Integrationen: an vorhandene Systeme anbinden statt ersetzen
Ihre Unterlagen bleiben, wo sie liegen, und die Berechtigungen gelten weiter wie bisher. Sechzig bis siebzig Prozent des Aufwands eines Projekts entfallen genau darauf — nicht auf das Modell.
Wozu es eigene Seiten gibt
Drei Systeme, bei denen die Anbindung eigene Regeln hat und deshalb eigene Beschreibung verdient.
BMD NTCS
Belege auslesen, gegen Stammdaten und § 11 UStG prüfen, als Stapel übergeben. Mit der österreichischen Kleinbetragsgrenze von 400 €, die Werkzeuge für den deutschen Markt regelmäßig falsch behandeln.
Ablauf ansehenDATEV
Derselbe Ablauf für DATEV-Anwender: vorbereiteter Buchungsstapel statt zweiter Datenhaltung. Gebucht und freigegeben wird weiterhin in DATEV.
Ablauf ansehenSharePoint, Confluence, DMS
Suche über bestehende Ablagen, ohne sie umzubauen. Berechtigungen werden beim Abruf aus dem Quellsystem ausgewertet — wer ein Dokument dort nicht sieht, bekommt daraus auch keine Antwort.
Ablauf ansehenWoran wir sonst anbinden
Diese Quellen bekommen keine eigene Seite, weil die Anbindung keine Besonderheiten hat, die man beschreiben müsste. Der Ablauf ist derselbe: lesen, Rechte aus dem Quellsystem übernehmen, nichts umsortieren.
- Netzlaufwerke — gewachsene Ordnerstrukturen, oft der größte und unübersichtlichste Bestand
- Microsoft 365 und Google Drive — Dateien und Notizen der täglichen Arbeit
- Fachsysteme mit Schnittstelle — ERP, Warenwirtschaft, Branchenlösungen — sofern eine API existiert
- E-Mail-Postfächer — Anhänge als Belegquelle, mit klar abgegrenztem Zugriff
- Archive und Altbestände — Scans mit Texterkennung, wenn die Qualität es hergibt
Und wenn es keine Schnittstelle gibt?
Dann sagen wir das vor dem Projekt und nicht mittendrin. Wo nur eine Oberfläche existiert und keine Schnittstelle, wird das Bedienen dieser Oberfläche teurer als die Handarbeit, die es ersetzen soll — und brüchig obendrein, weil jede Änderung an der Maske den Ablauf bricht.
Zwei Auswege gibt es trotzdem. Der erste ist der Export: viele Fachsysteme können Daten in eine Datei schreiben, auch wenn sie keine Programmierschnittstelle anbieten. Der zweite ist die Umkehrung der Richtung — statt in das System hineinzuschreiben, bereiten wir eine Importdatei vor, die ein Mensch einliest. Langsamer, aber unabhängig von Freigaben, auf die man sonst Monate wartet.
Welcher Weg in Ihrem Fall trägt, klärt dieBestandsaufnahme; was der Anschluss kostet, steht bei denPreisen.
Häufige Fragen
Müssen wir unsere Ablagen umbauen?+
Nein, und das ist die häufigste Sorge. Ordnerstrukturen bleiben, wie sie sind, Dateien werden nicht verschoben und nicht umbenannt. Wir lesen, wo etwas liegt — das Umsortieren von Beständen ist der verlässlichste Weg, ein solches Projekt zum Stillstand zu bringen.
Was passiert mit den Berechtigungen?+
Sie werden aus dem Quellsystem übernommen und beim Abruf ausgewertet. Wer ein Dokument in SharePoint oder im DMS nicht öffnen darf, bekommt daraus auch keine Antwort. Rechte werden nicht ein zweites Mal gepflegt — eine Änderung im Quellsystem gilt sofort.
Wie lange dauert eine Anbindung?+
Ein Ablagesystem mit sauberen Rechten: wenige Tage. Ein Fachsystem mit eigener Schnittstelle: ein bis zwei Wochen. Mehrere Quellen gleichzeitig dauern nicht linear länger, sondern überproportional — deshalb beginnen wir mit einer und nehmen die zweite erst nach dem Pilot dazu.
Was kostet die Anbindung im Verhältnis zum Ganzen?+
Sechzig bis siebzig Prozent des Projektaufwands entfallen auf Datenzugriff, Rechte und Datenqualität — nicht auf das Modell. Ein Angebot, in dem dieser Posten fehlt, ist deshalb nicht günstiger: es verschiebt die Arbeit in Ihre IT-Abteilung, die davon meist nichts weiß.
Können mehrere Quellen gleichzeitig durchsucht werden?+
Ja, und das ist der eigentliche Gewinn: Die Antwort auf eine Frage liegt selten vollständig in einem System. Die Richtlinie steht in SharePoint, das Verfahren auf dem Netzlaufwerk, der Nachweis im Fachsystem. Jede Aussage trägt dabei die Quelle, aus der sie stammt.
Was, wenn ein System keine Schnittstelle hat?+
Dann sagen wir das vor dem Projekt. Zwei Auswege gibt es: der Export in eine Datei, den viele Fachsysteme auch ohne API beherrschen, oder die Umkehrung der Richtung — wir bereiten eine Importdatei vor, die ein Mensch einliest. Eine Oberfläche automatisiert zu bedienen lehnen wir ab: das bricht bei der nächsten Maskenänderung.
Der Anschluss ist die eigentliche Arbeit
Nennen Sie die Systeme, in denen Ihre Unterlagen liegen. Daran lässt sich vor jedem Angebot sagen, was davon anschließbar ist, was Aufwand bedeutet und wo es sich nicht rechnet.
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