Belege erfassen, ohne sie abzutippen
Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Kassenbelege werden ausgelesen, gegen Ihre Stammdaten geprüft und in das Format übergeben, mit dem Ihre Buchhaltung ohnehin arbeitet. Was das System nicht sicher erkennt, läuft nicht durch, sondern landet mit markierten Feldern in einer Prüfliste. Bei üblichen Eingangsrechnungen passieren so rund 70 Prozent ohne Rückfrage.
Warum reicht klassische Beleganerkennung nicht?
Vorlagenbasierte Erkennung funktioniert, solange die Belege gleich aussehen. Genau das tun sie im Tagesgeschäft nicht — und an diesen vier Stellen bricht sie regelmäßig. Der gemeinsame Nenner: Sie sucht Felder über ihre Position auf dem Blatt. Kontextbasierte Auswertung fragt stattdessen, was ein Wert ist — eine Rechnungsnummer wird erkannt, weil sie in einem Zusammenhang steht, nicht weil sie an einer bestimmten Stelle steht. Deshalb ist ein unbekanntes Layout kein Sonderfall mehr.
- Jeder Lieferant hat ein eigenes Layout, und es ändert sich ohne Ankündigung. Eine Vorlage pro Lieferant ist Pflege, die niemand leistet.
- Mehrseitige Rechnungen mit Positionen über den Seitenumbruch hinweg werden auseinandergerissen.
- Sammelbelege und Gutschriften passen in kein Feldschema — sie landen im Zweifel als Ausnahme in der Handarbeit.
- Fotografierte Belege aus dem Außendienst sind schief, geknickt und schlecht belichtet. Vorlagenerkennung gibt hier zuerst auf.
Wie läuft die Verarbeitung ab?
Vier Schritte pro Beleg — jeder protokolliert, jeder nachvollziehbar. Der Preis der Flexibilität ist, dass das Ergebnis nicht deterministisch ist; deshalb gehört zu jedem produktiven Ablauf eine Schwelle, unterhalb derer nicht gebucht, sondern vorgelegt wird. Diese Schwelle ist keine Schwäche des Systems, sondern die Bedingung dafür, dass es überhaupt in die Buchhaltung darf.
Auslesen mit Kontext
Felder werden inhaltlich zugeordnet statt nach Position: die Rechnungsnummer wird als solche erkannt, auch wenn sie diesmal rechts oben statt links unten steht.
Prüfen gegen Stammdaten
Lieferant bekannt, Steuersatz plausibel, Beträge stimmig, Bestellbezug vorhanden. Widersprüche werden markiert, nicht überschrieben.
Schwelle statt Durchlauf
Was unsicher bleibt, geht in eine Prüfliste mit hervorgehobenen Feldern. Der Bearbeiter korrigiert eine Stelle, nicht den ganzen Beleg.
Übergabe ins Zielsystem
Export in das Format Ihrer Buchhaltung — DATEV, BMD oder das ERP. Buchung und Freigabe bleiben in Ihren Prozessen und Berechtigungen.
Was ändert sich rechnerisch?
Die Rechnung, die wir im Discovery gemeinsam aufstellen, hat drei Größen: Belegvolumen im Monat, durchschnittliche Erfassungszeit je Beleg und Anteil der Fälle, die ohne Rückfrage durchlaufen. Der dritte Wert ist der einzige, den man vorher nicht kennt — deshalb wird er im Pilot an Ihren Belegen gemessen und nicht im Angebot versprochen. Wichtiger als der Durchschnitt ist dabei die Verteilung: Ein Bestand mit wenigen Stammlieferanten erreicht deutlich mehr als einer mit vielen Einmalzahlungen, und beide liegen hinter derselben Durchschnittszahl.
Die Zahlen sind eine Modellrechnung für ein mittleres Belegaufkommen, keine Zusage. Ihre Quote hängt von Belegvielfalt und Stammdatenqualität ab und wird im Pilot gemessen.
Wann lohnt sich das nicht?
Vier Situationen, in denen wir abraten. Die erste ist eine reine Rechnung, die anderen drei betreffen Voraussetzungen, die sich nicht durch Software ersetzen lassen — und die im Projekt zu entdecken teurer ist als im Erstgespräch.
- Unter etwa tausend Belegen im Monat — dann ist der Aufwand für Anbindung und Ausnahmeregeln höher als die eingesparte Zeit.
- Wenn die Stammdaten nicht gepflegt sind: gegen einen unvollständigen Lieferantenstamm lässt sich nichts prüfen, und die Fehler wandern nur an eine andere Stelle.
- Wenn eine vollautomatische Buchung ohne jede Prüfung erwartet wird. Wir bauen die Schwelle bewusst ein.
- Wenn die Belege ausschließlich in Papierform vorliegen und kein Scanprozess existiert — der ist Voraussetzung, nicht Teil des Projekts.
Österreich und Deutschland im Vergleich
Wer in beiden Ländern bucht, arbeitet mit zwei Regelwerken, die sich an den praktisch wichtigsten Stellen unterscheiden. Vier davon betreffen die Belegprüfung direkt.
| Worum es geht | Österreich | Deutschland |
|---|---|---|
| Pflichtangaben der Rechnung | § 11 UStG | § 14 UStG |
| Grenze für Kleinbetragsrechnungen | 400 € brutto | 250 € brutto |
| Aufbewahrungsfrist | 7 Jahre, § 132 BAO | 8 Jahre für Buchungsbelege, § 147 AO; 10 Jahre für Bücher, Inventare und Abschlüsse |
| Ordnungsrahmen für die Verarbeitung | BAO samt Verfahrensdokumentation | GoBD |
Unterschiedliche Betragsgrenzen sind der häufigste Grund für falsch abgelehnte Belege: eine Rechnung über 300 € ist in Österreich eine Kleinbetragsrechnung und in Deutschland nicht.
Welche Rechnungsmerkmale werden geprüft?
Ein Beleg ist nicht deshalb buchbar, weil die Zahlen erkannt wurden, sondern weil die Pflichtangaben vollständig sind. Geprüft wird gegen die Merkmale, die das Umsatzsteuergesetz verlangt — in Österreich § 11 UStG, in Deutschland § 14 UStG: vollständige Namen und Anschriften beider Seiten, UID beziehungsweise Steuernummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Nummer, Menge und Bezeichnung der Leistung, Zeitpunkt der Lieferung, Entgelt nach Steuersätzen getrennt, Steuerbetrag und Steuersatz. Fehlt eine dieser Angaben, wandert der Beleg in die Prüfliste statt in die Buchung.
- Kleinbetragsrechnungen haben weniger Pflichtangaben — die Grenze liegt in Österreich bei 400 €, in Deutschland bei 250 €; unterschiedliche Schwellen sind ein häufiger Grund für falsch abgelehnte Belege.
- Bei Reverse Charge fehlt der Steuerbetrag nicht versehentlich, sondern richtigerweise — das System darf das nicht als Fehler markieren.
- Aufbewahrung: sieben Jahre nach § 132 BAO in Österreich. In Deutschland acht Jahre für Buchungsbelege — das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt, für alle Belege, deren Frist zu diesem Zeitpunkt noch lief. Bei Büchern, Inventaren und Jahresabschlüssen bleibt es bei zehn Jahren, und eine noch offene Festsetzungsfrist nach §§ 169, 170 AO kann die Aufbewahrung verlängern. Das betrifft nicht nur das Original, sondern auch die maschinellen Verarbeitungsprotokolle.
- Die Prüfung ersetzt keine steuerliche Beurteilung: das System stellt fest, ob eine Angabe fehlt, nicht ob der Vorsteuerabzug zusteht.
Was daneben steht
Die Übergabe an die Buchhaltungssoftware, der Ablauf im Detail und die Abteilung, die damit täglich arbeitet — jeweils eigene Seite, weil die Fragen dazu verschieden sind.
FAQ
Gibt es eine ausführliche Anleitung zum Nachlesen?+
Wer arbeitet damit im Alltag — die Buchhaltung oder die IT?+
Was macht KI bei der Belegverarbeitung besser als OCR?+
Wie hoch ist die Trefferquote realistisch?+
Funktioniert das mit DATEV oder BMD?+
Was passiert mit Belegen, die das System nicht sicher erkennt?+
Lernt das System aus unseren Korrekturen?+
Was kostet die Einführung?+
Ab welchem Volumen lohnt sich das?+
Zwanzig Belege genügen für eine Aussage
Schicken Sie uns zwanzig typische Eingangsrechnungen — gern mit den Ausreißern, die heute Ärger machen. Sie bekommen die ausgelesenen Felder zurück und eine realistische Durchlaufquote für Ihr Belegbild.
Noch nicht so weit? Für Kanzleien: derselbe Ablauf über viele Mandanten
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