KI-Suche über SharePoint, Confluence und das DMS
Die Dokumente bleiben, wo sie sind. Angebunden wird lesend über die Schnittstellen, die Ihre Systeme schon haben — mit den Berechtigungen, die dort gelten. Jede Antwort nennt Dokument, Version und Seite. Wir ersetzen keine Ablage und führen keine zweite ein; wir machen den Bestand beantwortbar.
Wie bleiben die Berechtigungen erhalten?
Indem sie Teil der Suche sind und nicht eine Einstellung daneben. Beim Indexieren wird zu jedem Dokument mitgeführt, wer es sehen darf. Bei jeder Anfrage wird im Namen des fragenden Nutzers ausgewertet — er erhält ausschließlich Antworten aus Dokumenten, die er auch direkt öffnen könnte.
Das ist der Punkt, an dem sich brauchbare von vorgeführten Lösungen unterscheiden. Ein Index über alles, mit nachträglicher Filterung der Trefferliste, wirkt in der Vorführung identisch. Im Betrieb reicht dann eine geschickt gestellte Frage, damit im Antworttext Gehaltsdaten auftauchen, deren Quelldokument korrekt herausgefiltert wurde.
Deshalb die konkrete Prüffrage an jeden Anbieter: Werden Rechte beim Abruf pro Nutzer ausgewertet oder erst auf das Ergebnis angewendet? Die Antwort entscheidet, ob die Suche in einem Haus mit Personalakten und Verträgen überhaupt zulässig ist.
Welche Systeme werden angebunden?
Lesend über die vorhandene Schnittstelle — die Reihenfolge richtet sich nach Nutzen und Rechtslage, nicht nach technischem Aufwand.
SharePoint und Microsoft 365
Zugriff über die Graph-API, einschließlich der Berechtigungen je Bibliothek und Ordner. Teams-Dateien liegen technisch in SharePoint und werden damit mit erfasst.
Confluence
Seiten und Anhänge über die REST-API, mit Space- und Seitenrechten. Confluence ist der Fall, in dem Struktur vorhanden ist — sie hilft der Suche, statt sie zu behindern.
Netzlaufwerke und Dateiablagen
Der unscheinbarste und meist größte Bestand. Hier gibt es keine Metadaten außer Pfad und Datum, deshalb entscheidet die Vorsortierung über das Ergebnis.
Dokumentenmanagement-Systeme
DMS wie d.3, ELO, Amagno oder DocuWare bringen Metadaten und Versionsstände mit. Wir lesen daraus, statt die Ablage zu ersetzen.
Wiki und Intranet
Oft die erste Quelle, die Mitarbeiter nennen, und die am schlechtesten gepflegte. Veraltete Seiten werden nicht ausgeschlossen, sondern datiert ausgewiesen.
E-Mail-Archive
Fachlich wertvoll und rechtlich heikel: Postfächer enthalten Privates. Sie kommen bewusst zuletzt und nur mit ausdrücklich geklärtem Umfang.
Ersetzt das unser Dokumentenmanagement?
Nein, und ein Angebot, das es verspricht, sollte misstrauisch machen. Ein DMS leistet Dinge, die eine Suche nicht leistet: revisionssichere Ablage, Aufbewahrungsfristen, Versionsführung, Nachweis darüber, wer wann was geändert hat. Diese Aufgaben bleiben dort, wo sie erfüllt werden.
Was im DMS regelmäßig fehlt, ist die inhaltliche Frage. Die Ablage findet Dokumente über Metadaten — Kunde, Datum, Typ. Sie findet nicht die Antwort auf „welche Kündigungsfrist haben wir mit diesem Lieferanten vereinbart“, weil die in Absatz sieben eines Dokuments steht, dessen Namen niemand kennt.
Die Suche setzt deshalb darüber auf und nutzt die Metadaten des DMS als Vorteil: ein System mit gepflegten Versionsständen liefert bessere Antworten als ein Netzlaufwerk, weil die Frage „welche Fassung gilt“ schon beantwortet ist.
Warum scheitert Wissensmanagement im Unternehmen so oft?
Weil der übliche Ansatz Pflege verlangt. Eine Wissensdatenbank, die nur nützt, wenn alle sie füllen und aktuell halten, verfällt nach dem ersten arbeitsreichen Quartal. Der Aufwand liegt bei vielen, der Nutzen bei wenigen — das hält keine Organisation dauerhaft durch.
Die Suche über den vorhandenen Bestand dreht das um: gearbeitet wird mit dem, was ohnehin entsteht. Niemand muss etwas zusätzlich pflegen, damit eine Frage beantwortet wird. Der Preis dafür ist, dass der Bestand Widersprüche enthält — und dass die Antwort das offenlegen muss statt sich für eine Fassung zu entscheiden.
Gefunden wird dabei regelmäßig auch, was niemand sehen wollte: Dokumente in falschen Ordnern, offene Freigaben, Unterlagen weit über die Aufbewahrungsfrist hinaus. Diese Befunde sind unbequem und gehören zum Nutzen.
Häufigster Anschlussfall ist die Frage nach Fristen: Wenn die Verträge erst einmal auffindbar sind, folgt sofort die Frage, welche davon wann auslaufen. Das ist eine eigene Aufgabe und steht unterVerträge automatisch auslesen.
Häufige Fragen
Sieht die KI-Suche Dokumente, für die ein Mitarbeiter keine Rechte hat?+
Nein, wenn die Anbindung richtig gebaut ist — und das ist die erste Frage, die Sie jedem Anbieter stellen sollten. Die Berechtigungen werden beim Indexieren mitgelesen und bei jeder Anfrage im Namen des fragenden Nutzers ausgewertet. Ein Dokument, das er im SharePoint nicht öffnen darf, erscheint weder als Antwort noch als Fundstelle. Eine Suche, die Rechte ignoriert, ist kein Komfortproblem, sondern ein Datenschutzvorfall.
Müssen die Dokumente dafür kopiert werden?+
Für die Suche entsteht ein Index mit Textausschnitten und Verweisen, nicht eine zweite Ablage mit Volldokumenten. Das Original bleibt, wo es ist, und bleibt die führende Fassung. Wird ein Dokument gelöscht oder verschoben, folgt der Index beim nächsten Abgleich nach — sonst antwortet die Suche aus einem Bestand, den es nicht mehr gibt.
Was passiert mit alten Versionen und Dubletten?+
Das ist in gewachsenen Ablagen das größere Problem als die Erkennung. Dieselbe Richtlinie liegt als Entwurf, als Endfassung und als Scan der unterschriebenen Seite herum. Der Abgleich erkennt inhaltliche Dubletten, bevorzugt die jüngste Fassung mit gültiger Versionsangabe und weist die anderen als ältere Fassungen aus, statt sie stillschweigend zu verwerfen.
Verlassen unsere Dokumente dabei das Unternehmen?+
Nein. Die Inferenz läuft in der EU oder vollständig on-premise in Ihrer Umgebung. Bei Anbindung an SharePoint ist das regelmäßig die Bedingung für die Freigabe, weil der Bestand alles enthält — Verträge, Personalunterlagen, Kalkulationen.
Wie lange dauert die erste Anbindung?+
Eine einzelne Quelle mit geklärten Rechten ist eine Sache von Tagen. Was die Projektdauer bestimmt, ist nicht die Technik, sondern die Klärung davor: welche Ablagen gehören dazu, wer darf was sehen, welche Bestände sind so veraltet, dass sie schaden. Diese Klärung ist der Inhalt des Discovery.
Was, wenn die Antwort falsch ist?+
Jede Antwort trägt die Fundstelle — Dokument, Version, Seite. Der Nutzer springt hinein und prüft. Eine Suche ohne Fundstelle verlagert das Problem nur: Mitarbeiter müssten der Aussage glauben, und genau das tun sie zu Recht nicht.
Brauchen wir vorher Ordnung in der Ablage?+
Nein, und auf diese Vorbedingung zu warten heißt, nie anzufangen. Die Suche ist für unordentliche Bestände gebaut. Was sie nicht leisten kann, ist eine inhaltliche Entscheidung: welche von zwei widersprüchlichen Richtlinien gilt, muss ein Mensch festlegen.
Eine Quelle, eine Woche, ein Ergebnis
Im Discovery binden wir eine Ablage an und stellen ihr die Fragen, die Ihre Mitarbeiter heute an Kollegen stellen. Das Ergebnis zeigt die Trefferquote an Ihrem eigenen Bestand — samt der Stellen, an denen er widersprüchlich ist.
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