Gemini und Datenschutz im Unternehmen: welche Variante was zusagt

Ist Gemini DSGVO-konform?

Kein Werkzeug ist von sich aus datenschutzkonform. Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist in der Regel Ihr Unternehmen, sobald Beschäftigte dienstlich personenbezogene Daten in Gemini eingeben, und es muss die Einhaltung selbst nachweisen (Art. 5 Abs. 2, Art. 24 DSGVO). Anders als bei OpenAI hängen die Zusagen von Google weniger vom Tarif ab als davon, ob ein privates Konto, ein Arbeitskonto oder eine Entwicklerschnittstelle genutzt wird.

Welche DSGVO-Pflichten dabei greifen

• Art. 6 — Rechtsgrundlage für jeden Zweck; bei Beschäftigtendaten gegebenenfalls nationale Vorschriften auf Grundlage von Art. 88, siehe Beschäftigtendaten in KI-Werkzeugen.
• Art. 13 und 14 — Information: Beschäftigte und Kunden sind darüber zu informieren, dass Google Empfänger ihrer Daten ist.
• Art. 25 — Voreinstellungen: Gemini nur für Arbeitskonten freischalten, Verlauf und Löschfristen bewusst setzen.
• Art. 28 — Auftragsverarbeitung: Einen Vertrag bietet Google für Workspace, Google Cloud und die bezahlte Gemini API, nicht für private Konten.
• Art. 35 — Folgenabschätzung: laut Datenschutzkonferenz beim KI-Einsatz vielfach erforderlich; Google stellt für Gemini in Workspace einen Leitfaden zur Datenschutz-Folgenabschätzung bereit. Vorgehen unter Datenschutz-Folgenabschätzung für KI.
• Art. 44 ff. — Drittlandübermittlung: Für Workspace und Google Cloud stützt Google Übermittlungen in die USA laut eigener Angabe auf das EU-US Data Privacy Framework, mit Standardvertragsklauseln im CDPA als Rückfallebene.

Und der EU AI Act?

Wer Gemini im Betrieb einsetzt, ist Betreiber eines KI-Systems. Art. 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025; in der durch die Verordnung (EU) 2026/1744 geänderten, seit dem 27. Juli 2026 geltenden Fassung verpflichtet er Betreiber, Maßnahmen zu ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Dass Google nach eigener Angabe den Verhaltenskodex für KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck unterzeichnet, betrifft die Pflichten des Anbieters, nicht Ihre. Mehr unterKI-Kompetenz nach Artikel 4.

Fünf Gemini-Varianten, fünf Regelwerke

«Gemini» bezeichnet bei Google mehrere Angebote mit eigenen Bedingungen. Bevor über Datenschutz gesprochen wird, sollte feststehen, welches davon im Unternehmen tatsächlich benutzt wird. Dieselbe Frage für OpenAI beantwortetChatGPT und Datenschutz.

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   Gemini App mit privatem Google-Konto

   Kostenlos. Verantwortlicher im EWR und in der Schweiz ist Google Ireland Limited; es gelten die Datenschutzhinweise der Gemini-Apps.

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   Google AI Plus, Pro und Ultra

   Private Abos. Der Privacy Hub der Gemini-Apps nennt für Abonnenten keine abweichenden Regeln zu Training oder Prüfung.

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   Google Workspace mit Gemini

   Gemini App mit Arbeitskonto und Gemini in Gmail, Docs, Drive und Meet. Es gelten der Workspace-Vertrag und der CDPA; Google ist Auftragsverarbeiter.

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   Gemini API und Google AI Studio

   Für Entwickler. Für unbezahlte und bezahlte Nutzung gelten verschiedene Regeln — im EWR, in der Schweiz und im Vereinigten Königreich laut Bedingungen aber die Datennutzungsregeln der bezahlten Dienste.

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   Vertex AI (heute Gemini Enterprise Agent Platform)

   Die KI-Plattform in Google Cloud. Es gelten die dienstspezifischen Bedingungen und der CDPA, mit wählbaren Endpunkten in der EU.

Gemini Enterprise ist ein eigenes Produkt

Nicht zu verwechseln mit Workspace Enterprise: Gemini Enterprise ist ein Angebot von Google Cloud für die Suche in Unternehmensdaten und für Agenten, mit eigenen Editionen von Business bis Frontline. Für Standard und Plus beschreibt Google Speicherung und Verarbeitung in der Multiregion «eu» mit Einschränkungen. Die Datenbedingungen dieses Produkts prüfen Sie gesondert, bevor es eingesetzt wird.

Was macht Google mit Gemini-Chats aus privaten Konten?

Training und menschliche Prüfer

Ist «Aktivitäten speichern» aktiviert, verwendet Google die Aktivitäten laut Datenschutzhinweisen, um Dienste bereitzustellen, zu entwickeln und zu verbessern — einschließlich des Trainings generativer KI-Modelle. Einen Teil der Chats lesen geschulte Prüfer, auch von Dienstleistern; Chats, die an Dienstleister gehen, trennt Google vorher vom Konto. Google selbst bittet darum, nichts Vertrauliches einzugeben, das Prüfer nicht sehen sollen. Als Rechtsgrundlage für die Verbesserung der Modelle nennt Google berechtigte Interessen.

Wie lange Google die Chats aufbewahrt

Standardmäßig löscht Google Aktivitäten nach 18 Monaten; wählbar sind 3 oder 36 Monate oder keine automatische Löschung. Das ist eine Löschfrist, keine Aussage über den Zweck. Chats, die Prüfer gesichtet haben, werden beim Löschen der Aktivitäten nicht entfernt, sondern bis zu drei Jahre aufbewahrt. Dasselbe gilt für Feedback mit Daumen hoch oder runter, das bei deaktivierter Einstellung die letzten 24 Stunden des Chats mitnimmt.

Was auch bei deaktivierter Einstellung geschieht

Ist «Aktivitäten speichern» aus oder wird ein temporärer Chat genutzt, speichert Google die Chats laut eigener Angabe bis zu 72 Stunden mit dem Konto. Ohne Feedback verwendet Google sie dann nicht zur Verbesserung seiner Modelle — zum Schutz von Google, Nutzern und Öffentlichkeit aber weiterhin, auch mithilfe menschlicher Prüfer. Dass bei ausgeschalteter Einstellung niemand mitliest, sagt Google also nicht. Außerdem stehen dann Workspace-Anbindung und viele verbundene Apps nicht zur Verfügung.

Wer verantwortlich ist

Für Nutzer im EWR und in der Schweiz stellt Google Ireland Limited die Gemini Apps bereit und ist laut Datenschutzerklärung auch für das Training der dort eingesetzten Modelle verantwortlich. Federführende Aufsichtsbehörde ist die irische Data Protection Commission; sie hat am 12. September 2024 eine Untersuchung zur Entwicklung des Modells PaLM 2 eingeleitet. Für ein Unternehmen heißt das: Wer dienstliche Daten in ein privates Konto eingibt, gibt sie an einen anderen, eigenständigen Verantwortlichen weiter — ohne Vertrag.

Was gilt für Gemini in Google Workspace?

Auftragsverarbeitung nach dem CDPA

Prompts und Antworten sind in Workspace Kundendaten im Sinne des CDPA; Google verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter und nur nach Ihren Weisungen. Die Gemini App ist laut Google in den meisten Workspace-Versionen ein Hauptdienst und damit vom Workspace-Vertrag samt CDPA erfasst. Enthält Ihr Vertrag den CDPA nicht bereits, bestätigen Sie ihn in der Admin-Konsole unter Konto → Kontoeinstellungen → Rechtliches und Compliance. Vertragspartner bei Rechnungsadresse in der Region EMEA ist mit wenigen Ausnahmen Google Cloud EMEA Limited.

Kein Training laut Vertrag, keine Prüfung laut Google

In den dienstspezifischen Bedingungen von Workspace sagt Google zu, Kundendaten ohne vorherige Erlaubnis nicht für das Training oder die Anpassung generativer KI-Modelle zu verwenden. Der Privacy Hub ergänzt: Inhalte werden ohne Erlaubnis weder manuell geprüft noch außerhalb Ihrer Domain zum Training verwendet. Der Trainingsausschluss ist eine vertragliche Zusage, kein Schalter, den ein Nutzer vergessen kann.

Aufbewahrung, Löschung, Feedback

Für die Gemini App legt der Administrator fest, ob der Verlauf gespeichert wird und nach 3, 18 oder 36 Monaten gelöscht wird; voreingestellt sind 18 Monate, ohne Verlauf bleiben Chats bis zu 72 Stunden. Den Verlauf in der Seitenleiste von Gmail oder Docs bewahrt Google je nach Vorgabe des Administrators 90 Tage bis unbegrenzt auf. Löschungen setzt Google nach dem CDPA spätestens nach 180 Tagen um; für die Gemini App gehen Aufbewahrungsregeln in Google Vault dem Löschen durch Nutzer vor. Ein Sonderfall bleibt Feedback: Sendet ein Nutzer Feedback und lässt die Häkchen gesetzt, gehen Prompt, Quellen wie E-Mails oder Dokumente und Antwort an Google. Laut Privacy Hub dienen sie nicht dem Modelltraining, aber der Produktverbesserung und werden bis zu 18 Monate gespeichert.

Gemini Notebook und Minderjährige

Gemini Notebook (früher NotebookLM) wird ebenfalls weder zum Training verwendet noch von Menschen geprüft, folgt aber laut Google weder den Datenregionen noch den Freigabeeinstellungen der Organisation und hat keine ISO- oder SOC-Zertifizierung. Nutzer unter 18 Jahren dürfen generative Dienste von Workspace nach den Bedingungen nicht verwenden; Ausnahmen gibt es nur für Education-Versionen.

Gemini-Varianten im Datenschutz-Vergleich

Angaben laut Google, Stand 17. September 2026. Maßgeblich sind Vertrag und Bedingungen in ihrer jeweils geltenden Fassung. Die Workspace-Region «Europe» ist die EU, nicht der EWR; Protokolle und Cache sind nicht erfasst, Gemini Notebook folgt den Datenregionen nicht.

Nennen Sie uns Gemini-Variante und Workspace-Version — wir zeigen, welche technischen Einstellungen und Nachweise fehlen und ob Sie dafür Hilfe brauchen: DSGVO-Umsetzung für KI. Keine Rechtsberatung.

Wo verarbeitet Google die Daten?

Ohne Standortzusage können Kundendaten nach dem CDPA in jedem Land verarbeitet werden, in dem Google oder seine Unterauftragsverarbeiter Einrichtungen haben. Eine Zusage gibt es nur über Datenregionen oder regionale Endpunkte — und «Europa» meint bei Google je nach Produkt etwas anderes.

Datenregionen in Workspace

In der Admin-Konsole wählbar sind die USA, die EU (in der englischen Konsole «Europe») oder keine Präferenz. Prompts und Antworten der Gemini App und von Gemini in Workspace gehören zu den erfassten Daten, Protokolle und Cache nicht. Allgemein bieten Workspace-Versionen ab Business Standard Datenregionen für die Speicherung, nicht Business Starter. Für Gemini nennt Google engere Grenzen: Die Gemini App folgt den Regionen seit dem 29. Juni 2026 mit Speicherung und Verarbeitung nur in Enterprise Plus und Frontline Plus, mit reiner Speicherung in Education Standard und Plus; Gemini in den Workspace-Apps seit Juni 2025 in Enterprise Plus und mit den Zusatzpaketen Assured Controls. Gemini Notebook bleibt außen vor.

Vertex AI und Gemini API

Globale Endpunkte von Vertex AI geben laut Google keine Zusage zum Datenort. Der Multiregion-Endpunkt «eu» bleibt innerhalb der EU-Mitgliedstaaten; die Schweiz und das Vereinigte Königreich gehören ausdrücklich nicht dazu. Worauf es bei solchen Zusagen ankommt, steht unter Datenstandort prüfen.

Datenschutz-Einstellungen in Gemini und Gmail: Schritt für Schritt

«Aktivitäten speichern» ausschalten (privates Konto)

Auf gemini.google.com «Aktivitäten» öffnen, oben auf «Aktiviert» klicken und «Deaktivieren» oder «Deaktivieren und Aktivitäten löschen» wählen. Dieselbe Einstellung erreichen Sie über «Meine Aktivitäten» im Google-Konto. Auf derselben Seite lässt sich die automatische Löschung von 18 auf 3 Monate verkürzen. Für einzelne Gespräche gibt es den temporären Chat: Er erscheint nicht im Verlauf und wird laut Google nicht zum Training verwendet.

Einstellungen für Administratoren (Workspace)

Die Gemini App ist als Hauptdienst standardmäßig eingeschaltet und lässt sich in der Admin-Konsole abschalten. Dort steuern Administratoren auch den Chatverlauf und seine Löschfrist, den Zugriff der Gemini App auf Workspace-Daten, Gemini in Gmail, Drive, Docs, Meet und Chat sowie, welche Quellen Gemini übergreifend nutzen darf.

Gmail: «Smarte Funktionen» prüfen

Im deutschen Gmail heißen die KI-Einstellungen «Smarte Funktionen», nicht «Intelligente Funktionen». Es sind drei getrennte Einstellungen:

• Smarte Funktionen in Gmail, Google Chat und Google Meet — etwa Kategorien im Posteingang und Vorschläge beim Schreiben.
• Smarte Funktionen in Google Workspace — darunter Google Workspace mit Gemini; ohne sie arbeitet Gemini in Gmail und Docs nicht.
• Smarte Funktionen in anderen Google-Produkten — etwa Maps und Wallet.

Der Weg: Einstellungen → «Alle Einstellungen aufrufen» → Tab «Allgemein». Dort das Häkchen bei «Smarte Funktionen in Gmail, Google Chat und Google Meet» setzen oder entfernen; unter «Smarte Funktionen in Google Workspace» auf «Einstellungen für smarte Funktionen in Workspace verwalten» klicken, die beiden weiteren Einstellungen wählen und «Speichern». Laut Google sind alle drei im EWR, in der Schweiz und im Vereinigten Königreich standardmäßig deaktiviert; im EWR stützt Google sie auf eine Einwilligung. Sind sie aktiviert, können die Daten laut Google zur Verbesserung dieser Funktionen verwendet werden.

Was eine Einstellung nicht leistet

Ein ausgeschaltetes «Aktivitäten speichern» ist eine Einstellung, keine vertragliche Zusage: Feedback und die Prüfung zum Schutz erfasst sie nicht, und einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es für private Konten trotzdem nicht. Für dienstliche Daten ist deshalb nicht der Schalter die Lösung, sondern ein Arbeitskonto mit Vertrag.

Trainiert Google mit Daten aus der Gemini API und AI Studio?

Das hängt davon ab, ob die Nutzung bezahlt ist — und wo der Nutzer sitzt. Bei unbezahlter Nutzung von Google AI Studio und dem kostenlosen Kontingent der Gemini API verwendet Google die Inhalte laut Bedingungen zur Produktverbesserung, Menschen können Ein- und Ausgaben lesen, und Google untersagt, sensible oder personenbezogene Daten einzugeben. Für Nutzer im EWR, in der Schweiz und im Vereinigten Königreich gelten laut denselben Bedingungen aber die Regeln der bezahlten Dienste zur Datennutzung auch für die kostenlose Nutzung. Anwendungen für Nutzer in diesen Staaten dürfen laut Bedingungen nur bezahlte Dienste nutzen.

Bei bezahlter Nutzung verwendet Google Prompts und Antworten laut eigener Angabe nicht zur Produktverbesserung. Zur Missbrauchserkennung speichert Google Daten 55 Tage, und die Verarbeitung folgt Googles Zusatz für Produkte, bei denen Google Auftragsverarbeiter ist. Eine Regel zur Datennutzung ist allerdings noch kein Nachweis, dass der Einsatz zulässig ist.

Vertex AI (heute Gemini Enterprise Agent Platform)

Google hat Vertex AI in Gemini Enterprise Agent Platform umbenannt. Ohne Erlaubnis trainiert Google dort laut Bedingungen nicht mit Kundendaten. Für die Protokollierung zur Missbrauchserkennung kann man laut Google eine Ausnahme beantragen, der Zwischenspeicher lässt sich abschalten. Beim Grounding mit der Google-Suche bleiben Protokolle laut Google bis zu drei Tage (nicht abschaltbar), beim Grounding mit Google Maps 30 Tage.

Wie sicher ist Gemini im Unternehmen?

Für Gemini in Workspace und die Gemini App mit Arbeitskonto nennt Google SOC 1/2/3, ISO 9001 und ISO/IEC 27001, 27701, 27017, 27018 und 42001. Laut Google lässt sich Geminis Zugriff auf sensible Inhalte mit clientseitiger Verschlüsselung und Rechteverwaltung sperren; Regeln gegen Datenverlust greifen, wenn von Gemini erzeugter Text in E-Mails oder Dokumente eingefügt wird. Das sind Angaben von Google, keine eigene Bewertung.

Die Risiken, die bleiben, liegen woanders:

• Private Konten. Dort gelten weder CDPA noch vertraglicher Trainingsausschluss — häufig der Weg, auf dem sensible Daten tatsächlich abfließen, beschrieben unter Schatten-KI im Unternehmen.
• Verbundene Apps von Dritten. Daten aus benutzerdefinierten Drittanbieter-Apps überwacht und sichert Google laut eigener Angabe nicht; in Workspace gelten dafür andere Bedingungen.
• Ungenaue Antworten über Personen. Google weist selbst darauf hin; der Grundsatz der Richtigkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO) gilt auch für das, was Beschäftigte daraus übernehmen.
• Gemini Notebook. Ohne Datenregion und laut Google ohne ISO- oder SOC-Zertifizierung — ein Grund, es gesondert freizugeben oder abzuschalten.
• Feedback. Mit einem Klick können E-Mails und Dokumente als Quelle an Google gehen.

Wann ist der Einsatz von Gemini vertretbar?

Vier Voraussetzungen, jede schriftlich festgehalten. Die Kriterien für andere Anbieter stehen unter Auswahlkriterien für KI-Werkzeuge.

Private Google-Konten und die Abos Google AI Plus, Pro und Ultra erfüllen die ersten drei Punkte nicht. Das ist keine Wertung des Produkts: Sie sind für Einzelpersonen gemacht, nicht für die Verarbeitung im Auftrag eines Unternehmens.

Was tun, wenn Mitarbeiter Gemini über private Google-Konten nutzen?

Gemini steckt in Android, Chrome und der Google-Suche; die Hürde ist entsprechend niedrig. Ein Verbot allein verlagert die Nutzung meist nur auf private Geräte. Wirksamer ist die Reihenfolge: erlaubte Variante bereitstellen, Regeln setzen, dann die private Nutzung beenden.

Dabei ist früh an die Mitbestimmung zu denken. Workspace protokolliert laut Google Gemini-Ereignisse mit E-Mail-Adresse, Aktion, Anwendung und Gerät, und Google Vault durchsucht und exportiert Prompts und Antworten der Gemini App. Wie der Betriebsrat eingebunden wird, beschreibtKI-Einführung mit dem Betriebsrat; für die Nutzungsregel gibt es eine Vorlage für eine KI-Richtlinie.

1. 1
   Nutzung erheben

   Anonym und ohne Sanktionsandrohung: Wer nutzt die Gemini App mit privatem Konto, wer Google AI Studio, wer Gemini im Browser? Dabei zeigt sich mitunter, dass die Gemini App als Hauptdienst in Workspace standardmäßig eingeschaltet ist.

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   Workspace-Einstellungen prüfen

   Gemini App und Gemini in den Apps, Chatverlauf und Löschfristen, Zugriff der Gemini App auf Workspace-Daten, Gemini Notebook, smarte Funktionen, Datenregion.

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   Betriebsrat beteiligen

   Bevor Protokolle ausgewertet oder Vault-Regeln für Gemini gesetzt werden — und bevor Gemini für alle freigegeben wird.

4. 4
   Regel und Einweisung

   Welche Daten in Gemini dürfen, dass private Konten und API-Schlüssel aus Projekten ohne aktivierte Abrechnung nicht erlaubt sind, wie mit Feedback umzugehen ist. Die Einweisung kann zugleich als Maßnahme zur KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung dienen.

5. 5
   Private Nutzung beenden

   Wenn die erlaubte Variante läuft und die Regel bekannt ist — nicht vorher.

Aufsicht, Verträge, Produktänderungen: die wichtigsten Daten

1. 01.09.2023Google stützt Übermittlungen personenbezogener Daten aus der EU in die USA für Workspace und Cloud auf das EU-US Data Privacy Framework; Standardvertragsklauseln im CDPA bleiben als Rückfallebene.
2. 16.01.2024Arbeitsgericht Hamburg (Eilverfahren, 24 BVGa 1/24): Die bloße Erlaubnis, ChatGPT über private Konten zu nutzen, löst nach Auffassung des Gerichts kein Mitbestimmungsrecht aus.
3. 06.05.2024Die Datenschutzkonferenz veröffentlicht ihre Orientierungshilfe zu KI: betriebliche statt privater Konten, Folgenabschätzung vielfach erforderlich.
4. 12.09.2024Die irische Datenschutzbehörde leitet eine grenzüberschreitende Untersuchung gegen Google Ireland ein, und zwar zur Frage, ob vor der Verarbeitung personenbezogener Daten für das Modell PaLM 2 eine Folgenabschätzung durchgeführt wurde.
5. 15.01.2025Gemini ist laut Google ohne Zusatzpaket in Workspace Business enthalten, ab 29. Januar 2025 auch in Enterprise.
6. 07.02.2025Google Vault unterstützt Suche und Export von Prompts und Antworten der Gemini App.
7. 09.06.2025Gemini-Funktionen in den Workspace-Apps folgen laut Google den Datenregionen (Enterprise Plus, Assured Controls).
8. 11.06.2026Aufbewahrungsregeln und Sperren (Holds) in Vault gelten laut Google für die Gemini App und haben Vorrang vor dem Löschen durch Nutzer.
9. 29.06.2026Die Gemini App hält sich laut Google an die Datenregionen: Speicherung und Verarbeitung in Enterprise Plus und Frontline Plus, nur Speicherung in Education Standard und Plus.
10. 27.07.2026Die Verordnung (EU) 2026/1744 tritt in Kraft: Art. 4 der KI-Verordnung verlangt nun Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz zu unterstützen; die Pflicht selbst gilt seit dem 2. Februar 2025.

Welche Alternative gibt es, wenn Daten den EWR nicht verlassen dürfen?

Auch Enterprise Plus sagt Speicherung und Verarbeitung in der EU-Region zu — nicht, dass keine Daten die Region verlassen: Protokolle und Cache sind nicht erfasst, Übermittlungen in die USA sind vertraglich geregelt. Wer das ausschließen muss, setzt einen Assistenten mit offenen Modellen auf Infrastruktur im EWR ein — für Recherche in eigenen Dokumenten, Zusammenfassungen und Entwürfe reicht das oft. Mehr unterKI-Assistent im EWR als Alternativeund Inferenz im EWR; die Gegenüberstellung für Microsoft steht unter Copilot und Datenschutz.

Wann wir nicht die richtige Wahl sind

• Sie nutzen bereits Workspace mit Speicherung und Verarbeitung von Gemini in der EU-Region und geben keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten ein — dann zuerst das Vorhandene richtig einstellen.
• Der Nutzen liegt in der Arbeit direkt in Gmail, Docs und Meet.
• Sie brauchen die neuesten großen Modelle für offene, kreative Aufgaben.
• Sie suchen eine rechtliche Bewertung — dafür sind eine Kanzlei oder Ihr Datenschutzbeauftragter zuständig, nicht wir.