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Branche · Immobilienverwaltung

Die Indexanpassung, die niemand bemerkt hat

Indexklauseln stehen im Fließtext, unterscheiden sich je Vertrag in Bezugsgröße und Schwellenwert und werden deshalb übersehen — jede übersehene Anpassung ist ein dauerhafter Ertragsverlust. Wir machen den Vertragsbestand auslesbar: Fristen, Klauseln und Bedingungen als Liste mit Datum und Fundstelle. Das ist der Fall, der sich am schnellsten in Geld ausdrückt.

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Fundstelle
bei jeder Frist und jeder Klausel
ohne Mieterdaten
der Einstieg kommt ohne aus
EU
Verarbeitungsort, mit Auftragsverarbeitung

Was geht im Vertragsbestand tatsächlich verloren?

Nicht die großen Vorgänge, sondern die wiederkehrenden Kleinigkeiten über hunderte Einheiten. Vier davon kosten regelmäßig Geld.

Indexanpassungen, deren Schwellenwert erreicht ist, ohne dass es jemandem auffällt. Der Verlust wiederholt sich Monat für Monat.
Optionen und Verlängerungen, die ungenutzt verstreichen — bei Gewerbemietverträgen der teuerste Einzelfall.
Nebenkostenpositionen, die nach Vertrag nicht umlagefähig sind und trotzdem abgerechnet werden. Das fällt erst beim Widerspruch auf.
Zusagen aus Vertragsanhängen und Nachträgen, die bei der Bearbeitung niemand kennt, weil sie separat abgelegt sind.

Was wird erschlossen?

Vier Bestände, die in der Verwaltung getrennt liegen und zusammen gebraucht werden.

Fristen und Klauseln

Index, Option, Kündigung, Staffel — über den Bestand hinweg als Liste mit Datum, Bedingung und Fundstelle statt als Suche im Einzelvertrag.

Umlagefähigkeit prüfen

Belegposition gegen die Vereinbarung im jeweiligen Mietvertrag. Widersprüche werden gemeldet, nicht stillschweigend übernommen.

Nachträge einbeziehen

Anhänge und Nachträge zusammen mit dem Hauptvertrag durchsuchbar — der Fall, in dem heute die meisten Zusagen untergehen.

Anfragen vorbereiten

Antwortvorschlag aus Mietvertrag, Hausordnung und früheren Vorgängen, mit Fundstelle. Versendet wird von einem Menschen.

Woran misst man das Ergebnis?

Anpassungen
Anteil rechtzeitig erkannter Indexschwellen
Optionen
Anteil rechtzeitig angesprochener Verlängerungen
Rückläufer
Widersprüche gegen Nebenkostenabrechnungen

Die ersten beiden Größen rechnen sich direkt und sind der Grund, warum dieser Anwendungsfall meist zuerst kommt. Die dritte ist der stillere Nutzen: ein Widerspruch kostet mehr Bearbeitungszeit als die Prüfung, die ihn verhindert hätte.

Was wir nicht übernehmen

Keine Erstellung von Nebenkostenabrechnungen — eine rechtlich angreifbare Erklärung gehört nicht hinter eine Wahrscheinlichkeitsschwelle.
Keine Kündigungen, Mieterhöhungen oder rechtlich relevanten Auskünfte ohne ausdrückliche Freigabe.
Keine Bewertung von Mietinteressenten. Das wäre eine Bewertung natürlicher Personen mit erheblichen Folgen und damit ein anderer regulatorischer Rahmen.
Keine Arbeit mit Beständen, deren Scanqualität nicht lesbar ist — das prüfen wir vorab an einer Stichprobe.

FAQ

Was lässt sich in der Immobilienverwaltung automatisieren?+
Die Arbeit mit dem Bestand an Verträgen und Abrechnungen: Mietverträge auf Klauseln durchsuchen, Fristen und Indexanpassungen auslesen, Nebenkostenbelege zuordnen, Anfragen von Mietern aus den vorhandenen Unterlagen beantworten. Alles Aufgaben mit belegbarer Antwort und hohem Volumen.
Kann das Nebenkostenabrechnungen erstellen?+
Nein, und dazu raten wir auch nicht. Was es kann: Belege den Kostenarten zuordnen, Zuordnungen gegen die Vereinbarung im Mietvertrag prüfen und Widersprüche melden. Die Abrechnung selbst ist eine rechtlich angreifbare Erklärung und gehört nicht hinter eine Wahrscheinlichkeitsschwelle.
Was bringt das bei Indexmieten?+
Das ist der Fall mit dem schnellsten messbaren Ertrag. Indexklauseln stehen im Fließtext, unterscheiden sich je Vertrag in Bezugsgröße und Schwellenwert und werden deshalb übersehen. Über den Bestand ausgelesen ergeben sie eine Liste mit Anpassungszeitpunkt, Bedingung und Fundstelle.
Hilft das bei Mieteranfragen?+
Ja, als Vorschlag für die Bearbeiterin: die Antwort wird aus Mietvertrag, Hausordnung und früheren Vorgängen belegt vorgeschlagen, versendet wird sie von einem Menschen. Rechtlich relevante Auskünfte — Kündigung, Mieterhöhung, Mängelrechte — werden als zustimmungspflichtig gekennzeichnet.
Funktioniert das mit gescannten Altverträgen?+
Bei lesbarer Scanqualität ja. In gewachsenen Beständen ist ein Teil erfahrungsgemäß so schlecht digitalisiert, dass er neu erfasst werden muss — das prüfen wir vorab an einer Stichprobe.
Was ist mit den Daten der Mieter?+
Verarbeitung auf unserer Infrastruktur in der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Rollen- und Löschkonzept. Für den Einstieg über Vertragsklauseln und Fristen werden personenbezogene Daten kaum gebraucht, was den ersten Schritt deutlich vereinfacht.
Ab welcher Bestandsgröße lohnt sich das?+
Als Faustregel ab einigen hundert Einheiten oder einem entsprechenden Gewerbebestand. Darunter trägt der Aufwand für Anbindung und Rechte den Nutzen nicht.

Zwanzig Verträge aus dem Bestand

Geben Sie uns zwanzig Mietverträge samt Nachträgen. Sie bekommen die Fristen- und Klauselliste mit Fundstellen zurück — und sehen unmittelbar, wie viele Indexschwellen und Optionen darin stehen, die heute niemand nachhält.

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