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Integration · DATEV

Vorbereitet ankommen — gebucht wird in DATEV

Wir arbeiten vor DATEV, nicht darin. Eingangsbelege werden ausgelesen, gegen Ihre Stammdaten und offene Bestellungen geprüft und als vorbereiteter Stapel übergeben. Buchung, Freigabe und Auswertung bleiben dort, wo Ihre Prozesse und Berechtigungen bereits sitzen — es entsteht kein zweites System und kein neuer Genehmigungsweg.

Belegtest anfragenLeitfaden lesen
~70 %
ohne Rückfrage durchgelaufen
DATEV-Format
Übergabe im gewohnten Weg
ab 1.000
Belege im Monat lohnt es sich

Was kostet vor DATEV tatsächlich Zeit?

Nicht das Buchen — das ist in DATEV schnell. Die Zeit geht in die vier Schritte davor, und keiner davon verlangt buchhalterisches Urteil. Genau deshalb lässt sich dieser Teil automatisieren, ohne die Kontrolle zu verschieben: Was wegfällt, ist das Übertragen, nicht das Entscheiden.

Vorsortieren: im Rechnungspostfach liegen auch Mahnungen, Kontoauszüge und Werbung. Diese Arbeit macht heute ein Mensch, und sie hat das beste Verhältnis von Aufwand zu Wirkung.
Erfassen: Werte von einem Dokument in eine Maske übertragen, die daneben auf dem Bildschirm liegt.
Nachfassen: fehlender Bestellbezug, unklare Kostenstelle, keine sachliche Freigabe.
Suchen: «welche Rechnung war das noch mal» quer über Postfach, Ablage und DATEV.

Was übergeben wird

Ein vorbereiteter Stapel statt einzelner Werte — mit allem, was DATEV für die Buchung braucht, und mit Markierungen dort, wo etwas unklar blieb. Was das System nicht sicher lesen konnte, kommt als Prüffall und nicht als Vermutung.

Kreditor sicher zugeordnet

Abgleich über Name, Anschrift, UID und IBAN gemeinsam — ein Feld allein trägt die Zuordnung nicht, besonders bei ähnlichen Firmennamen.

Beträge rechnerisch geprüft

Netto, Steuer und Brutto gegeneinander. Stimmt die Summe nicht, ist das kein Erfassungsfehler, sondern ein Befund für die Prüfliste.

Steuerfall erkannt

Innergemeinschaftlich, Reverse Charge, differenzbesteuert — am Textbefund erkannt und mit Fundstelle belegt, nicht geraten.

Zahlungsziel und Skonto

Aus dem Fließtext, nicht nur aus einem Feld. Genau hier entstehen die Verluste, wenn die Erfassung zu spät kommt.

Wie entsteht die Anbindung?

In vier Abschnitten, beginnend mit einem Mandanten statt mit allen. Der Grund ist praktisch: Belegbilder unterscheiden sich zwischen Mandanten stärker als zwischen Kanzleien, und eine Quote, die an einem gemischten Bestand gemessen wurde, sagt über den nächsten Mandanten wenig aus.

01

Belegaufnahme

3–5 Tage

Welche Belegarten in welchem Volumen, aus welchen Kanälen, mit welchen Ausnahmen — auf Basis eines echten Monats, nicht einer Auswahl guter Beispiele.

02

Test an echten Belegen

1–2 Wochen

Ihre Belege samt der Ausreißer. Ergebnis ist eine Durchlaufquote je Belegart statt eines Durchschnittswerts.

03

Schattenbetrieb

2–4 Wochen

Automatische Erfassung parallel zur Handarbeit, ohne Übergabe an DATEV. Verglichen wird Feld für Feld, in beide Richtungen.

04

Produktivbetrieb

4–8 Wochen

Übergabe in den gewohnten Ablauf, Prüfliste für unsichere Fälle, Verfahren für neue Belegarten und Mandanten.

Wann trägt sich die Anbindung nicht?

Vier Situationen, in denen wir abraten. Die erste ist eine reine Rechnung, die übrigen betreffen Voraussetzungen, die sich nicht durch Software ersetzen lassen — und die im Projekt zu entdecken teurer ist als im Erstgespräch.

Unter etwa tausend Belegen im Monat: der Aufwand für Anbindung und Ausnahmeregeln übersteigt die eingesparte Zeit.
Wenn der Kreditorenstamm nicht gepflegt ist — gegen einen unvollständigen Stamm lässt sich nichts prüfen, und die Fehler wandern nur an eine andere Stelle.
Wenn eine vollautomatische Buchung ohne jede Prüfung erwartet wird. Die Schwelle bauen wir bewusst ein.
Wenn Belege ausschließlich in Papierform vorliegen und kein Scanprozess existiert — der ist Voraussetzung, nicht Projektbestandteil.

FAQ

Ersetzt das die KI-Funktionen von DATEV?+
Nein, und das ist keine Höflichkeitsfloskel: Wir arbeiten vor DATEV, nicht darin. Belege werden ausgelesen, gegen Ihre Stammdaten geprüft und im Importformat übergeben — gebucht, freigegeben und ausgewertet wird weiterhin in DATEV, mit denselben Rollen und Berechtigungen wie bisher.
Über welche Schnittstelle läuft die Übergabe?+
Über das Format, das Ihr Ablauf ohnehin verwendet — in der Regel DATEV-Format oder DATEV Unternehmen online. Wir bauen keine zweite Datenhaltung: Was übergeben wird, ist ein vorbereiteter Buchungsstapel, kein paralleles System.
Was passiert mit Belegen, die nicht sicher erkannt werden?+
Sie gehen nicht durch. Unterhalb einer definierten Sicherheitsschwelle landet der Beleg in einer Prüfliste mit hervorgehobenen Feldern; der Bearbeiter korrigiert eine Stelle statt den ganzen Beleg neu zu erfassen. Bei üblichem Belegbild betrifft das rund ein Drittel.
Funktioniert das auch für Kanzleien mit vielen Mandanten?+
Ja, und dort ist der Effekt am größten. Wichtig ist die Reihenfolge: Wir beginnen mit einem Mandanten, weil sich Belegbilder zwischen Mandanten stärker unterscheiden als zwischen Kanzleien. Nach dem ersten ist die Anbindung bezahlt, jeder weitere kostet nur noch die Einrichtung.
Bleibt die GoBD-Nachvollziehbarkeit erhalten?+
Jeder Schritt wird protokolliert: Ausgangsdokument, ausgelesene Werte, Prüfergebnis, Korrektur durch wen und wann. Der Originalbeleg bleibt unverändert erhalten und bleibt der Nachweis — das erfasste Ergebnis ist die Bearbeitung, nicht der Ersatz des Belegs.
Ab wie vielen Belegen lohnt sich das?+
In der Kanzlei zählt die Summe über alle Mandanten: ab etwa tausend Belegen im Monat trägt sich die Einrichtung. Darunter übersteigt der Aufwand die eingesparte Erfassungszeit, und das sagen wir im Discovery statt nach der Beauftragung.

Zwanzig Belege genügen für eine Aussage

Schicken Sie uns zwanzig typische Eingangsrechnungen samt der Ausreißer, die heute Ärger machen, und nennen Sie Ihr Monatsvolumen. Sie bekommen die ausgelesenen Felder zurück und die Rechnung, ob sich eine Anbindung trägt — auch wenn die Antwort nein lautet.

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