Ist ChatGPT im Unternehmen grundsätzlich verboten?

Nein. Im Geschäftstarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag und abgeschalteter Trainingsnutzung ist ein Einsatz möglich. Was regelmäßig nicht geht, ist die Nutzung kostenloser Konten für Unternehmensdaten — dort fehlt der Vertrag, und damit die Grundlage.

Reicht ein europäischer Anbieter?

Der Firmensitz sagt nichts über den Verarbeitungsort. Ein europäisches Unternehmen kann die Inferenz vollständig bei einem Drittanbieter einkaufen und weiterreichen. Fragen Sie nach dem Ort der Berechnung, nicht nach der Anschrift im Impressum.

Was ist der schnellste wirksame Schritt?

Eine Seite Nutzungsregel: erlaubte Werkzeuge, erlaubte Daten, klare Tabus, Zuständigkeit bei Zweifeln. Sie schließt die häufigste Lücke und ist an einem Nachmittag geschrieben — schneller als jede Produktentscheidung.

Brauchen wir für jedes Werkzeug eine Folgenabschätzung?

Nein, sie hängt vom Anwendungsfall ab. Bei Beschäftigtendaten, systematischer Bewertung von Personen oder besonderen Datenkategorien ist sie regelmäßig fällig; für eine Suche über technische Dokumentation in aller Regel nicht.

Europäische ChatGPT-Alternative: DSGVO-konform statt OpenAI

Eine pauschal «DSGVO-konforme» Alternative zu ChatGPT gibt es nicht, weil Konformität keine Produkteigenschaft ist, sondern eine Eigenschaft des Einsatzes. Dasselbe Werkzeug ist zulässig, wenn Auftragsverarbeitungsvertrag, Verarbeitungsort und Nutzungsregeln stimmen — und unzulässig, sobald Mitarbeiter dort ungeregelt Kundendaten eingeben. Der schnellste Schritt ist deshalb nicht der Produktwechsel, sondern eine Seite Nutzungsregel.

Warum ist «DSGVO-konform» kein Produktmerkmal?

Weil die Verantwortung nicht mitgeliefert wird. Verantwortlich im Sinne der Verordnung bleibt Ihr Unternehmen — für Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Informationspflichten und die Frage, welche Daten überhaupt eingegeben werden dürfen. Ein Anbieter kann Ihnen die Auftragsverarbeitung vertraglich zusichern; die Rolle des Verantwortlichen kann er Ihnen nicht abnehmen. Was das für ChatGPT selbst heißt — in welchen Tarifen OpenAI trainiert, für welche es einen AVV gibt und wo die Daten liegen —, steht unter ChatGPT und Datenschutz im Unternehmen.

Praktisch heißt das: Ein Werkzeug mit tadellosem Vertrag wird unzulässig eingesetzt, sobald jemand eine Bewerberakte hineinkopiert, ohne dass dafür eine Grundlage besteht. Das Siegel auf der Produktseite ändert daran nichts.

Welche Fragen entscheiden — und welche davon der Anbieter beantworten muss

Die sechs Kriterien, an denen sich Anbieter tatsächlich unterscheiden, stehen ausführlich in der Auswahlhilfe: Vertrag nach Artikel 28, Verarbeitungsort der Inferenz, Unterauftragsverarbeiter mit Ort und Zweck, vertraglich zugesicherter Trainingsausschluss, Löschkonzept, Rollen und Rechte.

Für diesen Beitrag zählt eine Beobachtung dazu: Von den sechs sind zwei Killerkriterien und vier Verhandlungspunkte. Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es nichts zu prüfen, und bei kostenlosen Konten existiert er nicht — genau das ist die Nutzung, die in den meisten Häusern längst stattfindet. Und ein Trainingsausschluss, der als Schalter in den Einstellungen steht statt im Vertrag, kann sich mit dem nächsten Update ändern.

Die übrigen vier lassen sich verhandeln, dokumentieren oder durch Gestaltung entschärfen. Wer die Prüfung in dieser Reihenfolge führt, spart sich die Auseinandersetzung über Löschfristen mit einem Anbieter, der schon am ersten Kriterium ausgeschieden ist.

Was spart der Verarbeitungsort in der EU?

Einen ganzen Prüfstrang. Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht verboten, aber sie verlangt eine Grundlage — Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln mit ergänzender Prüfung oder eine der engen Ausnahmen — samt der Bewertung, ob im Zielland behördliche Zugriffe dem europäischen Schutzniveau entgegenstehen.

Dieser Aufwand fällt nicht einmalig an. Er muss nachgehalten werden, weil sich die Grundlage ändern kann: Die beiden Vorgängerregelungen des heutigen Angemessenheitsbeschlusses wurden gerichtlich aufgehoben. Eine Architektur, die darauf ruht, ist bei einem Wegfall unter Zeitdruck umzubauen — bei laufendem Betrieb.

Läuft die Verarbeitung in der EU, ist die Frage nicht besser beantwortet: sie stellt sich nicht. Das ist der praktische Grund für diese Architektur, kein Bekenntnis.

Warum ist der Produktwechsel selten der erste Schritt?

Weil er die häufigste Lücke nicht schließt. In den meisten Unternehmen ist nicht das Werkzeug das Problem, sondern dass niemand festgelegt hat, was hineingegeben werden darf. Wer den Anbieter wechselt und diese Festlegung ausspart, hat einen Vertrag mehr und dasselbe Risiko.

Die Reihenfolge, die funktioniert: erst eine erlaubte Alternative bereitstellen, dann die Regeln setzen, dann die unkontrollierte Nutzung beenden. Ein Verbot ohne Alternative verlagert dieselbe Arbeit nur auf private Konten, wo weder Vertrag noch Protokoll greifen — Shadow AI ist die Folge, nicht die Ursache.

Was gehört in die Nutzungsregel?

Eine Seite, nicht mehr — längere liest niemand, und dann gilt sie faktisch nicht. Hinein gehören: welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hinein dürfen, was nie hineingehört (Kundennamen, Personaldaten, Zugangsdaten, Vertragsentwürfe Dritter) und wer bei Zweifeln entscheidet.

Dazu die Einweisung der Mitarbeiter an den eigenen Werkzeugen. Sie erfüllt zugleich die Schulungspflicht nach Artikel 4 des EU AI Act, die seit Februar 2025 gilt — zwei Regelwerke, ein Arbeitsschritt.

Welche Alternativen aus Europa gibt es überhaupt?

Die Frage wird oft gestellt und selten sauber beantwortet, weil «europäisch» drei verschiedene Dinge meinen kann: ein europäisches Unternehmen als Anbieter, ein Rechenzentrum in Europa, oder ein Modell, das europäische Stellen entwickelt haben. Diese drei fallen selten zusammen, und für die Zulässigkeit zählt vor allem das mittlere.

Modelle aus Europa. Mistral aus Frankreich und Aleph Alpha aus Deutschland entwickeln eigene Modelle; die offenen Gewichte von Mistral lassen sich auf eigener Hardware betreiben. Für viele Aufgaben reicht das aus, an der Spitze der Leistungsfähigkeit stehen sie derzeit nicht — wer das Gegenteil behauptet, verkauft Standort statt Qualität.

Offene Modelle auf europäischer Infrastruktur. Der praktisch häufigste Weg: Modelle mit offenen Gewichten — Qwen, Mistral, DeepSeek, GLM — laufen auf Hardware in der EU oder im eigenen Netz. Der Anbieter der Gewichte ist dann für den Datenschutz unerheblich, weil nichts an ihn übertragen wird. Genau darauf beruht unsere eigene Infrastruktur.

Europäische Oberflächen auf amerikanischen Modellen. Hier lohnt das Hinsehen: Manches Angebot mit deutschem Namen und deutschem Impressum reicht Anfragen an OpenAI oder Anthropic weiter. Das ist nicht verwerflich und kann vertraglich sauber sein — aber es ist etwas anderes, als die Werbung nahelegt, und die Frage nach dem Verarbeitungsort beantwortet es nicht von selbst.

Und der unbequeme Teil: Die Wahl eines europäischen Anbieters macht den Einsatz nicht zulässig. Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Nutzungsregel und ohne Einordnung des Anwendungsfalls ist auch ein Modell aus Heidelberg nicht besser gestellt als eines aus San Francisco. Der Standort löst genau ein Problem — die Drittlandsübermittlung —, und das ist eines von sechs.

Was ist der ehrliche erste Schritt?

Eine anonyme Umfrage mit drei Fragen im Team: Welche KI-Werkzeuge nutzen Sie beruflich? Wofür? Welche Daten geben Sie dabei ein? Das Ergebnis ist unbequem und genau deshalb brauchbar — es zeigt, worüber Sie tatsächlich entscheiden, statt worüber Sie zu entscheiden glauben.

Erst danach ist die Produktfrage sinnvoll. Die Kriterien dafür stehen in der Anbieterauswahl, die Prüfung des Verarbeitungsorts im Datenstandort.