Ist ChatGPT im Unternehmen grundsätzlich verboten?

Nein. Im Geschäftstarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag und abgeschalteter Trainingsnutzung ist ein Einsatz möglich. Was regelmäßig nicht geht, ist die Nutzung kostenloser Konten für Unternehmensdaten — dort fehlt der Vertrag, und damit die Grundlage.

Reicht ein europäischer Anbieter?

Der Firmensitz sagt nichts über den Verarbeitungsort. Ein europäisches Unternehmen kann die Inferenz vollständig bei einem Drittanbieter einkaufen und weiterreichen. Fragen Sie nach dem Ort der Berechnung, nicht nach der Anschrift im Impressum.

Was ist der schnellste wirksame Schritt?

Eine Seite Nutzungsregel: erlaubte Werkzeuge, erlaubte Daten, klare Tabus, Zuständigkeit bei Zweifeln. Sie schließt die häufigste Lücke und ist an einem Nachmittag geschrieben — schneller als jede Produktentscheidung.

Brauchen wir für jedes Werkzeug eine Folgenabschätzung?

Nein, sie hängt vom Anwendungsfall ab. Bei Beschäftigtendaten, systematischer Bewertung von Personen oder besonderen Datenkategorien ist sie regelmäßig fällig; für eine Suche über technische Dokumentation in aller Regel nicht.

DSGVO-konforme Alternative zu ChatGPT: worauf es wirklich ankommt

Eine pauschal «DSGVO-konforme» Alternative zu ChatGPT gibt es nicht, weil Konformität keine Produkteigenschaft ist, sondern eine Eigenschaft des Einsatzes. Dasselbe Werkzeug ist zulässig, wenn Auftragsverarbeitungsvertrag, Verarbeitungsort und Nutzungsregeln stimmen — und unzulässig, sobald Mitarbeiter dort ungeregelt Kundendaten eingeben. Der schnellste Schritt ist deshalb nicht der Produktwechsel, sondern eine Seite Nutzungsregel.

Warum ist «DSGVO-konform» kein Produktmerkmal?

Weil die Verantwortung nicht mitgeliefert wird. Verantwortlich im Sinne der Verordnung bleibt Ihr Unternehmen — für Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Informationspflichten und die Frage, welche Daten überhaupt eingegeben werden dürfen. Ein Anbieter kann Ihnen die Auftragsverarbeitung vertraglich zusichern; die Rolle des Verantwortlichen kann er Ihnen nicht abnehmen.

Praktisch heißt das: Ein Werkzeug mit tadellosem Vertrag wird unzulässig eingesetzt, sobald jemand eine Bewerberakte hineinkopiert, ohne dass dafür eine Grundlage besteht. Das Siegel auf der Produktseite ändert daran nichts.

Welche sechs Fragen entscheiden tatsächlich?

Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28. Bei kostenlosen Konten existiert er nicht — das ist der erste und härteste Filter, und er sortiert genau die Nutzung aus, die in den meisten Häusern bereits stattfindet.

Verarbeitungsort der Inferenz. Nicht der Firmensitz und nicht der Ort der Weboberfläche, sondern wo gerechnet wird. Diese drei fallen häufiger auseinander als angenommen.

Unterauftragsverarbeiter mit Ort und Zweck. Eine Liste ohne Ortsangabe beantwortet die Frage nicht, sie verschiebt sie eine Ebene tiefer.

Keine Nutzung zum Training — vertraglich zugesichert, nicht als Schalter in den Einstellungen. Ein Schalter kann sich mit dem nächsten Update ändern.

Löschkonzept mit Fristen für Eingaben, Ausgaben und Protokolle.

Rollen und Rechte: Übernahme der bestehenden Berechtigungen. Ein System, das allen alles zeigt, ist kein Werkzeug, sondern ein Datenschutzvorfall mit Oberfläche.

Was spart der Verarbeitungsort in der EU?

Einen ganzen Prüfstrang. Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht verboten, aber sie verlangt eine Grundlage — Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln mit ergänzender Prüfung oder eine der engen Ausnahmen — samt der Bewertung, ob im Zielland behördliche Zugriffe dem europäischen Schutzniveau entgegenstehen.

Dieser Aufwand fällt nicht einmalig an. Er muss nachgehalten werden, weil sich die Grundlage ändern kann: Die beiden Vorgängerregelungen des heutigen Angemessenheitsbeschlusses wurden gerichtlich aufgehoben. Eine Architektur, die darauf ruht, ist bei einem Wegfall unter Zeitdruck umzubauen — bei laufendem Betrieb.

Läuft die Verarbeitung in der EU, ist die Frage nicht besser beantwortet: sie stellt sich nicht. Das ist der praktische Grund für diese Architektur, kein Bekenntnis.

Warum ist der Produktwechsel selten der erste Schritt?

Weil er die häufigste Lücke nicht schließt. In den meisten Unternehmen ist nicht das Werkzeug das Problem, sondern dass niemand festgelegt hat, was hineingegeben werden darf. Wer den Anbieter wechselt und diese Festlegung ausspart, hat einen Vertrag mehr und dasselbe Risiko.

Die Reihenfolge, die funktioniert: erst eine erlaubte Alternative bereitstellen, dann die Regeln setzen, dann die unkontrollierte Nutzung beenden. Ein Verbot ohne Alternative verlagert dieselbe Arbeit nur auf private Konten, wo weder Vertrag noch Protokoll greifen — Shadow AI ist die Folge, nicht die Ursache.

Was gehört in die Nutzungsregel?

Eine Seite, nicht mehr — längere liest niemand, und dann gilt sie faktisch nicht. Hinein gehören: welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hinein dürfen, was nie hineingehört (Kundennamen, Personaldaten, Zugangsdaten, Vertragsentwürfe Dritter) und wer bei Zweifeln entscheidet.

Dazu die Einweisung der Mitarbeiter an den eigenen Werkzeugen. Sie erfüllt zugleich die Schulungspflicht nach Artikel 4 des EU AI Act, die seit Februar 2025 gilt — zwei Regelwerke, ein Arbeitsschritt.

Was ist der ehrliche erste Schritt?

Eine anonyme Umfrage mit drei Fragen im Team: Welche KI-Werkzeuge nutzen Sie beruflich? Wofür? Welche Daten geben Sie dabei ein? Das Ergebnis ist unbequem und genau deshalb brauchbar — es zeigt, worüber Sie tatsächlich entscheiden, statt worüber Sie zu entscheiden glauben.

Erst danach ist die Produktfrage sinnvoll. Die Kriterien dafür stehen in der Anbieterauswahl, die Prüfung des Verarbeitungsorts im Datenstandort.