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Leistung · Belege und Rechnungen

Belege erfassen, ohne sie abzutippen

Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Kassenbelege werden ausgelesen, gegen Ihre Stammdaten geprüft und in das Format übergeben, mit dem Ihre Buchhaltung ohnehin arbeitet. Was das System nicht sicher erkennt, läuft nicht durch, sondern landet mit markierten Feldern in einer Prüfliste. Bei üblichen Eingangsrechnungen passieren so rund 70 Prozent ohne Rückfrage.

Belegtest anfragenFür Steuerberatung
~70 %
ohne Rückfrage durchgelaufen
DATEV · BMD
Übergabe im gewohnten Format
ab 1.000
Belege im Monat lohnt es sich

Warum reicht klassische Beleganerkennung nicht?

Vorlagenbasierte Erkennung funktioniert, solange die Belege gleich aussehen. Genau das tun sie im Tagesgeschäft nicht — und an diesen vier Stellen bricht sie regelmäßig.

Jeder Lieferant hat ein eigenes Layout, und es ändert sich ohne Ankündigung. Eine Vorlage pro Lieferant ist Pflege, die niemand leistet.
Mehrseitige Rechnungen mit Positionen über den Seitenumbruch hinweg werden auseinandergerissen.
Sammelbelege und Gutschriften passen in kein Feldschema — sie landen im Zweifel als Ausnahme in der Handarbeit.
Fotografierte Belege aus dem Außendienst sind schief, geknickt und schlecht belichtet. Vorlagenerkennung gibt hier zuerst auf.

Wie läuft die Verarbeitung ab?

Vier Schritte pro Beleg — jeder protokolliert, jeder nachvollziehbar.

Auslesen mit Kontext

Felder werden inhaltlich zugeordnet statt nach Position: die Rechnungsnummer wird als solche erkannt, auch wenn sie diesmal rechts oben statt links unten steht.

Prüfen gegen Stammdaten

Lieferant bekannt, Steuersatz plausibel, Beträge stimmig, Bestellbezug vorhanden. Widersprüche werden markiert, nicht überschrieben.

Schwelle statt Durchlauf

Was unsicher bleibt, geht in eine Prüfliste mit hervorgehobenen Feldern. Der Bearbeiter korrigiert eine Stelle, nicht den ganzen Beleg.

Übergabe ins Zielsystem

Export in das Format Ihrer Buchhaltung — DATEV, BMD oder das ERP. Buchung und Freigabe bleiben in Ihren Prozessen und Berechtigungen.

Was ändert sich rechnerisch?

4.500
Belege im Monat als typische Ausgangslage
~70 %
davon ohne manuellen Eingriff
1 Stelle
statt ganzem Beleg bei einer Korrektur

Die Zahlen sind eine Modellrechnung für ein mittleres Belegaufkommen, keine Zusage. Ihre Quote hängt von Belegvielfalt und Stammdatenqualität ab und wird im Pilot gemessen.

Wann lohnt sich das nicht?

Unter etwa tausend Belegen im Monat — dann ist der Aufwand für Anbindung und Ausnahmeregeln höher als die eingesparte Zeit.
Wenn die Stammdaten nicht gepflegt sind: gegen einen unvollständigen Lieferantenstamm lässt sich nichts prüfen, und die Fehler wandern nur an eine andere Stelle.
Wenn eine vollautomatische Buchung ohne jede Prüfung erwartet wird. Wir bauen die Schwelle bewusst ein.
Wenn die Belege ausschließlich in Papierform vorliegen und kein Scanprozess existiert — der ist Voraussetzung, nicht Teil des Projekts.

FAQ

Was macht KI bei der Belegverarbeitung besser als OCR?+
OCR liest Zeichen, versteht aber keinen Kontext. Sie scheitert an abweichenden Layouts, mehrseitigen Rechnungen und Sammelbelegen. Ein KI-gestützter Ablauf ordnet Felder inhaltlich zu — er erkennt die Rechnungsnummer daran, was sie ist, nicht daran, wo sie auf dem Blatt steht.
Wie hoch ist die Trefferquote realistisch?+
Bei üblichen Eingangsrechnungen laufen typischerweise um die 70 Prozent ohne Rückfrage durch. Der Rest geht mit markierter Unsicherheit an einen Menschen. Die genaue Quote hängt von der Belegvielfalt ab und wird im Pilot an Ihren Daten gemessen, nicht vorher zugesagt.
Funktioniert das mit DATEV oder BMD?+
Ja. Wir übergeben in das Format, das Ihre Buchhaltung ohnehin verwendet, statt eine zweite Datenhaltung aufzubauen. Die Prüfung und Buchung bleiben dort, wo Ihre Prozesse und Berechtigungen bereits sitzen.
Was passiert mit Belegen, die das System nicht sicher erkennt?+
Sie laufen nicht durch. Unterhalb einer definierten Sicherheitsschwelle landet der Beleg in einer Prüfliste mit Markierung der unklaren Felder — der Bearbeiter korrigiert nur diese Stelle statt den ganzen Beleg neu zu erfassen.
Lernt das System aus unseren Korrekturen?+
Ja, auf Ebene der Zuordnungsregeln und wiederkehrenden Lieferanten. Ihre Belege fließen dabei nicht in das Training eines fremden Modells — die Verarbeitung läuft auf unserer Infrastruktur in der EU.
Was kostet die Einführung?+
Der Discovery-Workshop mit Belegaufnahme und PoC startet bei 5.000 €. Ein produktiver Ablauf auf bestehender Infrastruktur beginnt bei 25.000 €, abhängig von Belegarten und Anbindungstiefe.
Ab welchem Volumen lohnt sich das?+
Als Faustregel ab etwa tausend Belegen im Monat. Darunter ist der Aufwand für Anbindung, Testbetrieb und Ausnahmeregeln höher als die eingesparte Bearbeitungszeit — das sagen wir Ihnen im Discovery, nicht nach der Rechnung.

Zwanzig Belege genügen für eine Aussage

Schicken Sie uns zwanzig typische Eingangsrechnungen — gern mit den Ausreißern, die heute Ärger machen. Sie bekommen die ausgelesenen Felder zurück und eine realistische Durchlaufquote für Ihr Belegbild.

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