Heabsy
Integration · BMD NTCS

BMD Belege automatisch erfassen — geprüft statt nur ausgelesen

Belege werden ausgelesen, gegen Ihre Stammdaten und die Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes geprüft und als vorbereiteter Stapel an BMD NTCS übergeben. Was unsicher bleibt, geht nicht durch, sondern in eine Prüfliste. Gebucht und freigegeben wird weiterhin in BMD — wir arbeiten davor, nicht darin.

Zwanzig Belege testen lassenPreise ansehen
≈ 2/3
gehen ohne Rückfrage durch
§ 11 UStG
Pflichtangaben werden geprüft
400 €
österreichische Kleinbetragsgrenze
ab 5.000 €
Discovery mit Belegaudit

Was vor BMD tatsächlich Zeit kostet

Nicht das Buchen. Zeit geht für das Davor drauf: Beleg öffnen, Lieferant suchen, Beträge abtippen, Steuersatz prüfen, bei fehlender UID nachfragen. In der Kanzlei kommt hinzu, dass jeder Mandant seine eigenen Belegbilder mitbringt — dieselbe Rechnung sieht bei zwei Lieferanten verschieden aus, und die Erfassung beginnt jedes Mal von vorne. Automatisiert wird deshalb nicht die Buchung, sondern die Vorbereitung.

  • Positionen und Beträge werden abgetippt, obwohl sie im PDF stehen.
  • Fehlende Pflichtangaben fallen erst bei der Prüfung auf, nicht bei der Erfassung.
  • Belege ohne Bestellbezug bleiben liegen, bis jemand nachfragt.
  • Zwischen Mandanten unterscheiden sich Belegbilder stärker als zwischen Kanzleien.

Was übergeben wird

Vier Schritte je Beleg, und der dritte ist der wichtigste: ohne Schwelle darf kein System in die Buchhaltung. Nicht weil die Erkennung schlecht wäre, sondern weil das Ergebnis nicht deterministisch ist — und ein falsch übernommener Steuersatz kostet mehr, als die Automatisierung an diesem Beleg spart.

Auslesen mit Kontext

Felder werden inhaltlich zugeordnet statt nach Position: die Rechnungsnummer wird als solche erkannt, auch wenn sie diesmal rechts oben steht.

Abgleich mit Stammdaten

Lieferant bekannt, UID plausibel, Steuersatz stimmig, Bestellbezug vorhanden. Widersprüche werden markiert, nicht überschrieben.

Prüfung der Pflichtangaben

Gegen § 11 UStG, mit der österreichischen Kleinbetragsgrenze von 400 € statt der deutschen von 250 €. Fehlt eine Angabe, geht der Beleg in die Prüfliste.

Übergabe als Stapel

In das Importformat von BMD NTCS. Gebucht wird in BMD, mit denselben Rollen und Berechtigungen wie bisher.

Prüfliste statt Durchlauf

Unsichere Fälle mit hervorgehobenen Feldern. Der Bearbeiter korrigiert eine Stelle, nicht den ganzen Beleg.

Protokoll für die Prüfung

Ausgangsdokument, ausgelesene Werte, Prüfergebnis, Korrektur durch wen und wann — sieben Jahre nach § 132 BAO, wie der Beleg selbst.

Wie entsteht die Anbindung?

In drei Abschnitten, deren erster kostenlos ist und die einzige Frage beantwortet, die am Anfang zählt: tragen Ihre Belegbilder das überhaupt?

01

Zwanzig Belege

1 Tag

Sie schicken zwanzig typische Belege, wir schicken das Auslesergebnis zurück — mit der Angabe, wie viele davon ohne Rückfrage durchgegangen wären. Ohne Zugang zu Ihren Systemen.

02

Pilot an echtem Belegfluss

2 Wochen

Ein Mandant oder ein Belegkreis, echte Eingänge, gemessene Durchlaufquote. Übergabe an BMD noch im Testmandanten.

03

Produktivbetrieb

4 Wochen

Vollständiger Belegfluss, Prüfliste im Arbeitsablauf, Protokollierung und ein Verfahren für neue Lieferanten und geänderte Belegbilder.

Wann sich die Anbindung nicht trägt

Vier Fälle, in denen wir abraten.

  • Unter etwa tausend Belegen im Monat — der Einrichtungsaufwand übersteigt die eingesparte Erfassungszeit.
  • Wenn Belege ausschließlich als Fotos ohne Textebene ankommen und Texterkennung nicht gewünscht ist.
  • Wenn niemand die Prüfliste bearbeiten soll: ohne zuständige Person wird sie zur zweiten Warteschlange.
  • Wenn erwartet wird, dass das System den Vorsteuerabzug beurteilt. Das ist eine steuerliche Entscheidung und bleibt bei der Buchhaltung.

Was dazu gehört

Die Belegverarbeitung selbst, die österreichische Sicht für Kanzleien und der Weg für DATEV-Anwender.

BelegverarbeitungDer vollständige Ablauf mit Prüfschwelle, Protokoll und dem Vergleich der Vorschriften in Österreich und Deutschland.Für KanzleienDieselbe Arbeit über viele Mandanten — mit Verschwiegenheitspflicht nach § 91 WTBG als Rahmenbedingung.Übergabe an DATEVDerselbe Ablauf für Häuser, die mit DATEV statt BMD arbeiten.

FAQ

Ersetzt das BMD?+
Nein. Wir arbeiten vor BMD, nicht darin: Belege werden ausgelesen, gegen Ihre Stammdaten geprüft und im Importformat übergeben. Gebucht, freigegeben und ausgewertet wird weiterhin in BMD NTCS, mit denselben Rollen und Berechtigungen. Eine zweite Datenhaltung entsteht nicht.
Was, wenn unser BMD-Betreuer keine Schnittstelle freigibt?+
Dann geht es ohne. Wir übergeben eine geprüfte Importdatei in dem Format, das NTCS einliest — langsamer im Ablauf, weil ein Mensch den Import auslöst, aber unabhängig von Freigaben, auf die man sonst wochenlang wartet. In Kanzleien mit betreutem BMD-Betrieb ist das häufig der schnellere Weg zum Produktivbetrieb.
Wie wird mit ausländischen Rechnungen umgegangen?+
Bei innergemeinschaftlichen Leistungen fehlt der Steuerbetrag nicht versehentlich, sondern richtigerweise — das System darf das nicht als Fehler markieren. Geprüft wird stattdessen, ob UID beider Seiten vorhanden sind und der Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld gesetzt ist. Bei Drittlandsbelegen mit fremder Währung wird der Betrag übernommen, nicht umgerechnet: der Kurs ist eine buchhalterische Entscheidung.
Werden die Pflichtangaben nach § 11 UStG geprüft?+
Ja, das ist der Kern der Prüfung: vollständige Namen und Anschriften, UID, Ausstellungsdatum, fortlaufende Nummer, Menge und Bezeichnung, Zeitpunkt der Lieferung, Entgelt nach Steuersätzen getrennt, Steuerbetrag. Fehlt eine Angabe, wandert der Beleg in die Prüfliste. Ob der Vorsteuerabzug zusteht, entscheidet weiterhin Ihre Buchhaltung — das System stellt nur fest, dass eine Angabe fehlt.
Wird die Kleinbetragsgrenze richtig behandelt?+
Ja, und zwar die österreichische: bis 400 € brutto gelten weniger Pflichtangaben als darüber. Das ist ein häufiger Fehler bei Werkzeugen, die auf den deutschen Markt eingestellt sind — dort liegt die Grenze bei 250 €, und Belege dazwischen werden dann grundlos beanstandet.
Bleibt die Nachvollziehbarkeit für die Betriebsprüfung erhalten?+
Jeder Schritt wird protokolliert: Ausgangsdokument, ausgelesene Werte, Prüfergebnis, Korrektur durch wen und wann. Der Originalbeleg bleibt unverändert und bleibt der Nachweis. Für die Aufbewahrung gilt § 132 BAO mit sieben Jahren — das betrifft auch die maschinellen Verarbeitungsprotokolle, die damit Teil der Verfahrensdokumentation sind.
Funktioniert das für Kanzleien mit vielen Mandanten?+
Ja, und dort ist der Effekt am größten. Die Reihenfolge ist wichtig: Wir beginnen mit einem Mandanten, weil sich Belegbilder zwischen Mandanten stärker unterscheiden als zwischen Kanzleien. Nach dem ersten ist die Anbindung bezahlt, jeder weitere kostet nur noch die Einrichtung.
Lohnt sich das für einen Betrieb mit eigener Buchhaltung?+
Ab etwa tausend Belegen im Monat, und in einem Betrieb mit eigener Buchhaltung zählt anders als in der Kanzlei: dort ist die Zahl der Lieferanten entscheidender als die Zahl der Belege. Zwanzig Lieferanten mit je fünfzig Rechnungen tragen die Einrichtung leichter als tausend Belege von dreihundert verschiedenen Absendern.

Zwanzig Belege genügen für eine Aussage

Schicken Sie zwanzig typische Eingangsbelege. Sie bekommen das Auslesergebnis zurück und die Zahl, die zählt: wie viele davon ohne Rückfrage durchgegangen wären. Kein Zugang zu Ihren Systemen nötig, keine Verpflichtung — und wenn die Quote zu niedrig ist, sagen wir das.

Zwanzig Belege testen lassenPreise ansehen

Noch nicht so weit? zuerst den Ablauf im Ganzen ansehen

Zuletzt aktualisiert: