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Abteilung · Personal

Auskunft ja. Bewerberauswahl nein

Im Personalbereich verläuft eine klare Grenze. Systeme, die Bewerber bewerten oder Beschäftigte einstufen, sind nach Anhang III des EU AI Act Hochrisiko — mit Risikomanagement, Aufsicht, Konformitätsbewertung und Registrierung. Dort arbeiten wir nicht. Was funktioniert, ist die Auskunft: dieselben dreißig Fragen zu Regelungen, die Ihre Personalabteilung jede Woche neu beantwortet.

Regelwerkstest anfragenHochrisiko nachlesen
0
Bewertung von Personen
Fundstelle
in der geltenden Regelung
keine
personenbezogene Auswertung der Nutzung

Warum wird die Personalabteilung ständig dasselbe gefragt?

Nicht weil die Regelungen fehlen, sondern weil sie nicht auffindbar sind. Vier Gründe wiederholen sich in jedem Haus.

Die Regelung steht in einer Betriebsvereinbarung, die alle einmal bekommen und niemand wiederfindet.
Es gibt mehrere Fassungen, und welche gilt, ist nicht erkennbar — also fragt man lieber nach.
Die Antwort hängt von Standort, Vertragsart oder Eintrittsdatum ab. Diese Verzweigung steht selten an einer Stelle.
Fragen kommt schneller als Suchen. Solange das stimmt, ändert keine Ablagestruktur etwas daran.

Was lässt sich beantworten?

Vier Bereiche mit belegbarer Antwort, hohem Volumen und ohne Personenbezug.

Regelungen und Vereinbarungen

Arbeitszeit, Urlaub, Homeoffice, Zuschüsse — mit Verweis auf die geltende Fassung und den Stand. Wo die Antwort von Standort oder Vertragsart abhängt, wird die Bedingung mitgenannt.

Prozesse und Formulare

Was ist beim Eintritt zu tun, welches Formular gilt für welchen Fall, wer muss zustimmen. Der Bereich, in dem neue Mitarbeiter die meisten Rückfragen haben.

Einarbeitung

Neue Kollegen finden Antworten selbst, statt sie bei Kollegen einzusammeln. Das entlastet nicht nur die Personalabteilung, sondern vor allem die Fachbereiche.

Lücken sichtbar machen

Fragen ohne belegte Antwort werden gesammelt — eine Liste der Stellen, an denen die Regelung fehlt oder widersprüchlich ist.

Was verlangt der Einsatz im Personalbereich?

Anhang III
Bewerberauswahl und Leistungsbewertung sind Hochrisiko
Betriebsrat
einzubinden, sobald Verhalten auswertbar wäre
Artikel 4
Schulungspflicht gilt unabhängig von der Risikoklasse

Die mittlere Zeile wird am häufigsten übersehen. Die Mitbestimmung greift nicht erst bei einer Bewertung, sondern bereits dort, wo sich auswerten ließe, wer was wie oft fragt. Wir legen die Protokollierung deshalb so aus, dass das technisch nicht möglich ist.

Was wir im Personalbereich nicht bauen

Keine Vorauswahl, Sortierung oder Bewertung von Bewerbungen — Hochrisiko nach Anhang III, und ohne den vollständigen Aufbau schlicht unzulässig.
Keine Leistungs- oder Potenzialeinschätzung von Beschäftigten.
Keine Verarbeitung von Personalakten in diesem Anwendungsfall: gearbeitet wird auf Regelungen, nicht auf Personen.
Keine Auswertung, wer welche Frage gestellt hat — auch nicht als Nebenprodukt der Protokollierung.

FAQ

Darf KI bei der Bewerberauswahl eingesetzt werden?+
Das ist der eine Bereich, in dem wir bewusst nicht arbeiten. Systeme zur Bewertung von Bewerbern fallen nach Anhang III des EU AI Act in die Hochrisiko-Klasse — mit Risikomanagement, menschlicher Aufsicht, Konformitätsbewertung und Registrierung. Wer das ohne diesen Aufbau einsetzt, handelt regelwidrig, unabhängig davon, wie gut das Ergebnis ist.
Was lässt sich im Personalbereich dann sinnvoll machen?+
Die Auskunft an Mitarbeiter: Betriebsvereinbarungen, Reiserichtlinie, Urlaubsregelung, Zuschüsse, Prozesse beim Eintritt. Das sind Fragen mit belegbarer Antwort, hohem Volumen und ohne Personenbewertung — genau die Kombination, die den Einstieg trägt.
Wie viele Anfragen betrifft das?+
In den meisten Häusern beantwortet die Personalabteilung dieselben zwanzig bis dreißig Fragen immer wieder. Sie stehen in Dokumenten, die alle bekommen haben und niemand findet — deshalb wird gefragt statt gesucht.
Ist die Auskunft an Mitarbeiter verbindlich?+
Nein, und das gehört ausdrücklich dazu. Das System liefert die Fundstelle in der geltenden Regelung; die verbindliche Auskunft im Einzelfall bleibt bei der Personalabteilung. Der Nutzen liegt darin, dass die einfachen neunzig Prozent nicht mehr dorthin müssen.
Was ist mit Beschäftigtendaten?+
Sie gehören nicht in diesen Anwendungsfall. Gearbeitet wird auf Regelungen und Richtlinien, nicht auf Personalakten. Wo Beschäftigtendaten verarbeitet werden sollen, ist regelmäßig eine Datenschutz-Folgenabschätzung fällig und der Betriebsrat einzubinden — ein anderes Projekt mit anderer Vorbereitung.
Muss der Betriebsrat beteiligt werden?+
Sobald ein System das Verhalten oder die Leistung von Beschäftigten überwachen kann, ja — und die Frage stellt sich früher als gedacht, etwa bei Auswertungen darüber, wer was wie oft fragt. Wir legen die Protokollierung deshalb so aus, dass keine personenbezogene Auswertung möglich ist, und dokumentieren das nachvollziehbar.
Was kostet das?+
Der Discovery-Workshop mit Aufnahme Ihrer Regelungen und PoC startet bei 5.000 €. Ein produktiver Betrieb beginnt bei 25.000 €.

Ihre dreißig häufigsten Fragen

Sammeln Sie die Fragen, die in Ihrer Personalabteilung jede Woche kommen, und geben Sie uns die zugehörigen Regelungen. Sie sehen, wie viele davon belegt beantwortbar sind — und bei welchen Ihre Unterlagen selbst widersprüchlich sind.

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