Gefordert sind Maßnahmen — nicht Zertifikate
Das Wort «Schulung» steht in Artikel 4 nicht. Verlangt sind Maßnahmen, die die KI-Kompetenz der Menschen unterstützen, die mit den Systemen arbeiten — gemessen an Vorkenntnissen, Rolle und Einsatzkontext. Genau deshalb trägt ein Kurs von der Stange so wenig: Er hat mit keinem dieser drei Bezüge etwas zu tun.
Was muss vermittelt werden?
Sechs Punkte, und keiner davon ist Informatik. Es geht um Urteilsvermögen an den Werkzeugen, die im Haus tatsächlich laufen.
Was das eingesetzte Werkzeug kann — und was nicht
Bezogen auf die Systeme, die im Haus tatsächlich laufen. Ein allgemeiner Überblick über künstliche Intelligenz erfüllt den Zweck nicht: Die Verordnung stellt auf den Einsatzkontext ab, und der ist bei einem Dokumentenassistenten ein anderer als bei einem Übersetzungswerkzeug.
Woran man eine falsche Antwort erkennt
Der praktisch wichtigste Punkt. Modelle antworten flüssig auch dann, wenn die Grundlage fehlt. Wer die typischen Muster kennt — erfundene Fundstellen, plausible Zahlen ohne Beleg, übernommene Prämissen aus der Frage —, prüft anders.
Welche Daten hineindürfen und welche nicht
Personenbezogene Daten, Mandantenunterlagen, Preiskalkulationen, Quellcode. Diese Grenze gehört nicht in eine Richtlinie, die niemand liest, sondern in die Einweisung an dem Werkzeug, in das die Daten sonst hineinwandern.
Wie ein Ergebnis geprüft und dokumentiert wird
Wer gegenzeichnet, woran, und was davon festgehalten wird. Dieser Schritt erfüllt zugleich die Ausnahme des Artikels 50 für veröffentlichte Texte und die Anforderung an menschliche Aufsicht.
Wo die Grenze zur Rechts- oder Steuerberatung liegt
Besonders in Kanzleien und Steuerberatungen relevant: Ein Modell darf zuarbeiten, aber die Beurteilung bleibt beim Berufsträger. Die Einweisung muss diese Grenze konkret an Beispielen ziehen, nicht abstrakt behaupten.
Was im Zweifel zu tun ist
An wen man sich wendet, wenn ein Ergebnis merkwürdig aussieht oder ein Werkzeug etwas tut, das nicht vorgesehen war. Ohne diesen Punkt entstehen Umgehungen statt Meldungen.
Warum ein Kurs von der Stange selten trägt
Nicht, weil er schlecht wäre. Sondern weil die Norm drei Bezüge verlangt, die er naturgemäß nicht herstellen kann: Vorkenntnisseder konkreten Personen, Rolle im Betrieb undEinsatzkontext der Systeme. Ein Video über künstliche Intelligenz im Allgemeinen kennt weder Ihre Werkzeuge noch Ihre Daten noch Ihre Freigabewege.
Im Streitfall entscheidet, ob die Maßnahme zum tatsächlichen Einsatz passt. Ein Zertifikat belegt die Teilnahme an einem Kurs — mehr nicht. Eine dokumentierte Einweisung an dem System, mit dem die Person am Montag arbeitet, belegt genau das, was die Norm verlangt.
Praktisch schließt das eine das andere nicht aus: Eine allgemeine Grundlage ist nützlich, ersetzt die werkzeugbezogene Einweisung aber nicht. Wer nur das erste hat, hat den leichteren Teil erledigt.
Wie sieht ein Nachweis aus, der trägt?
Schlichter als erwartet. Vier Angaben genügen: wereingewiesen wurde, wann,woran — also an welchem konkreten System — und womit, als Kurzfassung des Inhalts oder als Verweis auf die verwendete Unterlage. Eine Seite pro Termin, abgelegt dort, wo sie in drei Jahren noch gefunden wird.
Der häufigste Fehler ist nicht der fehlende Nachweis, sondern der unauffindbare: Die Einweisung hat stattgefunden, aber sie steht in einem Kalendereintrag, den niemand mehr aufruft. Was nicht abgelegt ist, existiert im Verfahren nicht.
Ergänzend lohnt eine kurze Notiz darüber, wer nicht eingewiesen wurde und warum — weil er mit den Systemen nicht arbeitet. Diese Abgrenzung zeigt, dass die Frage gestellt wurde, und sie deckt zugleich auf, wo Schattennutzung liegt.
Häufige Fragen
Gibt es eine Schulungspflicht nach dem EU AI Act?+
Artikel 4 verlangt Maßnahmen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz des Personals unterstützen. Das Wort «Schulung» steht dort nicht, und ein bestimmtes Format ist nicht vorgeschrieben. Die Pflicht, etwas zu tun und es belegen zu können, besteht gleichwohl — seit dem 2. Februar 2025, für jedes Unternehmen, das KI einsetzt, ohne Ausnahme nach Größe oder Risikoklasse.
Hat der Digital-Omnibus die Pflicht abgeschafft?+
Er hat den Maßstab gesenkt, nicht die Pflicht gestrichen. Seit dem 27. Juli 2026 lautet Artikel 4 «die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen» statt «einen ausreichenden Grad sicherstellen», und es ist ausdrücklich klargestellt, dass kein bestimmtes Niveau bei einer einzelnen Person garantiert werden muss. Wer gar nichts unternimmt, erfüllt auch die neue Fassung nicht.
Wer muss geschult werden?+
Das Personal und die Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Das schließt Zeitarbeit, freie Mitarbeiter und Dienstleister ein, sofern sie im Auftrag handeln. Nicht erfasst sind Beschäftigte, die mit den Systemen nichts zu tun haben — die Abgrenzung sollte allerdings dokumentiert sein, weil Schattennutzung der Regelfall ist und nicht die Ausnahme.
Wie oft muss geschult werden?+
Ein Rhythmus ist nicht vorgeschrieben. Sinnvoll ist ein Anlassbezug: bei Einführung eines neuen Werkzeugs, bei wesentlicher Änderung eines bestehenden, beim Eintritt neuer Mitarbeiter. Ein jährlicher Termin ohne Bezug zu einer Veränderung erzeugt Aufwand ohne Wirkung — und im Streitfall belegt er wenig, weil er nichts mit den tatsächlich eingesetzten Systemen zu tun hat.
Was zählt als Nachweis?+
Wer wann woran eingewiesen wurde und mit welchem Inhalt. Eine Teilnehmerliste mit Datum, dem Namen des Systems und einer Kurzfassung des Vermittelten genügt. Ein Zertifikat ist nicht verlangt und sagt für sich genommen wenig aus: Es belegt die Teilnahme an einem Kurs, nicht die Kompetenz an Ihren Werkzeugen.
Reicht ein Online-Kurs von der Stange?+
Formal kann er ein Baustein sein, inhaltlich trägt er selten. Die Verordnung stellt auf Vorkenntnisse, Rolle und Einsatzkontext ab — ein Kurs, der nichts über Ihre Systeme, Ihre Daten und Ihre Freigabewege sagt, erfüllt keinen dieser drei Bezüge. In der Praxis ist er als Grundlage brauchbar und als alleinige Maßnahme angreifbar.
Bieten Sie Schulungen an?+
Nicht als eigenständiges Produkt — wir sind kein Schulungsanbieter. Was wir machen, ist die Einweisung an den Systemen, die wir eingeführt haben, mit Ihren Unterlagen und Ihren Abläufen, dokumentiert. Wenn Sie einen Kurs zur allgemeinen KI-Kompetenz suchen, sind Kammern und Fortbildungsträger der richtige Weg; die beiden Dinge schließen einander nicht aus.
Was kostet das?+
Als Teil einer Einführung ist die Einweisung im Projekt enthalten. Als eigenständige Leistung rechnen wir sie nach Aufwand ab — der Umfang hängt daran, wie viele Systeme im Haus laufen und wie viele Rollen daran arbeiten. Für einen Betrieb mit Standardwerkzeugen und zwei bis drei betroffenen Rollen ist das ein bis zwei Tage.
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