ChatGPT und Datenschutz: was im Unternehmen gilt

Ist ChatGPT datenschutzkonform?

Datenschutzkonformität ist keine Eigenschaft eines Werkzeugs. Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist in der Regel Ihr Unternehmen, wenn Beschäftigte dienstlich personenbezogene Daten in ChatGPT eingeben; die Einhaltung muss es selbst nachweisen (Art. 5 Abs. 2, Art. 24 DSGVO). Die ChatGPT-Taskforce des Europäischen Datenschutzausschusses hat im Mai 2024 festgehalten, dass OpenAI seine eigene Verantwortung nicht über Nutzungsbedingungen auf die Nutzer abwälzen kann. Das richtet sich an OpenAI, zeigt aber, wie Aufsichtsbehörden das Thema sehen.

Welche DSGVO-Pflichten beim Einsatz greifen

• Art. 6 — Rechtsgrundlage je Zweck; bei Beschäftigtendaten gegebenenfalls nationale Vorschriften auf Grundlage von Art. 88, siehe Beschäftigtendaten in KI-Werkzeugen.
• Art. 13 und 14 — Information der Beschäftigten und Kunden darüber, dass OpenAI Empfänger ihrer Daten ist.
• Art. 28 — Auftragsverarbeitungsvertrag, den OpenAI nur für Business, Enterprise und die API anbietet.
• Art. 35 — Folgenabschätzung, beim KI-Einsatz laut Datenschutzkonferenz vielfach erforderlich; Vorgehen unter Datenschutz-Folgenabschätzung für KI.
• Art. 44 ff. — Übermittlung in Drittländer: Für persönliche Konten stützt OpenAI sie laut Datenschutzerklärung auf Angemessenheitsbeschlüsse und Standardvertragsklauseln; für Geschäftskunden laut AVV auf Standardvertragsklauseln (Weiterübermittlung durch OpenAI Ireland).
• Art. 25 — datenschutzfreundliche Voreinstellungen: betriebliche Konten von Anfang an ohne Training und ohne dauerhaften Verlauf einrichten.

Und der EU AI Act?

Ein Unternehmen, das ChatGPT einsetzt, ist Betreiber eines KI-Systems. Art. 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025; in der seit dem 27. Juli 2026 geltenden Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744 verpflichtet er Betreiber, Maßnahmen zu ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen — ein bestimmtes Niveau je Person muss nicht garantiert werden. Was als Maßnahme zählt, steht unter KI-Kompetenz nach Artikel 4.

Was macht ChatGPT mit Ihren Daten?

Training auf Ihren Eingaben

In den Diensten für Einzelpersonen — ChatGPT in den Tarifen Free, Go, Plus und Pro — verwendet OpenAI Inhalte laut eigener Angabe zum Training, bis Sie widersprechen. Danach werden neue Unterhaltungen nicht mehr verwendet. Bewerten Sie jedoch eine Antwort mit Daumen hoch oder runter, kann laut OpenAI die ganze Unterhaltung trotzdem ins Training eingehen. Für ChatGPT Business, Enterprise und die API gibt OpenAI an, standardmäßig nicht auf Ein- und Ausgaben zu trainieren.

Wie lange Chats gespeichert werden

Der Verlauf bleibt, bis Sie ihn löschen. Gelöschte und temporäre Chats werden laut OpenAI innerhalb von 30 Tagen entfernt, es sei denn, rechtliche Pflichten oder Sicherheitsgründe erfordern eine längere Aufbewahrung. 2025 galt das zeitweise nicht: Im Urheberrechtsstreit der New York Times gegen OpenAI musste OpenAI Unterhaltungen aus Free, Plus, Pro, Team und der API (ohne Zero Data Retention) auf unbestimmte Zeit aufbewahren; Enterprise und Edu waren laut OpenAI nicht betroffen. Diese Pflicht endete laut OpenAI am 26. September 2025. Seitdem muss OpenAI weder neue Nutzerdaten noch Unterhaltungen aus dem EWR, der Schweiz oder dem Vereinigten Königreich weiter aufbewahren; einen begrenzten Bestand historischer Daten aus April bis September 2025 hält OpenAI wegen des Rechtsstreits weiter vor.

Wo die Daten verarbeitet werden

Für persönliche Konten im EWR und in der Schweiz ist OpenAI Ireland Ltd. in Dublin Verantwortlicher; federführende Aufsichtsbehörde ist die irische Data Protection Commission. Laut Datenschutzerklärung (Stand 24. August 2026) verarbeitet OpenAI personenbezogene Daten auf Servern außerhalb des EWR, der Schweiz und des Vereinigten Königreichs. Eine Speicherung in der Region Europa (EWR und Schweiz) bietet OpenAI nur für neue Enterprise- und Edu-Workspaces und für freigegebene API-Projekte an; Metadaten, Abrechnungs- und Anmeldedaten sowie Integrationen wie Websuche oder Apps können auch dann außerhalb verarbeitet werden. Worauf es bei der Prüfung ankommt, steht unter Datenstandort prüfen.

Wer auf Chats zugreifen kann

Laut OpenAI haben befugte Beschäftigte von OpenAI Zugriff, soweit Support, Missbrauchsprüfung oder rechtliche Zwecke es erfordern; bei Business können zusätzlich spezialisierte externe Dienstleister Inhalte zur Missbrauchsprüfung einsehen. Außerdem prüfen automatische Klassifikatoren die Inhalte. Im eigenen Unternehmen können laut OpenAI Administratoren eines Business-Workspace Chats einsehen, exportieren und löschen — ein Grund, warum der Betriebsrat mitzureden hat. Legt jemand ein persönliches Konto mit der dienstlichen E-Mail-Adresse an, kann OpenAI laut Datenschutzerklärung dem Arbeitgeber mitteilen, dass dieses Konto existiert.

ChatGPT-Tarife im Datenschutz-Vergleich

Angaben laut OpenAI, Stand 17. September 2026. Tarife und Zusagen ändern sich; maßgeblich sind Vertrag und Datenschutzbestimmungen in ihrer jeweils geltenden Fassung. Die Speicherung in Europa betrifft laut OpenAI Inhalte, nicht Metadaten, Anmeldedaten und externe Integrationen.

Unsicher, ob Ihr Tarif und Ihre Nutzungsregel zusammenpassen? Schicken Sie uns beides — wir markieren technische Lücken und sagen Ihnen, ob Sie dafür überhaupt Unterstützung brauchen: DSGVO-Umsetzung für KI. Keine Rechtsberatung.

Datenschutz-Einstellungen in ChatGPT: Schritt für Schritt

Training abschalten

Im Browser: Profil → Einstellungen → Datenkontrollen → «Das Modell für alle verbessern» ausschalten. In der App führt der Weg über das Seitenmenü zum Profil und zu denselben Datenkontrollen. Die Einstellung gilt laut OpenAI für das ganze Konto auf allen Geräten. Alternativ können Sie im Datenschutzportal von OpenAI der Nutzung Ihrer Inhalte für das Training widersprechen.

Temporären Chat verwenden

Ein temporärer Chat erscheint nicht im Verlauf, legt keine Erinnerungen an und wird laut OpenAI nicht zum Training verwendet. Laut OpenAI wird er nach 30 Tagen gelöscht und kann bis dahin nur zur Missbrauchsprüfung eingesehen werden.

Was ein Schalter nicht ersetzt

Die Einstellung wirkt nur für neue Unterhaltungen, gilt nicht für Feedback mit Daumen hoch oder runter und ändert nichts daran, dass es in den persönlichen Tarifen keinen AVV gibt und die Daten außerhalb des EWR verarbeitet werden. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, betriebliche Konten von Anfang an ohne Training und ohne Verlauf über die Sitzung hinaus einzurichten und statt der Namen von Beschäftigten funktionsbezogene E-Mail-Adressen zu verwenden.

Auftragsverarbeitungsvertrag mit OpenAI

OpenAI bietet für ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und die API einen Auftragsverarbeitungsvertrag an, das Data Processing Addendum (DPA); für Edu gibt es eine eigene Vereinbarung zu Studierendendaten, für die persönlichen Tarife keinen AVV. Vertragspartner für Kunden mit Sitz im EWR oder in der Schweiz ist OpenAI Ireland Ltd. Abgeschlossen wird er über ein Formular von OpenAI; die aktuelle Fassung gilt seit dem 1. Januar 2026.

Was darin steht

• OpenAI verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter und nur nach Ihren dokumentierten Weisungen.
• Unterstützung bei Anfragen Betroffener und bei der Datenschutz-Folgenabschätzung.
• Unterauftragsverarbeiter stehen in einer öffentlichen Liste; neuen Unterauftragsverarbeitern können Sie binnen 30 Tagen nach Ankündigung widersprechen.
• Weiterübermittlungen in Länder außerhalb des EWR und der Schweiz stützen sich auf Standardvertragsklauseln (Module 2 und 3).
• Für die Konfiguration von Aufbewahrungsfristen und Löschung sind Sie selbst verantwortlich.

Der AVV ersetzt weder die Rechtsgrundlage noch die Information der Betroffenen noch die Folgenabschätzung. Er ist eine Voraussetzung, nicht der Abschluss der Prüfung.

Wie sicher ist ChatGPT im Unternehmen?

Laut OpenAI werden gespeicherte Daten der Geschäftsangebote mit AES-256 verschlüsselt, Übertragungen mit TLS 1.2 oder höher. Business, Enterprise, Edu und die API sind nach Angaben von OpenAI nach SOC 2 Type 2 geprüft; für Enterprise nennt OpenAI außerdem Single Sign-On über SAML. Das sind Angaben von OpenAI, keine eigene Bewertung.

Die Risiken, die trotzdem bleiben, liegen meist nicht in der Verschlüsselung:

• Falsche Aussagen über Personen. Laut der Taskforce des Europäischen Datenschutzausschusses werden Ausgaben leicht für zutreffend gehalten, auch wenn sie falsch sind; gerade deshalb gilt der Grundsatz der Richtigkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO).
• Nutzung über private Konten. Dort fehlen Vertrag, Voreinstellungen und Übersicht — in der Praxis häufig, beschrieben unter Schatten-KI im Unternehmen.
• Integrationen. Daten für Websuche, Apps und angebundene Dienste fallen laut OpenAI nicht unter die Speicherzusage und können auch bei einem Workspace mit Speicherung in Europa außerhalb verarbeitet werden.
• Aufbewahrung wegen Rechtsstreits. Der Fall der New York Times hat 2025 gezeigt, dass zugesagte Löschfristen durch gerichtliche Anordnungen ausgesetzt werden können.

Unter welchen Bedingungen ist der Einsatz vertretbar?

Vier Punkte, alle schriftlich dokumentiert. Fehlt einer, hilft auch keine interne Richtlinie; die Auswahlkriterien für andere Anbieter stehen unterAuswahlkriterien für KI-Werkzeuge.

Die persönlichen Tarife erfüllen die ersten drei Punkte nicht: Es gibt keinen AVV, das abgeschaltete Training ist eine Einstellung und keine vertragliche Zusage, und OpenAI verarbeitet die Daten als eigener Verantwortlicher außerhalb des EWR. Das ist kein Werturteil über das Produkt — es sind Dienste für Einzelpersonen, die nicht für betriebliche Verarbeitung ausgelegt sind.

Was tun, wenn Mitarbeiter ChatGPT längst über private Konten nutzen?

In vielen Unternehmen ist das längst Alltag. Der erste Reflex — ein Verbot allein — verschlimmert die Lage oft: Die Nutzung wandert auf private Geräte und private Konten, wo weder Protokolle noch Vertrag noch Aufsicht existieren.

Wirksam ist die umgekehrte Reihenfolge: erst eine erlaubte Alternative bereitstellen, dann Regeln setzen, dann die unkontrollierte Nutzung beenden. Die ersten Schritte lassen sich oft in zwei bis drei Wochen umsetzen; ist eine Betriebsvereinbarung nötig, dauert es meist länger. Für den dritten gibt es eineVorlage für eine KI-Richtlinie zum Ausfüllen; wie der Betriebsrat eingebunden wird, beschreibtKI-Einführung mit dem Betriebsrat.

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   Bestand aufnehmen

   Fragen Sie anonym und ohne Sanktionsandrohung, wer welche Werkzeuge mit welchen Konten nutzt. Die Liste ist fast immer länger als erwartet — und sie ist die Grundlage für alles Weitere.

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   Betriebliche Konten bereitstellen

   Geschäftstarif mit AVV oder eine eigene Lösung im EWR. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt ausdrücklich, Beschäftigte nicht auf private Konten ausweichen zu lassen; ohne erlaubte Alternative bleibt jede Regel wirkungslos. Den Betriebsrat vor der Einführung beteiligen.

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   Nutzungsregel auf einer Seite

   Welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten eingegeben werden dürfen, welche nie, wer im Zweifel entscheidet.

4. 4
   Einweisung durchführen

   Bezogen auf Ihre Systeme und Daten. Sie kann zugleich als Maßnahme zur Förderung der KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung (in der seit dem 27. Juli 2026 geltenden Fassung) dienen.

5. 5
   Unkontrollierte Nutzung beenden

   Erst jetzt — wenn es eine erlaubte Alternative gibt und die Regeln bekannt sind.

Aufsicht, Gerichte, Gesetzgebung: die wichtigsten Daten

1. 13.04.2023Der Europäische Datenschutzausschuss richtet eine Taskforce zu ChatGPT ein.
2. 16.01.2024Arbeitsgericht Hamburg (Eilverfahren, 24 BVGa 1/24): Die bloße Erlaubnis, ChatGPT über private Konten zu nutzen, löst kein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats aus.
3. 15.02.2024OpenAI hat seitdem laut EDPB-Taskforce eine einzige Niederlassung in der EU; damit ist die irische Datenschutzbehörde federführend zuständig (One-Stop-Shop).
4. 06.05.2024Die Datenschutzkonferenz veröffentlicht die Orientierungshilfe «Künstliche Intelligenz und Datenschutz»: betriebliche statt privater Konten, Folgenabschätzung vielfach erforderlich.
5. 23.05.2024Die EDPB-Taskforce legt ihren Bericht mit vorläufigen Einschätzungen vor: OpenAI kann seine Verantwortung nicht per Nutzungsbedingungen auf Nutzer abwälzen; technische Unmöglichkeit rechtfertigt keinen Verstoß.
6. 20.12.2024Die italienische Datenschutzbehörde verhängt ein Bußgeld von 15 Mio. € gegen OpenAI und gibt das weitere Verfahren an die irische Datenschutzbehörde ab.
7. 26.09.2025Laut OpenAI endet die gerichtliche Pflicht, im Verfahren der New York Times Nutzerdaten auf unbestimmte Zeit aufzubewahren; Unterhaltungen aus dem EWR, der Schweiz und dem Vereinigten Königreich muss OpenAI nicht mehr aufbewahren, ein begrenzter Bestand historischer Daten bleibt gesichert.
8. 18.03.2026Nach Berichten italienischer Fachmedien hebt das Zivilgericht Rom den Bescheid wegen fehlender Zuständigkeit der italienischen Behörde auf, ohne in der Sache zu entscheiden. Eine amtliche Veröffentlichung lag uns bei Redaktionsschluss nicht vor.
9. 27.07.2026Die Verordnung (EU) 2026/1744 tritt in Kraft: Art. 4 der KI-Verordnung verlangt nun Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz zu unterstützen, statt sie sicherzustellen; die Pflicht selbst gilt seit dem 2. Februar 2025 fort.

Welche Alternative gibt es, wenn Daten den EWR nicht verlassen dürfen?

Ein Assistent auf Infrastruktur im EWR, betrieben mit offenen Modellen. Für die betrieblich häufigsten Aufgaben — Recherche in eigenen Dokumenten, Zusammenfassungen, Entwürfe, Übersetzungen — ist der Unterschied im Ergebnis oft gering, und der Verarbeitungsort ist vertraglich festgelegt und prüfbar. Bei offenen kreativen Aufgaben und sehr langen Kontexten liegen die großen Anbieter weiter vorn; wer beides braucht, fährt zweigleisig. Mehr dazu unterChatGPT-Alternative im EWRund Inferenz im EWR. Dieselben Fragen für Google beantwortetGemini und Datenschutz, für das in vielen Unternehmen bereits lizenzierte Microsoft-WerkzeugCopilot und Datenschutz.

Wann wir nicht die richtige Wahl sind

• Sie geben keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten ein — dann genügt in der Regel ein Geschäftstarif, der nicht auf Ihren Daten trainiert.
• Microsoft 365 mit Copilot ist bei Ihnen bereits lizenziert — dann prüfen Sie zuerst Copilot.
• Sie brauchen die neuesten großen Modelle für offene, kreative Aufgaben.
• Sie suchen eine rechtliche Bewertung — dafür sind eine Kanzlei oder Ihr Datenschutzbeauftragter zuständig, nicht wir.