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Abteilung · Vertrieb

Was diesem Kunden zuletzt zugesagt wurde

Die Angaben, die vor einem Termin gebraucht werden, liegen selten an einer Stelle: das letzte Angebot im Mailverkehr, die Konditionen im Vertrag, die Zusage aus dem Gespräch in einer Notiz. Das Zusammensuchen kostet vor jedem Termin Zeit — und wird deshalb übersprungen. Wir führen die Historie zusammen, mit Fundstelle je Angabe.

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eine Ansicht
CRM, Angebote, Verträge, Mailverkehr
Fundstelle
bei jeder Angabe, auch im Entwurf
Freigabe
Preise und Konditionen nie automatisch

Warum ist die Terminvorbereitung so aufwendig?

Weil die Historie eines Kunden über vier Systeme verteilt ist, die nichts voneinander wissen. Das sind die typischen Fundorte — und ihre typischen Lücken.

Das CRM enthält, was jemand eingetragen hat. Der Rest steht in Anhängen, die keine Suchmaske erreicht.
Angebote liegen als PDF im Laufwerk, oft in mehreren Fassungen ohne erkennbaren Endstand.
Zusagen stehen im Mailverkehr desjenigen, der sie gemacht hat — und der ist eventuell nicht mehr da.
Vertragliche Konditionen stehen im Vertrag, den beim Termin niemand zur Hand hat.

Was bereitet das System vor?

Vier Aufgaben mit überprüfbarem Ergebnis — jede mit Verweis auf die Quelle.

Kundenhistorie zusammenführen

Was wurde angeboten, zu welchen Konditionen, was wurde daraus, welche Zusagen bestehen. Jede Angabe mit Fundstelle, damit sie im Gespräch belastbar ist.

Ausschreibungen prüfen

Anforderungen aus umfangreichen Unterlagen herausziehen, gegen das eigene Portfolio abgleichen, nicht erfüllbare Punkte markieren. Die Teilnahmeentscheidung fällt früher.

Angebotsentwurf erzeugen

Aus früheren Angeboten und der geltenden Preisliste, mit Fundstelle je Position. Preise und Konditionen gehen nie ohne ausdrückliche Freigabe hinaus.

Fristen im Blick behalten

Vertragsverlängerungen, Preisbindungen und Nachverhandlungstermine aus den Verträgen ausgelesen — Anlässe, die sonst ungenutzt verstreichen.

Woran misst man das im Vertrieb?

Vorbereitungszeit
je Termin, vor und nach der Einführung
Angebotsdurchlauf
von der Anfrage bis zum versandten Angebot
Verlängerungen
Anteil rechtzeitig angesprochener Fristen

Die dritte Größe wird am seltensten gemessen und bringt oft am meisten: eine Verlängerung, die niemandem auffällt, ist ein verlorener Auftrag ohne Wettbewerber.

Was wir hier nicht tun

Keine automatischen Preise oder Konditionen in Kundendokumenten — Freigabe bleibt Pflicht.
Keine Bewertung natürlicher Personen. Bei Firmenkunden auf Basis geschäftlicher Vorgänge arbeiten wir, bei Bonitäts- oder Verhaltensbewertung einzelner Menschen nicht ohne gesonderte Prüfung.
Keinen automatischen Versand an Kunden. Der letzte Schritt bleibt beim Menschen.
Keine Umgehung der Rechte aus dem CRM: sichtbar ist nur, was ohnehin sichtbar wäre.

FAQ

Was bringt KI im Vertrieb konkret?+
Die Vorbereitung: was wurde diesem Kunden zuletzt angeboten, zu welchen Konditionen, was ist daraus geworden, welche Zusagen stehen im Vertrag. Diese Angaben liegen verteilt über CRM, Mailverkehr, Angebote und Verträge — das Zusammensuchen kostet vor jedem Termin Zeit und wird deshalb oft übersprungen.
Ersetzt das das CRM?+
Nein, es macht das CRM auskunftsfähig. Ein CRM speichert, was jemand eingetragen hat. Der Großteil der Historie steht aber in Anhängen, Angeboten und Verträgen — dort, wo keine Suchmaske hinreicht.
Kann das Angebote schreiben?+
Es kann einen Entwurf aus früheren Angeboten und der geltenden Preisliste erzeugen, mit Fundstelle je Position. Was nie automatisch entsteht, sind Preise und Konditionen ohne ausdrückliche Freigabe — eine falsche Zusage im Angebot ist teurer als jede eingesparte Stunde.
Hilft das bei Ausschreibungen?+
Ja, und dort ist der Hebel am größten: Anforderungen aus umfangreichen Unterlagen herausziehen, gegen das eigene Portfolio prüfen und die Punkte markieren, die nicht erfüllt werden. Die Entscheidung über eine Teilnahme fällt damit früher und auf besserer Grundlage.
Ist eine Bewertung von Kunden datenschutzrechtlich zulässig?+
Bei Firmenkunden auf Basis geschäftlicher Vorgänge in der Regel unproblematisch. Sobald natürliche Personen bewertet werden — Bonität, Verhalten, Zahlungsmoral einzelner Menschen — wird es zustimmungs- und dokumentationspflichtig. Diese Grenze prüfen wir vorab und nicht im Nachhinein.
Was ist mit Kundendaten in einem KI-System?+
Verarbeitung auf unserer Infrastruktur in der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Rollen- und Löschkonzept. Sichtbar ist für jeden nur das, was er auch im CRM sehen darf — die Rechte werden übernommen, nicht neu vergeben.
Was kostet das?+
Der Discovery-Workshop mit Aufnahme Ihrer Vertriebsunterlagen und PoC startet bei 5.000 €. Ein produktiver Betrieb mit CRM-Anbindung beginnt bei 25.000 €.

Ein Kunde, eine echte Terminvorbereitung

Nennen Sie uns einen Bestandskunden und geben Sie uns Zugriff auf den zugehörigen Ausschnitt — Angebote, Verträge, Vorgänge. Sie sehen die zusammengeführte Historie mit Fundstellen und erkennen sofort, was Ihre Systeme heute nicht hergeben.

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