Auskunft ja. Bewerberauswahl nein
Im Personalbereich verläuft eine klare Grenze. Systeme, die Bewerber bewerten oder Beschäftigte einstufen, sind nach Anhang III des EU AI Act Hochrisiko — mit Risikomanagement, Aufsicht, Konformitätsbewertung und Registrierung. Dort arbeiten wir nicht. Was funktioniert, ist die Auskunft: dieselben dreißig Fragen zu Regelungen, die Ihre Personalabteilung jede Woche neu beantwortet.
Warum wird die Personalabteilung ständig dasselbe gefragt?
Nicht weil die Regelungen fehlen, sondern weil sie nicht auffindbar sind. Vier Gründe wiederholen sich in jedem Haus. Der vierte Punkt erklärt die anderen drei: Solange Fragen schneller geht als Suchen, ändert keine Ablagestruktur etwas. Genau hier setzt eine Auskunft an — sie macht Suchen schneller als Fragen.
- Die Regelung steht in einer Betriebsvereinbarung, die alle einmal bekommen und niemand wiederfindet.
- Es gibt mehrere Fassungen, und welche gilt, ist nicht erkennbar — also fragt man lieber nach.
- Die Antwort hängt von Standort, Vertragsart oder Eintrittsdatum ab. Diese Verzweigung steht selten an einer Stelle.
- Fragen kommt schneller als Suchen. Solange das stimmt, ändert keine Ablagestruktur etwas daran.
Was lässt sich beantworten?
Vier Bereiche mit belegbarer Antwort, hohem Volumen und ohne Personenbezug. Diese Kombination ist selten und macht den Personalbereich zu einem guten Einstieg — vorausgesetzt, man bleibt bei Regelungen und geht nicht an Personalakten.
Regelungen und Vereinbarungen
Arbeitszeit, Urlaub, Homeoffice, Zuschüsse — mit Verweis auf die geltende Fassung und den Stand. Wo die Antwort von Standort oder Vertragsart abhängt, wird die Bedingung mitgenannt.
Prozesse und Formulare
Was ist beim Eintritt zu tun, welches Formular gilt für welchen Fall, wer muss zustimmen. Der Bereich, in dem neue Mitarbeiter die meisten Rückfragen haben.
Einarbeitung
Neue Kollegen finden Antworten selbst, statt sie bei Kollegen einzusammeln. Das entlastet nicht nur die Personalabteilung, sondern vor allem die Fachbereiche.
Lücken sichtbar machen
Fragen ohne belegte Antwort werden gesammelt — eine Liste der Stellen, an denen die Regelung fehlt oder widersprüchlich ist.
Was verlangt der Einsatz im Personalbereich?
Drei Punkte, von denen der mittlere am häufigsten übersehen wird. Die Mitbestimmung greift nicht erst bei einer Bewertung von Personen, sondern bereits dort, wo sich auswerten ließe, wer was wie oft fragt — es kommt auf die Eignung an, nicht auf die Absicht.
Die mittlere Zeile wird am häufigsten übersehen. Die Mitbestimmung greift nicht erst bei einer Bewertung, sondern bereits dort, wo sich auswerten ließe, wer was wie oft fragt. Wir legen die Protokollierung deshalb so aus, dass das technisch nicht möglich ist.
Was wir im Personalbereich nicht bauen
Vier Ausschlüsse, von denen der erste regulatorisch zwingend ist: Bewerberauswahl und Leistungsbewertung sind Hochrisiko nach Anhang III. Der vierte ist subtiler und entscheidet über die Zustimmung des Betriebsrats — wir werten nicht aus, wer welche Frage gestellt hat, und legen die Protokollierung so aus, dass es technisch nicht möglich ist.
- Keine Vorauswahl, Sortierung oder Bewertung von Bewerbungen — Hochrisiko nach Anhang III, und ohne den vollständigen Aufbau schlicht unzulässig.
- Keine Leistungs- oder Potenzialeinschätzung von Beschäftigten.
- Keine Verarbeitung von Personalakten in diesem Anwendungsfall: gearbeitet wird auf Regelungen, nicht auf Personen.
- Keine Auswertung, wer welche Frage gestellt hat — auch nicht als Nebenprodukt der Protokollierung.
Was der Betriebsrat mitzureden hat
Ein System, das Leistung oder Verhalten von Beschäftigten erfassen kann, ist mitbestimmungspflichtig — unabhängig davon, ob es dafür gedacht war. In Deutschland folgt das aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, in Österreich aus §§ 96, 96a ArbVG. Entscheidend ist die Eignung zur Kontrolle, nicht die Absicht: ein Assistent, der protokolliert, wer welche Frage gestellt hat, fällt darunter.
- Der Zeitpunkt entscheidet über die Dauer: Wer den Betriebsrat erst nach der Auswahl einbezieht, verhandelt unter Zeitdruck über ein System, das schon gekauft ist. Vor dem Pilot sind es Wochen, danach Monate.
- In eine Betriebsvereinbarung gehören Zweck, Datenarten, Auswertungsverbote, Aufbewahrung und Löschung. Der wirksamste Punkt ist meist das ausdrückliche Verbot, Protokolle für Leistungsbewertung auszuwerten.
- Beschäftigtendaten unterliegen zusätzlich Artikel 88 DSGVO und den nationalen Regeln; in Österreich kommt bei Systemen, die die Menschenwürde berühren, die Zustimmungspflicht nach § 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG hinzu.
- Auswahlentscheidungen bleiben bei Menschen: Vorauswahl von Bewerbungen durch ein System fällt unter Hochrisiko nach Anhang III des EU AI Act — und unter das Diskriminierungsverbot nach AGG beziehungsweise GlBG.
Was die Personalabteilung davon nutzt
Drei Bausteine: die eigenen Unterlagen, die Verträge und die Pflicht, Mitarbeiter zu schulen.
FAQ
Darf KI bei der Bewerberauswahl eingesetzt werden?+
Was lässt sich im Personalbereich dann sinnvoll machen?+
Wie viele Anfragen betrifft das?+
Ist die Auskunft an Mitarbeiter verbindlich?+
Was ist mit Beschäftigtendaten?+
Muss der Betriebsrat beteiligt werden?+
Was kostet eine Auskunft für die Personalabteilung?+
Ihre dreißig häufigsten Fragen
Sammeln Sie die Fragen, die in Ihrer Personalabteilung jede Woche kommen, und geben Sie uns die zugehörigen Regelungen. Sie sehen, wie viele davon belegt beantwortbar sind — und bei welchen Ihre Unterlagen selbst widersprüchlich sind.
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