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Microsoft Copilot und Datenschutz: was tatsächlich zu prüfen ist

Microsoft Copilot ist ein gutes Werkzeug für die Textarbeit in Microsoft 365 — und für einen Teil der Fragen, die Unternehmen stellen, das falsche. Diese Seite sagt, worin der Unterschied tatsächlich besteht, wann Copilot die richtige Wahl ist und wann ein eigener Assistent trägt. Ohne die Behauptung, das eine ersetze das andere.

Anwendungsfall prüfen lassenPreise ansehen
pro Kopf
Lizenzmodell bei Copilot
einmalig
Projektpreis bei eigener Inferenz
EWR
Verarbeitungsort bei uns
beides
in vielen Häusern die richtige Antwort

Warum die Frage überhaupt gestellt wird

Die Lizenzen sind oft schon da, jemand hat Copilot ausprobiert, und dann kommt die Rückfrage aus der Rechtsabteilung oder vom Betriebsrat. Meist geht es nicht um das Produkt, sondern um vier Punkte, die bei jedem Cloud-Werkzeug auftauchen und die man einzeln beantworten kann. Wer sie vorher klärt, spart sich die Diskussion im laufenden Betrieb — und die ist teurer, weil dann bereits Daten geflossen sind.

  • Wo wird der Text verarbeitet, den ein Mitarbeiter eingibt — und lässt sich das belegen?
  • Welche Unterlagen darf jemand überhaupt hineingeben, und wo steht das?
  • Woher kommt eine Antwort, und lässt sie sich an der Quelle prüfen?
  • Was passiert mit Unterlagen, die nicht in Microsoft 365 liegen?

Worin sich die beiden Ansätze unterscheiden

Sechs Punkte, bei denen es tatsächlich einen Unterschied macht. In allen übrigen — Textentwürfe, Zusammenfassungen, Formulierungshilfe — ist Copilot schlicht das nähere Werkzeug, und das sagen wir auch dann, wenn es gegen ein Projekt bei uns spricht.

Ort der Berechnung

Copilot rechnet in der Microsoft-Cloud, abgesichert über Vertrag und EU Data Boundary. Bei uns läuft die Inferenz auf eigener Hardware im EWR oder in Ihrem Netz — die Frage nach dem Ort beantwortet ein Rechenzentrum statt einer Zusicherung.

Herkunft der Antwort

Unser Assistent belegt jede Aussage mit Dokument und Absatz und meldet eine Lücke, wenn die Antwort im Bestand nicht steht. Für Auskünfte, die jemand später verantworten muss, ist das die Eintrittsbedingung.

Reichweite der Quellen

Copilot ist in der Microsoft-Welt zu Hause. Liegen Ihre Unterlagen in einem DMS wie d.3 oder ELO, in BMD oder DATEV, auf Netzlaufwerken oder in einem Fachsystem, wird die Anbindung zur eigentlichen Arbeit — und die machen wir.

Preisform

Lizenz je Nutzer und Monat gegen einmaliges Projekt mit eigener Inferenz. Bei kleiner Belegschaft gewinnt die Lizenz, bei großer kehrt sich das um; entscheidend ist die Hochrechnung auf drei Jahre, nicht der erste Monat.

Handeln statt Vorschlagen

Copilot schlägt Text vor, ein Agent übernimmt einen Arbeitsschritt: liest den Beleg, prüft gegen Stammdaten, legt den Vorgang an — und übergibt an einen Menschen, sobald er unsicher ist. Das sind verschiedene Aufgaben, nicht verschiedene Qualitätsstufen.

Nachweise für eine Prüfung

Wir liefern Verarbeitungsorte, Protokolle und die Einordnung des Anwendungsfalls als Teil des Projekts. Bei einem Lizenzprodukt stellen Sie diese Unterlagen selbst zusammen — möglich ist beides, die Arbeit liegt nur an verschiedenen Stellen.

Wann Sie uns dafür nicht brauchen

Vier Fälle, in denen ein Projekt bei uns die falsche Ausgabe wäre.

  • Die Arbeit findet vollständig in Microsoft 365 statt, und es geht um Entwürfe und Zusammenfassungen.
  • Die Belegschaft ist klein genug, dass Lizenzkosten pro Kopf nicht ins Gewicht fallen.
  • Es gibt keine Anforderung, Antworten zu belegen — niemand muss sie später verantworten.
  • Der Bestand ist gepflegt, übersichtlich und liegt vollständig in SharePoint. Dann ist die Anbindung, die wir bauen, schon vorhanden.

Gegenüberstellung

Keine Wertung, sondern die Stellen, an denen sich die Entscheidung tatsächlich unterscheidet.

Worum es gehtMicrosoft CopilotEigener Assistent
Ort der InferenzMicrosoft-Cloud, EU Data BoundaryEigene Hardware im EWR oder Ihr Netz
Quellenangabeteilweise, abhängig vom Kontextzu jeder Aussage, mit Absatz
Fehlende Antwortwird meist formuliertwird als Lücke gemeldet
Quellen außerhalb Microsoft 365begrenztDMS, Fachsysteme, Netzlaufwerke
Preisformje Nutzer und MonatProjekt einmalig, Betrieb ohne Kopfpreis
Verfügbarkeitsofort, Lizenz genügtsechs bis zwölf Wochen Einführung

Die letzte Zeile ist die ehrlichste: Copilot ist morgen da, ein eingeführter Assistent nicht. Wenn die Aufgabe mit Copilot gelöst ist, ist das die günstigere Antwort — und wir sagen es Ihnen im ersten Gespräch.

Was dazu gehört

Vier Seiten, die die Punkte oben im Einzelnen behandeln.

ChatGPT im UnternehmenDieselbe Frage für ChatGPT: was der Vertrag regelt und was die Nutzungsregel regeln muss.Gemini und DatenschutzDieselbe Frage für Google: privates Konto, Workspace mit Auftragsverarbeitung oder API — und in welcher Workspace-Version Google in der EU verarbeitet.Datenstandort prüfenSechs Fragen an jeden Anbieter, mit denen sich «Server in der EU» in eine überprüfbare Aussage verwandelt.Assistent über eigene DokumenteWas ein eigener Assistent tut, wie lange die Einführung dauert und woran gemessen wird.

FAQ

Ist Microsoft Copilot DSGVO-konform?+
Die Frage ist so nicht zu beantworten, weil Konformität keine Eigenschaft eines Produkts ist, sondern seines Einsatzes. Microsoft bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag, EU Data Boundary und dokumentierte Verarbeitungsorte — damit ist der rechtliche Rahmen vorhanden. Entscheidend ist, was Sie damit tun: welche Daten hineingehen, wer Zugriff hat, ob es eine Nutzungsregel gibt und ob der Anwendungsfall nach EU AI Act eingeordnet wurde. Ein Werkzeug ist zulässig eingesetzt oder nicht — das Produkt allein entscheidet es nicht.
Was ist der tatsächliche Unterschied zu Ihrem Ansatz?+
Der Ort der Berechnung und die Quelle der Antwort. Bei Copilot läuft die Inferenz in der Microsoft-Cloud, bei uns auf eigener Hardware im EWR oder in Ihrem Netz. Das ist kein Qualitätsurteil, sondern ein Unterschied in der Nachweisbarkeit: Sie können die Frage «wo wurde dieser Text verarbeitet» mit einem Vertrag beantworten oder mit einem Rechenzentrum, das Sie betreten dürfen.
Wann ist Copilot die bessere Wahl?+
Wenn Ihre Arbeit ohnehin vollständig in Microsoft 365 stattfindet, die Lizenzen vorhanden sind und es um Entwürfe, Zusammenfassungen und Formulierungshilfe geht. Dafür ist Copilot gebaut, es ist sofort verfügbar, und ein Einführungsprojekt dafür zu beauftragen wäre unnötig. Wir sagen das auch im Gespräch.
Wann trägt Copilot nicht?+
Wenn die Antwort belegt sein muss, wenn die Unterlagen außerhalb von Microsoft 365 liegen — in einem DMS, einem Fachsystem, auf Netzlaufwerken —, wenn eine Aufsicht den Verarbeitungsort prüfen wird, oder wenn Sie einen Arbeitsschritt tatsächlich übergeben wollen statt Texte vorschlagen zu lassen.
Kann man beides parallel betreiben?+
Ja, und das ist häufiger als die Entweder-oder-Entscheidung. Copilot für die tägliche Textarbeit in Office, ein eigener Assistent für den Bestand, aus dem belegte Auskünfte kommen müssen. Die Nutzungsregel muss dann sagen, welche Unterlagen in welches System dürfen — sonst entsteht genau die Unklarheit, die beide Werkzeuge verhindern sollten.
Verwendet Microsoft unsere Eingaben für Training?+
Nach den geltenden Bedingungen für die Unternehmensversionen nicht: Microsoft sichert zu, dass Kundendaten nicht für das Training der Basismodelle verwendet werden. Diese Zusicherung steht im Vertrag, und das ist die richtige Stelle dafür. Prüfen Sie trotzdem die Fassung, die für Ihren Tarif gilt — die Bedingungen unterscheiden sich zwischen Consumer- und Unternehmensangeboten.
Was kostet der Vergleich in Zahlen?+
Copilot wird pro Nutzer und Monat lizenziert, die Summe wächst also mit der Belegschaft. Ein Einführungsprojekt bei uns beginnt bei 25.000 € einmalig, die Inferenz läuft danach auf eigener Hardware ohne Preis je Kopf. Bei zwanzig Nutzern rechnet sich die Lizenz, bei zweihundert ändert sich das Bild — und der Vergleich lohnt erst, wenn beide Seiten auf drei Jahre hochgerechnet sind.
Ersetzt Ihr Assistent die Microsoft-Suche?+
Nein. Wir binden vorhandene Ablagen an, einschließlich SharePoint und Microsoft 365, und werten die dort geltenden Berechtigungen beim Abruf aus. Das DMS und die Ablagestruktur bleiben, wo sie sind — ersetzt wird nichts, ergänzt wird die Fähigkeit, eine Frage über alle Quellen hinweg belegt zu beantworten.

Die Entscheidung fällt am Anwendungsfall

Nennen Sie die Frage, die in Ihrem Haus mehrmals täglich gestellt wird, und wo die Unterlagen dazu liegen. Daran lässt sich in einem Gespräch sagen, ob Copilot reicht, ob ein eigener Assistent nötig ist oder ob beides nebeneinander gehört. Diese Auskunft kostet nichts und endet in etwa der Hälfte der Fälle mit «dafür brauchen Sie uns nicht».

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