinen Beständen, in denen man das Gesuchte noch von Hand findet — dann trägt sich der Aufwand für Anbindung und Rechte nicht.
Wenn das Wissen nicht in Dokumenten steht, sondern ausschließlich in Köpfen. Dann ist Dokumentation der erste Schritt.
Wenn die Zugriffsrechte im Bestandssystem selbst ungeklärt sind: eine Suche macht dieses Problem sichtbar, sie löst es nicht.
Wenn nur eine Suchoberfläche ohne Anbindung gewünscht ist — daraus entsteht eine zweite Ablage statt einer Antwort.

FAQ

Worin unterscheidet sich das von der Volltextsuche im DMS?+
Die Volltextsuche findet Wörter, die Sie bereits kennen. Wer die Formulierung von damals nicht kennt, findet nichts — obwohl das Dokument da ist. Die semantische Suche findet den Sachverhalt: eine Frage in eigenen Worten führt zur Stelle, auch wenn dort ganz andere Begriffe stehen.
Bekommen alle Mitarbeiter Zugriff auf alle Dokumente?+
Nein — die Rechte aus Ihren bestehenden Systemen werden übernommen. Wer ein Dokument heute nicht öffnen darf, bekommt es auch nicht als Suchtreffer und nicht als Quelle einer Antwort. Alles andere wäre ein Rechteproblem mit besserer Oberfläche.
Was passiert, wenn die Antwort nirgends steht?+
Dann sagt das System das. Jede Antwort trägt den Verweis auf Dokument und Absatz; ohne Fundstelle gibt es keine Aussage. Eine plausible Formulierung ohne Beleg ist schlimmer als kein Treffer, weil sie nicht als Lücke erkennbar ist.
Wie aktuell sind die Ergebnisse?+
Neue und geänderte Dokumente werden laufend nachgezogen, typischerweise im Minutenbereich. Wichtiger als die Geschwindigkeit ist die Behandlung von Versionen: veraltete Fassungen dürfen nicht als aktuelle Antwort erscheinen, deshalb wird der Stand mit ausgewiesen.
Welche Ablagen lassen sich anbinden?+
Dateiserver, SharePoint, DMS, Confluence, Ticketsysteme und Postfächer — die üblichen Bestände. Der begrenzende Faktor ist selten das Format, sondern ob eine brauchbare Schnittstelle mit Rechteinformation existiert.
Wie viele Dokumente sind sinnvoll?+
Nach oben ist der Bestand praktisch unkritisch. Interessant ist die Untergrenze: unter einigen tausend Dokumenten findet man das Gesuchte oft noch von Hand, und der Aufwand für Anbindung und Rechte trägt sich nicht.
Was kostet das?+
Der Discovery-Workshop mit Bestandsanalyse und PoC an Ihren Dokumenten startet bei 5.000 €. Ein produktiver Betrieb mit Anbindung und Rechtekonzept beginnt bei 25.000 €.

Fragen Sie etwas, das Sie schon einmal gesucht haben

Geben Sie uns einen abgegrenzten Ausschnitt Ihres Bestands und drei Fragen, bei denen die heutige Suche versagt hat. Sie sehen an Ihrem eigenen Material, ob die Antwort im Haus vorhanden war.

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