Betriebsanleitungen und Kataloge mehrsprachig — aus Bausteinen statt aus Kopien

Warum vervielfacht jede Sprache und jede Variante den Aufwand?

Kopie statt Baustein

Eine neue Variante entsteht durch «Speichern unter». Von da an gibt es zwei Texte, die dasselbe sagen sollen, und nach der dritten Kopie weiß niemand mehr verlässlich, welcher der gültige ist.

Die Sprachen laufen auseinander

Die deutsche Fassung wird korrigiert, die polnische nicht. Der Unterschied fällt erst auf, wenn ihn jemand meldet — also beim Kunden oder im Audit.

Das Format erzwingt Doppelarbeit

Dieselbe Angabe steht im Handbuch, im Datenblatt, im Katalog und auf der Website, und jede Ausgabe wird einzeln gepflegt.

Nicht die Übersetzung ist teuer, sondern das Nachziehen.

Was ist ein Textbaustein — und was passiert, wenn er sich ändert?

Modulare Dokumentation heißt: Ein Baustein ist ein abgeschlossenes Stück Inhalt mit eigener Nummer und eigenem Stand. Ein Dokument ist dann keine Datei mehr, sondern eine Liste von Bausteinen plus Regeln, welche davon für welche Variante gelten. Die erste Frage bei einer Änderung lautet deshalb nicht «wie übersetze ich das», sondern «wo steht das überhaupt».

Vier Wege zur fremdsprachigen Fassung im Vergleich

Die Wege schließen sich nicht aus. Üblich ist: Bausteine mit Glossar maschinell übersetzen, sicherheitsrelevante Bausteine zusätzlich durch einen Fachübersetzer prüfen lassen und für Behörden weiterhin beglaubigt übersetzen.

Wie wird eine Betriebsanleitung mehrsprachig aufgebaut?

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   Bestand sichten und zuschneiden

   Vorhandene Anleitungen werden verglichen: Welche Abschnitte sind in mehreren Dokumenten fast gleich, welche unterscheiden sich nur in Zahlen, welche sind wirklich variantenspezifisch? Das Ergebnis ist ein Vorschlag für den Zuschnitt — und eine Liste der Stellen, an denen dieselbe Aussage heute unterschiedlich formuliert ist. Entschieden wird der Zuschnitt von der Technischen Redaktion.

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   Terminologie festlegen

   Aus den bereits übersetzten Dokumenten werden Begriffspaare gezogen; je Sprache gibt eine sprachkundige Fachperson sie frei — mitsamt verbotenen Varianten, den Signalwörtern der Warnhinweise (GEFAHR, WARNUNG, VORSICHT) und der Anrede. Das Glossar gehört Ihnen und ist auch für Übersetzungsbüros verwendbar.

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   Varianten als Regeln beschreiben

   Statt für jede Baugröße ein eigenes Dokument zu führen, wird die Variantensteuerung in Regeln gefasst: welche Bausteine für welche Merkmale gelten. Diese Arbeit bestimmt den späteren Aufwand und ist nicht automatisierbar: Das System schlägt vor, der Mensch entscheidet.

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   Übersetzen und gegen das Original prüfen

   Übersetzt wird nur, was neu oder geändert ist. Automatisch geprüft wird je Baustein: alle Zahlen, Einheiten, Grenzwerte und Artikelnummern vorhanden und gleich, Signalwörter der Warnhinweise unverändert, Glossarbegriffe eingehalten, keine ausgelassenen Sätze. Jede Auffälligkeit erscheint mit Rückverweis auf die Originalstelle. «Kein Befund» heißt dabei nicht «richtig», sondern «keine der geprüften Fehlerarten gefunden».

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   Freigeben und ausgeben

   Je Sprache gibt eine Fachperson mit Namen frei. Erst danach entstehen HTML und druckfertiges PDF, die überholte Fassung wird zurückgezogen, und Korrekturen aus der Freigabe gehen zurück ins Glossar — nicht nur in das eine Dokument.

Gesteuert wird das im Gespräch: Welche Dokumente enthalten diesen Hinweis? Was hat sich seit der letzten freigegebenen Fassung geändert? Welche Sprachfassungen fehlen für die neue Variante? Die Antwort nennt Dokumente, Varianten, Sprachen und Stände mit Fundstelle; eine Übersetzung oder eine Ausgabe wird erst ausgelöst, wenn ein Mensch es bestätigt. Als Leistung beschrieben ist das unterMehrsprachige Dokumentation; wie ein solcher Ablauf technisch entsteht, unter KI-Agenten entwickeln lassen. Fassungen inhaltlich gegenüberstellen kann auch Dokumente vergleichen, Ablagen werden angebunden wie unter SharePoint, Confluence und DMS.

Kataloge, Preislisten und Datenblätter: dieselben Bausteine, andere Ausgabe

Ein Katalog ist keine andere Welt, sondern eine andere Auswahl: dieselben Merkmale, Maße und Textbausteine, dazu Artikelnummern und Preise. Entscheidend ist, woher die Zahlen kommen. Preise werden nicht abgeschrieben, sondern aus dem führenden System übernommen — ein Katalog mit abgeschriebenen Preisen ist ein Fehler, der sich beliebig oft wiederholt.

Ausgegeben wird in beide Welten: HTML für Website und Serviceportal, druckfertiges PDF für Katalog, Preisliste und Datenblatt je Artikel. Produktbeschreibungen entstehen aus den erfassten Merkmalen und durchlaufen dieselbe Prüfung wie jeder andere Baustein; erfundene Eigenschaften sind kein Stilproblem, sondern ein Haftungsproblem, siehe KI-Halluzinationen. Wie der Assistent über den vorhandenen Bestand arbeitet, steht unter KI-Assistent für Firmendokumente; wie Angebote und Preisinformationen im Vertrieb vorbereitet werden, unterKI im Vertrieb.

Sprachlich sind Kataloge und Preislisten freier als Anleitungen: Nach den hier geprüften Vorschriften gibt es für sie keine allgemeine unionsrechtliche Sprachpflicht, und für Vertragsinformationen können die Mitgliedstaaten eigene Anforderungen vorsehen. Inhaltlich frei sind sie nicht — Verkaufsprospekte dürfen der Betriebsanleitung in Sicherheits- und Gesundheitsschutzfragen nicht widersprechen und müssen dieselben Angaben zu Emissionen enthalten (Anhang III Nummer 1.7.5 der Maschinenverordnung, ab 20. Januar 2027).

Die Grenze ist klar: Gestaltung und Bildsprache eines Katalogs bleiben Sache der Grafik. Wir sorgen dafür, dass die Inhalte in allen Sprachen aktuell, vollständig und in derselben Terminologie in das Layout laufen — nicht dafür, dass sie schön aussehen.

40 Maschinenvarianten, drei Sprachen, zweimal im Jahr ein Katalog

Typischer Projektverlauf, keine Kundenreferenz.

Ausgangslage

Ein Hersteller von Fördertechnik im DACH-Raum mit rund 180 Beschäftigten, Export überwiegend nach Deutschland, Polen und Tschechien. Im Programm sind acht Baureihen mit zusammen 40 Varianten; je Variante gibt es eine Betriebsanleitung, ein Datenblatt und einen Katalogeintrag. Gepflegt werden die Anleitungen heute als Word-Dateien: Eine neue Variante entsteht durch «Speichern unter», Übersetzungen gehen als ganze Dokumente an ein Übersetzungsbüro. Angenommen, im Monat ändern sich 25 Abschnitte — meist technische Angaben, gelegentlich ein Sicherheitshinweis. Zweimal im Jahr wird ein Katalog mit Preisliste gesetzt; die Angaben dafür trägt eine Person aus ERP, Datenblättern und Anleitungen zusammen.

Was eingeführt wird

• Zuschnitt des Bestands in Bausteine: gemeinsame Sicherheitshinweise, Arbeitsschritte und technische Angaben getrennt von dem, was wirklich je Variante unterschiedlich ist.
• Glossar für Deutsch, Polnisch und Tschechisch aus den bereits übersetzten Anleitungen, je Sprache von einer sprachkundigen Fachperson und der Arbeitssicherheit freigegeben.
• Bei jeder Änderung die Liste der betroffenen Dokumente, Varianten und Sprachen mit Angabe, welche Fassungen bereits ausgeliefert sind — übersetzt werden nur die geänderten Bausteine.
• Automatische Prüfung gegen das Original je Baustein: Zahlen, Einheiten, Grenzwerte, Artikelnummern, Signalwörter der Warnhinweise, Glossarbegriffe und ausgelassene Sätze, jeder Befund mit Rückverweis auf die Originalstelle.
• Freigabe je Sprache mit Namen; sicherheitsrelevante Bausteine gehen zusätzlich wie bisher an das Übersetzungsbüro. Verarbeitung im EWR mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Ausgabe als HTML für das Serviceportal und als druckfertiges PDF für Anleitung, Datenblatt und Katalog; Preise und Artikelnummern kommen aus dem ERP, nicht aus dem Text.

Modellrechnung

Wie gerechnet: Heute steht ein gemeinsamer Sicherheitshinweis in allen 40 Anleitungen; wird er geändert, sind das 40 Dateien und in drei Sprachen 120 Fassungen. Als Baustein steht er einmal da: eine Änderung, ihre Freigabe auf Deutsch, zwei Übersetzungen und zwei Sprachfreigaben — zusammen sechs Vorgänge. Der Wiederverwendungsanteil von 70 % ist eine Annahme für dieses Beispiel und ergibt sich aus dem Zuschnitt: Bei acht Baureihen unterscheiden sich die Varianten vor allem in Maßen, Leistungsdaten und Zubehör, während Sicherheitshinweise, Transport, Montage, Wartung und Entsorgung weitgehend gleich sind; gemessen wird er in der ersten Projektphase an zwei Baureihen. Übersetzung: angenommen 25 geänderte Abschnitte im Monat, je Abschnitt eine deutsche Freigabe und zwei Übersetzungen — 50 Baustein-Übersetzungen und 75 Freigaben statt ganzer Dokumente; bei angenommenen 15 Minuten Freigabezeit je Baustein und Sprache sind das 1.125 Minuten, also rund 19 Stunden im Monat oder etwa 6 Stunden je Sprache. Der Katalog wird nicht mehr zusammengetragen, sondern aus denselben Bausteinen und den ERP-Preisen erzeugt; dieser Aufwand ist hier nicht beziffert, weil er heute stark davon abhängt, wie viel nachrecherchiert werden muss. Nicht eingerechnet sind der einmalige Zuschnitt, der Aufbau des Glossars und die Kosten des Übersetzungsbüros, die sich mit weniger Aufträgen ändern.

Ablauf

1. Zuschnitt an zwei Baureihen

   4 Wochen

   Vergleich der vorhandenen Anleitungen: Welche Abschnitte sind gemeinsam, welche variantenspezifisch, wo sagen zwei Fassungen heute Unterschiedliches? Ergebnis sind der gemessene Wiederverwendungsanteil, ein entschiedener Zuschnitt und die Liste der Widersprüche, die vorher niemand kannte.

2. Glossar und Pilot in zwei Sprachen

   4 Wochen

   Begriffspaare aus vorhandenen Übersetzungen, Freigabe je Sprache. Pilot an Bausteinen, für die es bereits eine freigegebene Übersetzung als Referenz gibt: Gemessen werden die Befunde der Prüfung, die Freigabezeit je Baustein und die Fehler, die erst die Freigabe findet. Ein geänderter Grenzwert oder ein fehlender Warnhinweis, die beide Stufen passieren, stoppen den Übergang in den Betrieb.

3. Ausgabe und Übergang in den Betrieb

   6 Wochen

   HTML und druckfertiges PDF für Anleitung, Datenblatt und Katalog; Anbindung an ERP für Preise und Artikelnummern und an die Ablage; Rückzug überholter Fassungen; Einweisung der Redaktion als Beitrag zur KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung.

Was das System nicht tut: Keine beglaubigten Übersetzungen und keine Freigabe ohne Menschen. Den Zuschnitt der Bausteine und die Gültigkeit einer Angabe entscheidet die Technische Redaktion; die Verantwortung für die Anleitung, die mit der Maschine in den Verkehr geht, bleibt beim Hersteller. Gestaltung und Bildsprache des Katalogs bleiben bei der Grafik. Konformität mit Normen sichern wir nicht zu. Discovery ab 5.000 €, Projekt ab 25.000 €.

Welche Sprachen verlangt das Recht — und wer steht dafür ein?

Betriebsanleitungen für Maschinen

Nach der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, die ab dem 20. Januar 2027 gilt, werden Betriebsanleitung und Sicherheitsinformationen in einer vom betreffenden Mitgliedstaat festgelegten, für die Nutzer leicht verständlichen Sprache abgefasst; für Händler ist der Mitgliedstaat maßgeblich, in dem die Maschine auf dem Markt bereitgestellt werden soll. Abweichend davon darf die Wartungsanleitung, die zur Verwendung durch vom Hersteller oder seinen Bevollmächtigten beauftragtes Fachpersonal bestimmt ist, in nur einer Amtssprache der Union abgefasst werden, die dieses Personal versteht. Ab demselben Zeitpunkt darf die Anleitung digital bereitgestellt werden; verlangt der Nutzer zum Zeitpunkt des Kaufs eine Papierfassung, ist sie innerhalb eines Monats kostenlos zu liefern. KI beschleunigt das Übersetzen und das Nachziehen — verantwortlich für die Anleitung, die mit der Maschine geht, bleiben Hersteller und Technische Redaktion.

Verbraucherprodukte

Nach der Produktsicherheitsverordnung (EU) 2023/988, die seit dem 13. Dezember 2024 gilt, sind klare Anweisungen und Sicherheitsinformationen in einer für die Verbraucher leicht verständlichen Sprache beizufügen, die der Mitgliedstaat festlegt, in dem das Produkt bereitgestellt wird — es sei denn, das Produkt lässt sich auch ohne sie sicher und bestimmungsgemäß verwenden.

Anweisungen für die eigene Belegschaft

In Österreich hat die Unterweisung bei Arbeitnehmern, die der deutschen Sprache nicht ausreichend mächtig sind, in deren Muttersprache oder einer sonstigen für sie verständlichen Sprache zu erfolgen; das gilt auch für schriftliche Anweisungen (§ 14 Abs. 4 und 5 ASchG). In Deutschland verlangt § 12 Abs. 1 ArbSchG eine ausreichende und angemessene Unterweisung, ohne ausdrückliche Sprachregel im Gesetzestext. Dass die Unterweisung verstanden wurde, muss sich der Arbeitgeber vergewissern.

Vertraulichkeit und Datenschutz

In technischer Dokumentation stecken selten personenbezogene Daten, fast immer aber Konstruktionswissen. Arbeitet ein Dienstleister im Auftrag damit, gehört ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO dazu; worauf bei der Auswahl von Werkzeugen zu achten ist, steht unterAuswahlkriterien für KI-Werkzeuge, und warum Anleitungen nicht in privaten Konten landen sollten, unterSchatten-KI im Unternehmen.

Beglaubigte Übersetzungen und EU AI Act

Beglaubigte Übersetzungen erstellen in Österreich allgemein beeidete und gerichtlich zertifizierte Dolmetscher, in Deutschland beeidigte, ermächtigte oder öffentlich bestellte Übersetzer; ob eine verlangt wird, entscheidet die Stelle, der sie vorgelegt wird. Der Einsatz von KI in der Dokumentationspflege gehört nach unserer Einschätzung nicht zu den Hochrisiko-Bereichen der KI-Verordnung; es bleibt die KI-Kompetenz nach Artikel 4, Einordnungen erklärt Hochrisiko-Systeme. Keine Rechtsberatung; Konformität sichern wir nicht zu.

Wann lohnt sich das nicht?

• Wenige Dokumente, die sich selten ändern. Bei zwölf Anleitungen und zwei Änderungen im Jahr ist der Zuschnitt teurer als die Handarbeit; dann genügen eine geordnete Ablage und ein Geschäftstarif eines Übersetzungsdienstes mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Glossarfunktion.
• Es gibt nichts wiederzuverwenden. Wenn jedes Erzeugnis eine Sonderanfertigung ist, entfällt der Hebel — deshalb wird der Anteil gemessen, bevor über ein Projekt gesprochen wird.
• Es fehlt die Person, die je Sprache freigibt. Ohne sprachkundige Fachperson oder ein Übersetzungsbüro in dieser Rolle entstehen nur schnellere Fehler.
• Gesucht wird ein Generator für Anleitungen aus dem Nichts. Was in der Anleitung stehen muss, ergibt sich aus Konstruktion und Risikobeurteilung.
• Es ist bereits ein Redaktionssystem im Einsatz. Dann ist der Zuschnitt gemacht, und die Frage lautet anders: Terminologie, Übersetzung und Prüfung innerhalb dieses Systems.
• Der Katalog ist vor allem eine Gestaltungsaufgabe. Wenn das Problem Layout und Bildsprache heißt und nicht Aktualität der Angaben, ist das Sache einer Agentur.

Häufige Fragen