Was diesem Kunden zuletzt zugesagt wurde
Die Angaben, die vor einem Termin gebraucht werden, liegen selten an einer Stelle: das letzte Angebot im Mailverkehr, die Konditionen im Vertrag, die Zusage aus dem Gespräch in einer Notiz. Das Zusammensuchen kostet vor jedem Termin Zeit — und wird deshalb übersprungen. Wir führen die Historie zusammen, mit Fundstelle je Angabe.
Warum ist die Terminvorbereitung so aufwendig?
Weil die Historie eines Kunden über vier Systeme verteilt ist, die nichts voneinander wissen. Das sind die typischen Fundorte — und ihre typischen Lücken. Der gemeinsame Nenner: Jedes dieser Systeme kennt nur seinen Teil der Geschichte. Deshalb dauert die Vorbereitung nicht wegen der Menge, sondern wegen der Zahl der Orte — und deshalb wird sie unter Zeitdruck als Erstes übersprungen.
- Das CRM enthält, was jemand eingetragen hat. Der Rest steht in Anhängen, die keine Suchmaske erreicht.
- Angebote liegen als PDF im Laufwerk, oft in mehreren Fassungen ohne erkennbaren Endstand.
- Zusagen stehen im Mailverkehr desjenigen, der sie gemacht hat — und der ist eventuell nicht mehr da.
- Vertragliche Konditionen stehen im Vertrag, den beim Termin niemand zur Hand hat.
Was bereitet das System vor?
Vier Aufgaben mit überprüfbarem Ergebnis — jede mit Verweis auf die Quelle. Der Verweis ist im Vertrieb kein Formalismus: Eine Zusage, die man im Gespräch nicht belegen kann, ist keine Zusage, sondern ein Risiko.
Kundenhistorie zusammenführen
Was wurde angeboten, zu welchen Konditionen, was wurde daraus, welche Zusagen bestehen. Jede Angabe mit Fundstelle, damit sie im Gespräch belastbar ist.
Ausschreibungen prüfen
Anforderungen aus umfangreichen Unterlagen herausziehen, gegen das eigene Portfolio abgleichen, nicht erfüllbare Punkte markieren. Die Teilnahmeentscheidung fällt früher.
Angebotsentwurf erzeugen
Aus früheren Angeboten und der geltenden Preisliste, mit Fundstelle je Position. Preise und Konditionen gehen nie ohne ausdrückliche Freigabe hinaus.
Fristen im Blick behalten
Vertragsverlängerungen, Preisbindungen und Nachverhandlungstermine aus den Verträgen ausgelesen — Anlässe, die sonst ungenutzt verstreichen.
Woran misst man das im Vertrieb?
An drei Größen, von denen die dritte am seltensten gemessen wird und oft am meisten bringt. Eine Vertragsverlängerung, die niemandem auffällt, ist ein verlorener Auftrag ohne Wettbewerber — es gab schlicht kein Gespräch. Die ersten beiden Größen sind die naheliegenden: Vorbereitungszeit je Termin und Durchlauf von der Anfrage bis zum versandten Angebot. Beide werden vor der Einführung erhoben, sonst fehlt hinterher der Vergleich.
Die dritte Größe wird am seltensten gemessen und bringt oft am meisten: eine Verlängerung, die niemandem auffällt, ist ein verlorener Auftrag ohne Wettbewerber.
Was wir hier nicht tun
Vier Grenzen. Die erste ist die praktisch wichtigste: Preise und Konditionen gehen nie ohne ausdrückliche Freigabe in ein Kundendokument. Eine falsche Zusage im Angebot kostet mehr, als jede eingesparte Vorbereitungsstunde einbringt. Aus demselben Grund geht nichts automatisch an Kunden hinaus — der letzte Schritt bleibt beim Menschen.
- Keine automatischen Preise oder Konditionen in Kundendokumenten — Freigabe bleibt Pflicht.
- Keine Bewertung natürlicher Personen. Bei Firmenkunden auf Basis geschäftlicher Vorgänge arbeiten wir, bei Bonitäts- oder Verhaltensbewertung einzelner Menschen nicht ohne gesonderte Prüfung.
- Keinen automatischen Versand an Kunden. Der letzte Schritt bleibt beim Menschen.
- Keine Umgehung der Rechte aus dem CRM: sichtbar ist nur, was ohnehin sichtbar wäre.
Womit der Vertrieb dabei arbeitet
Vier Bausteine, von denen der erste die meisten Rückfragen erspart.
FAQ
Was bringt KI im Vertrieb konkret?+
Ersetzt das das CRM?+
Kann das Angebote schreiben?+
Hilft das bei Ausschreibungen?+
Ist eine Bewertung von Kunden datenschutzrechtlich zulässig?+
Was ist mit Kundendaten in einem KI-System?+
Was kostet KI-Unterstützung im Vertrieb?+
Ein Kunde, eine echte Terminvorbereitung
Nennen Sie uns einen Bestandskunden und geben Sie uns Zugriff auf den zugehörigen Ausschnitt — Angebote, Verträge, Vorgänge. Sie sehen die zusammengeführte Historie mit Fundstellen und erkennen sofort, was Ihre Systeme heute nicht hergeben.
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