Die Indexanpassung, die niemand bemerkt hat
Indexklauseln stehen im Fließtext, unterscheiden sich je Vertrag in Bezugsgröße und Schwellenwert und werden deshalb übersehen — jede übersehene Anpassung ist ein dauerhafter Ertragsverlust. Wir machen den Vertragsbestand auslesbar: Fristen, Klauseln und Bedingungen als Liste mit Datum und Fundstelle. Das ist der Fall, der sich am schnellsten in Geld ausdrückt.
Was geht im Vertragsbestand tatsächlich verloren?
Nicht die großen Vorgänge, sondern die wiederkehrenden Kleinigkeiten über hunderte Einheiten. Vier davon kosten regelmäßig Geld. Allen vier Punkten gemeinsam ist, dass sie einzeln zu klein sind, um aufzufallen, und in Summe den Ertrag bestimmen. Eine übersehene Indexschwelle kostet nicht einmalig, sondern jeden Monat bis zur nächsten Anpassung — und niemand sucht danach, weil niemand weiß, dass sie erreicht war.
- Indexanpassungen, deren Schwellenwert erreicht ist, ohne dass es jemandem auffällt. Der Verlust wiederholt sich Monat für Monat.
- Optionen und Verlängerungen, die ungenutzt verstreichen — bei Gewerbemietverträgen der teuerste Einzelfall.
- Nebenkostenpositionen, die nach Vertrag nicht umlagefähig sind und trotzdem abgerechnet werden. Das fällt erst beim Widerspruch auf.
- Zusagen aus Vertragsanhängen und Nachträgen, die bei der Bearbeitung niemand kennt, weil sie separat abgelegt sind.
Was wird erschlossen?
Vier Bestände, die in der Verwaltung getrennt liegen und zusammen gebraucht werden. Vier Bestände, die in der Verwaltung getrennt liegen und nur zusammen eine Antwort ergeben. Der dritte ist der unterschätzte: Nachträge werden separat abgelegt, und genau dort stehen die Zusagen, die im Streitfall zählen. Wer sie beim Bearbeiten nicht kennt, beantwortet Mieteranfragen auf Basis eines Vertrags, der so nicht mehr gilt.
Fristen und Klauseln
Index, Option, Kündigung, Staffel — über den Bestand hinweg als Liste mit Datum, Bedingung und Fundstelle statt als Suche im Einzelvertrag.
Umlagefähigkeit prüfen
Belegposition gegen die Vereinbarung im jeweiligen Mietvertrag. Widersprüche werden gemeldet, nicht stillschweigend übernommen.
Nachträge einbeziehen
Anhänge und Nachträge zusammen mit dem Hauptvertrag durchsuchbar — der Fall, in dem heute die meisten Zusagen untergehen.
Anfragen vorbereiten
Antwortvorschlag aus Mietvertrag, Hausordnung und früheren Vorgängen, mit Fundstelle. Versendet wird von einem Menschen.
Woran misst man das Ergebnis?
An drei Größen, von denen die ersten beiden sich direkt in Geld ausdrücken. Das ist ungewöhnlich für ein Dokumentenprojekt und der Grund, warum dieser Anwendungsfall in der Verwaltung meist zuerst kommt: Der Ertrag ist nachrechenbar, nicht nur spürbar. Die dritte Größe wirkt stiller: Ein Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung kostet mehr Bearbeitungszeit als die Prüfung, die ihn verhindert hätte.
Die ersten beiden Größen rechnen sich direkt und sind der Grund, warum dieser Anwendungsfall meist zuerst kommt. Die dritte ist der stillere Nutzen: ein Widerspruch kostet mehr Bearbeitungszeit als die Prüfung, die ihn verhindert hätte.
Was wir nicht übernehmen
Vier Grenzen. Die erste ist die wichtigste: Eine Nebenkostenabrechnung ist eine rechtlich angreifbare Erklärung, und sie gehört nicht hinter eine Wahrscheinlichkeitsschwelle. Wir bereiten die Zuordnung vor und melden Widersprüche — erstellt und verantwortet wird sie von Ihnen. Dasselbe gilt für Kündigungen und Mieterhöhungen: Sie gehen nie ohne ausdrückliche Freigabe hinaus.
- Keine Erstellung von Nebenkostenabrechnungen — eine rechtlich angreifbare Erklärung gehört nicht hinter eine Wahrscheinlichkeitsschwelle.
- Keine Kündigungen, Mieterhöhungen oder rechtlich relevanten Auskünfte ohne ausdrückliche Freigabe.
- Keine Bewertung von Mietinteressenten. Das wäre eine Bewertung natürlicher Personen mit erheblichen Folgen und damit ein anderer regulatorischer Rahmen.
- Keine Arbeit mit Beständen, deren Scanqualität nicht lesbar ist — das prüfen wir vorab an einer Stichprobe.
FAQ
Was lässt sich in der Immobilienverwaltung automatisieren?+
Kann das Nebenkostenabrechnungen erstellen?+
Was bringt das bei Indexmieten?+
Hilft das bei Mieteranfragen?+
Funktioniert das mit gescannten Altverträgen?+
Was ist mit den Daten der Mieter?+
Ab welcher Bestandsgröße lohnt sich das?+
Zwanzig Verträge aus dem Bestand
Geben Sie uns zwanzig Mietverträge samt Nachträgen. Sie bekommen die Fristen- und Klauselliste mit Fundstellen zurück — und sehen unmittelbar, wie viele Indexschwellen und Optionen darin stehen, die heute niemand nachhält.
Zuletzt aktualisiert: