Suchen, ohne die Formulierung von damals zu kennen
Die Volltextsuche findet Wörter, die Sie schon kennen. Das Dokument, das jemand vor drei Jahren unter anderen Begriffen geschrieben hat, findet sie nicht. Wir machen Ihren Bestand nach Sachverhalt durchsuchbar: Frage in eigenen Worten, Antwort mit Verweis auf Dokument und Absatz — und mit genau den Zugriffsrechten, die heute schon gelten.
Warum findet niemand, was längst geschrieben wurde?
Weil Ablagen fürs Ablegen gebaut sind und nicht fürs Wiederfinden — die Struktur entsteht beim Speichern, gesucht wird Jahre später mit anderen Begriffen. Nicht weil die Ablage schlecht gepflegt wäre, sondern weil sie für das Ablegen gebaut ist und nicht für das Wiederfinden. Vier Muster wiederholen sich in jedem gewachsenen Bestand.
- Die Ordnerstruktur folgt Projekten, Kunden oder Jahren — gesucht wird aber nach Themen, die quer dazu liegen.
- Dieselbe Sache heißt in drei Abteilungen anders. Die Volltextsuche kennt diese Synonyme nicht.
- Das Wissen hängt an Personen: die schnellste Suchmethode ist, jemanden zu fragen, der lange genug dabei ist.
- Mehrere Fassungen desselben Dokuments liegen nebeneinander, und keine ist als die gültige gekennzeichnet.
Was macht die Suche anders?
Vier Eigenschaften, die den Unterschied zwischen Stichwort und Antwort ausmachen.
Nach Sachverhalt statt Stichwort
Gefragt wird in eigenen Worten. Gefunden wird die Stelle, die inhaltlich passt — auch wenn dort keines der gesuchten Wörter vorkommt.
Rechte aus dem Bestandssystem
Sichtbarkeit richtet sich nach den vorhandenen Berechtigungen. Was jemand heute nicht öffnen darf, taucht weder als Treffer noch als Quelle auf.
Antwort mit Beleg
Jede Aussage nennt Dokument, Absatz und Stand. Ohne Fundstelle keine Aussage — das ist Konstruktionsprinzip, keine Einstellung.
Versionen sichtbar machen
Der Gültigkeitsstand wird ausgewiesen, damit eine überholte Fassung nicht als aktuelle Auskunft durchgeht — der häufigste stille Fehler bei Dokumentensuche.
Woran misst man den Nutzen?
An drei Größen, die vor dem Pilot erhoben werden müssen — sonst endet die Bewertung in einer Diskussion über Eindrücke, und in der gewinnt der lauteste Einzelfall statt des Gesamtergebnisses. Das ist der häufigste Grund, warum funktionierende Systeme nicht verlängert werden. Die dritte Größe ist zugleich die ehrlichste: Fragen ohne belegte Antwort sind kein Versagen des Systems, sondern ein Hinweis darauf, wo Wissen gar nicht dokumentiert ist.
Diese Werte werden vor dem Pilot erhoben. Ohne Ausgangsmessung endet jede Bewertung in einer Diskussion über Eindrücke — der häufigste Grund, warum gute Systeme nicht verlängert werden.
Wann lohnt sich das nicht?
Vier Fälle, in denen wir abraten. Der dritte betrifft eine unangenehme Wahrheit: Eine Suche macht ungeklärte Zugriffsrechte sichtbar, sie löst sie nicht. Wer sie einführt, ohne die Rechte im Bestandssystem geordnet zu haben, bekommt kein Suchproblem gelöst, sondern ein Rechteproblem vorgeführt.
- Bei kleinen Beständen, in denen man das Gesuchte noch von Hand findet — dann trägt sich der Aufwand für Anbindung und Rechte nicht.
- Wenn das Wissen nicht in Dokumenten steht, sondern ausschließlich in Köpfen. Dann ist Dokumentation der erste Schritt.
- Wenn die Zugriffsrechte im Bestandssystem selbst ungeklärt sind: eine Suche macht dieses Problem sichtbar, sie löst es nicht.
- Wenn nur eine Suchoberfläche ohne Anbindung gewünscht ist — daraus entsteht eine zweite Ablage statt einer Antwort.
FAQ
Worin unterscheidet sich das von der Volltextsuche im DMS?+
Bekommen alle Mitarbeiter Zugriff auf alle Dokumente?+
Was passiert, wenn die Antwort nirgends steht?+
Wie aktuell sind die Ergebnisse?+
Welche Ablagen lassen sich anbinden?+
Wie viele Dokumente sind sinnvoll?+
Was kostet eine Unternehmenssuche über eigene Dokumente?+
Fragen Sie etwas, das Sie schon einmal gesucht haben
Geben Sie uns einen abgegrenzten Ausschnitt Ihres Bestands und drei Fragen, bei denen die heutige Suche versagt hat. Sie sehen an Ihrem eigenen Material, ob die Antwort im Haus vorhanden war.
Noch nicht so weit? Leitfaden: interne Wissensdatenbank mit KI
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