Mehrsprachige Dokumentation, die bei jeder Änderung mitzieht
Der Aufwand entsteht nicht beim ersten Handbuch, sondern bei der zwanzigsten Änderung. Wir bringen Ihre Anleitungen, Datenblätter und Kataloge in wiederverwendbare Bausteine, bauen die Terminologie aus Ihren vorhandenen Übersetzungen auf und richten den Ablauf so ein, dass nach einer Änderung am Baustein sofort sichtbar ist, welche Dokumente in welchen Sprachen betroffen sind — und was davon bereits beim Kunden liegt. Gefragt wird in normaler Sprache; ausgelöst wird eine Übersetzung oder eine Ausgabe erst, wenn ein Mensch sie freigibt.
Woran erkennen Sie, dass die Dokumentation zum Engpass geworden ist?
Die Frage ist nicht, wie viele Dokumente Sie haben, sondern wie oft sie sich ändern und wie viele Sprachen daran hängen. Vier Anzeichen trennen die Fälle, in denen sich ein Umbau trägt, von denen, in denen eine geordnete Ablage genügt. Treffen zwei davon zu, lohnt die Messung; treffen alle vier zu, ist der Umbau meist überfällig.
- Neue Varianten entstehen durch «Speichern unter». Ab der dritten Kopie weiß niemand mehr verlässlich, welche Fassung die gültige ist.
- Eine Korrektur wird in der deutschen Fassung vorgenommen und in den anderen Sprachen vergessen. Aufgefallen ist sie erst beim Kunden oder im Audit.
- Dieselbe technische Angabe steht im Handbuch, im Datenblatt und im Katalog — und wird dreimal einzeln gepflegt.
- Vor jedem Katalog trägt eine Person die Angaben aus ERP, Datenblättern und Anleitungen von Hand zusammen, und danach ist niemand sicher, dass alles aktuell ist.
Was wir dafür aufbauen
Sechs Teile. Der vierte ist der eigentliche Unterschied: Nicht die Übersetzung wird verwaltet, sondern der Inhalt — und zwar im Gespräch, nicht über Formulare.
Zuschnitt in Bausteine
Ein Baustein ist ein abgeschlossenes Stück Inhalt mit eigener Nummer und eigenem Stand — ein Sicherheitshinweis, ein Arbeitsschritt, eine technische Angabe. Aus vorhandenen Anleitungen wird herausgearbeitet, was wirklich gemeinsam ist und was je Variante abweicht. Den Zuschnitt schlagen wir vor, entschieden wird er von Ihrer Technischen Redaktion — nebenbei fällt die Liste der Stellen an, an denen zwei Fassungen heute Unterschiedliches sagen.
Ihre Terminologie
Ein Glossar je Sprachpaar, gezogen aus Ihren bereits übersetzten Dokumenten und je Sprache von einer Fachperson freigegeben: Fachbegriffe, verbotene Varianten, Signalwörter der Warnhinweise, Anrede. Es gehört Ihnen und ist auch für Übersetzungsbüros verwendbar.
Varianten als Regeln
Statt einer Datei je Baugröße wird die Variantensteuerung in Regeln gefasst: welche Bausteine für welche Merkmale gelten. Danach ist ein Dokument keine Datei mehr, sondern eine Zusammenstellung — und eine neue Variante eine Auswahl statt einer Kopie.
Steuerung im Gespräch
Sie fragen in normaler Sprache: Was hat sich seit der letzten Freigabe geändert? Welche Dokumente enthalten diesen Hinweis? Welche Sprachfassungen fehlen für die neue Variante? Die Antwort nennt Dokumente, Varianten, Sprachen und Stände mit Fundstelle. Eine Übersetzung oder eine Ausgabe wird erst ausgelöst, wenn ein Mensch sie freigibt.
Prüfung gegen das Original
Je Baustein und automatisch: Zahlen, Einheiten, Grenzwerte und Artikelnummern vorhanden und gleich, Signalwörter der Warnhinweise unverändert, Glossarbegriffe eingehalten, keine ausgelassenen Sätze. Jeder Befund mit Rückverweis auf die Originalstelle. «Kein Befund» heißt dabei nicht «richtig», sondern «keine der geprüften Fehlerarten gefunden».
Ausgabe in beide Welten
HTML für Website, Portal und Servicezugang, druckfertiges PDF für Anleitung, Datenblatt, Katalog und Preisliste. Preise und Artikelnummern kommen aus dem führenden System, nicht aus dem Text. Layout und Bildsprache bleiben bei Ihrer Grafik.
Wie gehen wir vor?
In vier Abschnitten, von denen der erste der wichtigste ist. Dort wird gemessen, wie viel Text sich tatsächlich wiederverwenden lässt — fällt dieser Anteil niedrig aus, sagen wir das, und der Umbau findet nicht statt. Zahlen aus fremden Projekten helfen an dieser Stelle nicht.
Bestandsaufnahme
2–4 WochenZwei Baureihen als Stichprobe: Welcher Anteil der Abschnitte ist gemeinsam, welcher variantenspezifisch, wo widersprechen sich vorhandene Fassungen? Ergebnis sind der gemessene Wiederverwendungsanteil, ein entschiedener Zuschnitt und die Liste der Widersprüche. Das ist der Inhalt der Discovery.
Terminologie und Pilot
3–4 WochenGlossar aus vorhandenen Übersetzungen, Freigabe je Sprache. Pilot an Bausteinen, für die es bereits eine freigegebene Übersetzung als Referenz gibt: gemessen werden die Befunde der Prüfung, die Freigabezeit je Baustein und die Fehler, die erst die Freigabe findet.
Ausgabe und Anbindung
4–6 WochenHTML und druckfertiges PDF für Anleitung, Datenblatt und Katalog; Anbindung an Ablage und an das führende System für Preise und Artikelnummern; Rückzug überholter Fassungen nach der Freigabe.
Übergang in den Betrieb
4–8 WochenSchrittweise Übernahme weiterer Baureihen und Sprachen, Einweisung der Redaktion als Beitrag zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 der KI-Verordnung, Verfahren für neue Dokumentarten. Die Steuerung liegt bei Ihrer Redaktion, nicht bei uns.
Was sich rechnerisch ändert
Beispielhafte Größenordnung für einen Hersteller mit acht Baureihen, 40 Varianten und drei Sprachen. Jede Zahl ist eine Annahme aus diesem Beispiel und wird in der Bestandsaufnahme an Ihren Unterlagen gemessen, nicht übernommen.
Modellrechnung, kein Kundenbericht: Ein gemeinsamer Sicherheitshinweis steht heute in 40 Anleitungen, in drei Sprachen also in 120 Fassungen. Als Baustein sind es sechs Vorgänge: eine Änderung, ihre Freigabe auf Deutsch, zwei Übersetzungen und zwei Sprachfreigaben. Der angenommene Wiederverwendungsanteil ergibt sich daraus, dass sich Varianten vor allem in Maßen, Leistungsdaten und Zubehör unterscheiden, während Sicherheit, Transport, Montage, Wartung und Entsorgung weitgehend gleich sind. Nicht eingerechnet sind der einmalige Zuschnitt, der Aufbau des Glossars und die Kosten des Übersetzungsbüros, die sich mit weniger Aufträgen ändern.
Wann wir nicht die Richtigen sind
Fünf Fälle, in denen wir absagen oder zu etwas anderem raten. Die ersten beiden ergeben sich aus der Rechnung, die übrigen drei aus der Aufgabe.
- Wenige Dokumente, die sich selten ändern. Bei zwölf Anleitungen und zwei Änderungen im Jahr trägt der Umbau nicht; dann genügen eine geordnete Ablage und ein Geschäftstarif eines Übersetzungsdienstes mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Glossarfunktion.
- Es gibt nichts wiederzuverwenden. Wenn jedes Erzeugnis eine Sonderanfertigung ist, entfällt der Hebel — deshalb wird der Anteil gemessen, bevor über ein Projekt gesprochen wird.
- Es fehlt die Person, die je Sprache freigibt. Ohne sprachkundige Fachperson oder ein Übersetzungsbüro in dieser Rolle entsteht keine Qualitätssicherung, sondern nur ein schnellerer Weg zum Fehler.
- Gesucht wird ein Generator, der Anleitungen aus dem Nichts schreibt. Was in einer Anleitung stehen muss, ergibt sich aus Konstruktion und Risikobeurteilung.
- Gesucht werden beglaubigte Übersetzungen oder eine Zusicherung, dass die Dokumentation normkonform ist. Beides leisten wir nicht: beglaubigte Übersetzungen machen gerichtlich zertifizierte (Österreich) beziehungsweise beeidigte oder ermächtigte (Deutschland) Übersetzer, und für die Anleitung beim Produkt steht der Hersteller ein.
Wer macht was?
Die häufigste ungeklärte Frage in mehrsprachiger Dokumentation ist nicht die Technik, sondern die Zuständigkeit. Übersetzungsdienstleister beschreiben ihre Grenze und sagen nicht, wer jenseits davon zuständig ist. Hier steht es.
| Aufgabe | Bei Ihnen | Bei uns |
|---|---|---|
| Zuschnitt der Bausteine und Gültigkeit einer Angabe | Technische Redaktion entscheidet | Vorschlag aus dem Bestand, Widersprüche benannt |
| Terminologie je Sprache | eine sprachkundige Fachperson gibt frei | Begriffspaare aus Ihren vorhandenen Übersetzungen ziehen und pflegen |
| Übersetzung geänderter Bausteine | Vorgaben und Ausnahmen | maschinell mit Ihrem Glossar, danach automatische Prüfung gegen das Original |
| Sicherheitsrelevante Abschnitte | Konstruktion beziehungsweise Risikobeurteilung und, wo üblich, Ihr Übersetzungsbüro | gesonderte Kennzeichnung und Weiterleitung, keine stille Freigabe |
| Freigabe je Sprache | eine benannte Person | Vorlage mit Original und Übersetzung nebeneinander, Befunde abgearbeitet |
| Verantwortung für die Anleitung, die mit dem Produkt geht | Hersteller, unverändert | keine — wir sichern keine Konformität zu |
| Beglaubigte Übersetzungen | Beauftragung bei gerichtlich zertifizierten (Österreich) beziehungsweise beeidigten oder ermächtigten (Deutschland) Übersetzern | keine |
| Layout und Bildsprache von Katalog und Anleitung | Grafik oder Agentur | Inhalte laufen aktuell und einheitlich in Ihr Layout |
Keine Rechtsberatung. Konformität mit Normen und Produktrecht sichern wir nicht zu.
Welche Sprachen verlangt das Recht?
Zwei Fragen werden oft vermischt: In welcher Sprache muss die Anleitung beim Produkt liegen — und in welcher Sprache müssen Anweisungen für die eigene Belegschaft vorliegen? Die erste beantwortet das Produktrecht, die zweite das Arbeitnehmerschutzrecht, und die Antworten fallen unterschiedlich aus. Keine Rechtsberatung.
- Maschinen: Nach der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, die ab dem 20. Januar 2027 gilt, werden Betriebsanleitung und Sicherheitsinformationen in einer vom betreffenden Mitgliedstaat festgelegten, für die Nutzer leicht verständlichen Sprache abgefasst; für Händler ist der Mitgliedstaat maßgeblich, in dem die Maschine auf dem Markt bereitgestellt werden soll.
- Die Kennzeichnung «Originalbetriebsanleitung» beziehungsweise «Übersetzung der Originalbetriebsanleitung», die die noch geltende Maschinenrichtlinie 2006/42/EG in Anhang I Nummer 1.7.4 verlangt, kommt im Text der Maschinenverordnung nicht mehr vor.
- Ab demselben Zeitpunkt dürfen Wartungsanleitungen, die ausschließlich für vom Hersteller beauftragtes Fachpersonal bestimmt sind, abweichend in nur einer Amtssprache der Union abgefasst werden, die dieses Personal versteht.
- Ab demselben Zeitpunkt darf die Betriebsanleitung digital bereitgestellt werden; verlangt der Nutzer zum Zeitpunkt des Kaufs eine Papierfassung, ist sie innerhalb eines Monats kostenlos zu liefern.
- Verbraucherprodukte: Nach der Produktsicherheitsverordnung (EU) 2023/988, die seit dem 13. Dezember 2024 gilt, sind klare Anweisungen und Sicherheitsinformationen in einer Sprache beizufügen, die für die Verbraucher leicht verständlich ist und die der Mitgliedstaat festlegt, in dem das Produkt auf dem Markt bereitgestellt wird — es sei denn, das Produkt lässt sich auch ohne sie sicher und bestimmungsgemäß verwenden.
- Nach den hier geprüften Vorschriften gibt es für Kataloge, Preislisten und Werbematerial keine allgemeine unionsrechtliche Sprachpflicht. Geregelt sind Betriebsanleitungen und Sicherheitsinformationen; für Vertragsinformationen können die Mitgliedstaaten eigene Sprachanforderungen vorsehen.
- Eigene Belegschaft, Österreich: Sind Arbeitnehmer der deutschen Sprache nicht ausreichend mächtig, hat die Unterweisung in ihrer Muttersprache oder in einer sonstigen für sie verständlichen Sprache zu erfolgen; das gilt auch für schriftliche Anweisungen (§ 14 Abs. 4 und 5 ASchG). Der Arbeitgeber muss sich vergewissern, dass die Unterweisung verstanden wurde — das nimmt kein System ab.
- Sprachlich frei heißt nicht inhaltlich frei: Verkaufsunterlagen dürfen der Betriebsanleitung in Sicherheits- und Gesundheitsschutzfragen nicht widersprechen (Anhang III Nummer 1.7.5 der Maschinenverordnung, ab 20. Januar 2027).
- Eigene Belegschaft, Deutschland: § 12 Abs. 1 ArbSchG verlangt eine ausreichende und angemessene Unterweisung; eine ausdrückliche Sprachregel enthält der Gesetzestext selbst nicht.
Was daneben liegt
FAQ
Ersetzen Sie unser Redaktionssystem?+
Was bekommen wir nach der Bestandsaufnahme in die Hand?+
Was kostet mehrsprachige Dokumentation als Projekt?+
Bleiben unsere Konstruktionsdaten vertraulich?+
Wie schnell ist eine geänderte Sprachfassung verfügbar?+
Arbeiten Sie mit unserem Übersetzungsbüro zusammen?+
Wir liefern nach Österreich und nach Deutschland — ändert das etwas?+
Der günstigste Test
Schicken Sie zwei Betriebsanleitungen, die sich nur in der Variante unterscheiden, und eine vorhandene Übersetzung dazu. Sie bekommen den Vorschlag, welche Abschnitte gemeinsame Bausteine wären, ein Glossar aus Ihrer Übersetzung — und die Liste der Stellen, an denen die beiden deutschen Fassungen heute schon auseinanderlaufen. Erfahrungsgemäß ist Letzteres der aufschlussreichste Teil.
Noch nicht so weit? KI in der Produktion: wo Dokumentation hineinspielt
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